Glöm pappersblanketterna – i Umeå är det numera helt digitala formulär som gäller. När du som umeit vill ansöka om bygglov eller anmäla skada på egendom knackar du in uppgifterna direkt på en webb­sida, inte i någon pappershärmande pdf som i värsta fall måste skrivas ut och läggas på lådan.

Projektet drivs av kommunen som en del i satsningen på e-tjänster och kommunal service på internet.
– Tanken är att det ska vara attraktivt och trevligt att bo i Umeå! Och att det ska vara lätt att komma i kontakt med kommunen.Vi har även e-tjänster för att söka jobb och få information om skidspåren via sms, berättar it-chefen Jan Långström.

Vilken är den största fördelen med de digitala formulären?
– Förut hade vi pdf:er, och det var krångligt och dyrt. När man köpte dem på stan kostade de 3 000 kronor per blankett, och om man skulle ändra i dem kostade det lika mycket. Nu har vi ersatt dem med en lösning där det är det möjligt att föra in informationen direkt på webbsidan istället.

Hur fick ni tag i den lösning ni använder idag?
– Vi försökte först köpa något bättre på stan, men hittade inget som motsvarade precis det vi ville ha. Därför utvecklade vi själva istället, med egna resurser och konsulthjälp från Systeam, som nu också marknadsför och säljer systemet. 

Räknar ni med att tjäna något ekonomiskt på det här?

– Det beror lite på. Vi har skapat en infrastruktur för datafångst, det är som att bygga vägar. Nu är det upp till förvaltningarna att effektivisera sina processer – först då kan man göra vinsthemtagningar. För egen del är vi bara intresserade av att få tillbaka självkostnaden för utvecklingen av systemet. Vi ska inte göra vinst. 

Kommer andra kommuner att kunna ha nytta av systemet?

– Det är flera kommuner som är intresserade, småkommuner i regionen som inte har råd att göra något sådant här själva. Vi erbjuder dem att haka på för en låg kostnad. Vi har sagt till Systeam att de får sälja systemet vidare till ett pris som gör att en kommun i vår storlek får tillgång till det för en fjärdedel av vad vi betalade. 

Hur har organisation och kunder märkt av projektet?

– Det har blivit lätt att skapa blanketter, även internt, och utbudet ökar därmed snabbt. Jag skulle tro att den interna användningen är lika stor som, eller större, än den externa. 

Är det någon del som du skulle säga är extra innovativ?

– Ja, åtskillnaden mellan data och layout. Med pdf:erna skilde man inte data från blankett, så det blev ändå en dubbelregistrering för att få in datan i databasen. Nu är det inga problem.
– Dessutom har vi digital signering via e-legitimation, och det är än så länge ganska ovanligt. ]

Artikeln var publicerad i CIO8 2009
Projektet var nominerat till Årets projekt som en av fem finalister i CIO Awards 2009

Fakta

  • Digitala for­mulär ersätter pdf-blanketter på Umeå kommuns webb
  • IT-stöd ... Egenutvecklat på Dotnet till­sammans med Systeam
  • Berörda system ... Potential att beröra alla områden i staden
  • Användare ... Potentiellt 113 000 med­borgare