New Wave Group, NWG, i Göteborg har CIO Anders Wall tydligt märkt av trenden att verksamheten rundar it-avdelningen och köper in it på egen hand. Framför allt avigsidan av den.
– Resultatet blir ofta konsultberoende system som inte passar in i den övriga miljön och där kostnaderna drar iväg, säger han.

Utvecklingen har accelererat de senaste åren, i spåret av finanskrisen och de personalneddragningar som profilmarknadsföringsföretaget NWG har tvingats göra. Anders Wall tror att stress och slimmade organisationer, är den främsta orsaken.

När belastningen är hög är det lättare för dem som sitter på verksamhetssidan att prata med en konsult och få höra ”inga problem!” än att stämma av internt, konstaterar han.

– Efter finanskrisen har folk fått en hårdare arbetsbelastning. Så jag tror det blir för mycket – de hinner inte kontakta it-avdelningen och lägga ner tid på möten och diskussioner.

Dessutom har de senaste årens centraliseringstrend, tvärtemot alla rekommendationer, flyttat it längre bort från verksamheten – vilket också spelar in. Det gör att it-avdelningen ofta blir kontaktad sent i processen när ett nytt system ska köpas in.

På kort sikt känns det kanske snabbt och enkelt för verksamheten att köpa it. Men i längden kan det bli väldigt fel, anser Anders Wall. En oerfaren beställare glömmer ofta, eller saknar kunskap om, vilket it-stöd som behövs för det som köps in. Det kan gälla allt från mallar till konfiguration eller nätets kapacitet. Man är kanske omedveten om eventuella integrationsproblem. Och när man väl har fått sitt system är man sällan intresserad av att mäta och följa upp.
– Man är kanske lite bekväm av sig och tycker att det är jobbigt att skriva ned vad man behöver. Och det är lätt att bli förblindad av alla extrafunktioner i det nya systemet, och glömma bort grunderna, säger Anders Wall.

It-avdelningen, å sin sida, har också svårt att hinna med. It-personalen är ofta så uppe i det dagliga att den inte hinner rådgöra med verksamheten. Men så plötsligt, när systemet är på plats och det visar sig sakna viktiga funktioner eller support, blir det ändå it-avdelningens problem.
– Och får verksamheten ett dåligt bemötandet då kommer man gå förbi oss nästa gång igen!

Lösningen? Att kommunicera mer, oftare och bättre. Anders Wall tycker att man som CIO ska pressa vd och ledningen, försöka vara ute mer i verksamheten, delta och prata för att kunna fånga upp saker.

– Du måste vara en social arkitekt. Problemet är förstås att hinna med. Och våra vd:ar måste också inse att det är bra att ringa CIO:n och prata ibland, så att vi kan kopplas in och hjälpa till på ett tidigare stadium.

Det är framför allt inköp av interna system som ska integreras i den befintliga miljön som kan ställa till det. Molntjänster är ett mindre problem. Här är det ofta bra att verksamheten kan handla på egen hand för att snabbt komma igång och prova en ny tjänst, tycker Anders Wall.
– Men it bör ändå informeras och vara med för att se till att avtalen blir rätt. Det är inte lätt att läsa dem och de är ofta väldigt långa.

En annan utmaning är budgeten. I de företag som ingår i New Wave Group, exempelvis Kosta Boda, Orrefors och Craft , är man ofta tveksam till att lägga in en tung investering i it-budgeten. Först när genomförandet blir aktuellt brukar intresset vakna.
– Då finns det kanske ingen budget för det, och det blir lätt så att verksamheten köper in för andra pengar vid sidan av.

En lösning kan vara att jobba med rullande prognoser istället för strikta årsbudgetar. Företagen inom New Wave Group har börjat jobba så på sistone, och det gör det möjligt att gemensamt rucka på andra budgetar för att göra plats åt nya system.

På så vis kan man undvika att kostnaden hamnar mellan stolarna.
– Då tar man diskussionen när det blir aktuellt, man ser kostnaden tydligare och intresset är större.

Har du tagit upp problemet med att verksamheten köper in it på egen hand internt?
– Vi försöker diskutera det. Jag är alltid med på vd-träffarna, vilket ger mig en bra kontaktyta som man saknat. Men sen glöms det ändå bort ­ibland, eller så tror man att ett projekt inte påverkar it. Det är så komplext i dag att användarna inte alltid ser att systemen pratar med varandra, konstaterar Anders Wall. ]