Skandalrubriker om misslyckade it-projekt dyker med jämna mellanrum upp i medierna – projekt som är kraftigt försenade och dyrare än planerat, nya system som skapar stora problem vid implementeringen, nya rutiner som driver användarna till vansinne...

Man kan lätt få uppfattningen att de flesta it-projekt misslyckas. Dessvärre verkar bilden stämma, åtminstone om vi får tro The Standish Group, ett amerikanskt företag som regelbundet granskar projekt från hela världen och ställer samman en rapport med det talande namnet ”The CHAOS Report”. I senaste upplagan (2009) konstaterar man att endast 32 procent av projekten var att betrakta som lyckade – definerat som att de avslutades inom utsatt tid, höll sig inom budget och ledde till de ursprungligen planerade resultaten (Se gul tabell). Oavsett om siffrorna stämmer eller ej vet nog de flesta CIO-läsare att det ­räcker med en enkel sökning på nätet för att hitta mängder av misslyckanden av närmast episka mått. Eller kanske finns de närmare än så, i den egna organisationen?

Varför går det så ofta så illa? Och hur ska man göra för att lyckas? Standish Group redovisar även tio framgångsfaktorer för lyckade projekt, där ”delaktiga användare” och ”ledningens stöd” ligger i topp (se ruta). Tipsen kan låta självklara, men ändå är det oftast här det brister.

– Inte minst den första faktorn, delaktiga slutanvändare, är oerhört betydelsefull, berkräftar Torsten Cegrell, professor vid Institutionen för Industriella Informations och Styrsystem på KTH med lång erfarenhet av it-projekt.

Nedan har vi tagit en titt på tre svenska projekt som inte har lyckats så bra för att man har slarvat med just detta. Verkliga exempel att begrunda – och dra lärdom av.

Fakta

I sin genomlysning listar Standish Group tio framgångsfaktorer för lyckade projekt. Dessa är:

1. Delaktiga slutanvändare
2. Ledningsstöd
3. Tydliga affärsmål
4. Känslomässig mognad
5. Gör bara det som efterfrågas
6. Flexibel process
7. Kunniga projektledare
8. Kunniga medarbetare
9. Handlingskraft
10. Adekvata verktyg

Projekt som ”misslyckas” – det vill säga överskrider tids- och budget­ramar och missar att leverera resultat – präglas i sin tur av motsatsen: Faktorerna ovan är inte uppfyllda!

Somliga tycker att Standish Groups kriterier är för tuffa. Inte sällan hörs ansvariga uttala sig i överslätande ordalag – projektledare som trots budgetmissar och förseningar vill se ett projekt som lyckat, eftersom de har lärt sig så myc­ket. Men lärt sig vadå? Hur man inte ska göra, så att det blir ”rätt” nästa gång? En klen tröst och det verkar inte ha blivit bättre.

Även vissa akademiker ifrågasätter Standish Groups studie som ovetenskaplig. Men de tio framgångsfaktorerna råder det inget tvivel om.

Fem tips signerade Torsten Cegrell, professor vid
institutionen för Industriella informations- och styr­system på KTH:

  • Se till att företagsledningen är delaktig i företagets it-frågor
  • Sköt upphandlingen av ett system inom företaget, i samråd med slutanvändaren
  • En tydlig kravspecifikation är helt avgörande för projektets utgång
  • Gör rätt från början – det lönar sig alltid att lägga resurser på de tidiga faserna av ett upphandlingsprojekt
  • Gör det enkelt – bara de funktioner som faktiskt behövs bör ingå i systemet

Thomas P. Hughes: ”Rescuing Prometheus”. Kåserande
berättelser om misslyckade it-projekt i USA.

The Standish Group: ”The CHAOS Report”. Statistik,
framgångsfaktorer och exempel på misslyckade it-projekt.

John Meurling & Richard Jeans: ”The Ugly Duckling”. Ericssons historia berättad genom ett antal lyckade projekt.
Av någon anledning nämns inte ett ord om Axe-N-projektet, däremot åtskilligt om föregångaren Axe.

Riksrevisionsverket har också rapporter om diverse ofta misslyckade it-projekt på hemsidan: www.riksrevisionen.se