Licenshantering är krävande, och allt fler företag väljer att hyra program istället för att köpa licenser. Men även de som tar vägen upp i molnet kommer förr eller senare att tvingas ner på jorden och inse att man inte slipper ifrån sin licenshantering.

– Många tänker ”vi hyr, så slipper vi tjafset med licenser”. Men så fungerar det inte riktigt, eftersom de flesta företag redan har en mängd program som fungerar med traditionella licenser, och många av de programmen har dessutom en tendens att sprida sig, säger Måns Åman, konsult inom licenshantering på företaget Riverman.

– Vissa program lämpar sig att hyra. Projekthanteringsprogram är ett exempel. Varför ska du betala dyra licensavgifter varje gång du använder Microsoft Project för dina projekt, när du istället kan hyra in programmet när du behöver?

En annan poäng med att hyra är om du vill begränsa användningen. Program som installeras lokalt tenderar att sprida sig, men program som hyrs i molnet kräver en inloggning per användare, påpekar Måns Åman.

Den som hyr ett affärssystem eller bokningsföringsprogram kan dessutom få bra hjälp med backup och underhåll, och det kan vara väldigt fördelaktigt för mindre företag, säger Måns Åman.

Oavsett hur man väljer att göra bör man aldrig låta sig luras av enkla lösningar. För även de företag som bara tjänar marginellt på att se över sin licenshantering ordentligt riskerar att förlora stort på att inte göra det.

Fyra nivåer av licenshantering

Måns Åman brukar dela upp licenshantering i fyra olika nivåer, och menar att det första du bör göra som CIO är att bestämma vilken nivå du vill lägga dig på.

1. Ren laglydnad

Första nivån är att bestämma sig för att man vill att företaget ska vara laglydigt, och inte använda program man inte har licenser för. Då bör man ta reda på vad som finns på datorerna och se efter om man har licenser som motsvarar programmen. Det här kan vara lättare sagt än gjort när man har personal som kommit och gått och man inte vet vad de har installerat och om det finns licenser för detta.

2. Förhandla om avtal

Andra nivån handlar om att sänka sina kostnader – se över licenserna och försöka utverka bättre licensmodeller från sina leverantörer.

– Kanske har man utökat antalet användare sedan man köpte programmet. Eller man kanske har köpt in fler program från samma leverantör. Sådant kan göra att man kvalificerar sig för ett bättre licensavtal.

3. Rensa i programfloran

Tredje nivån kräver en lite större arbetsinsats.

– Det handlar om att börja städa bland program och versioner. Om man har en massa olika versioner av ett program kan det göra att man inte kvalificerar sig för nya bättre licensavtal.

– Renodla programbanken och se till att använda en version av varje programtyp, till exempel Word 2010 för ordbehandling, Photoshop för avancerad bildhantering och kanske Windows inbyggda program för enklare bildhantering. Får man upp antalet licenser för en viss programvara kan det också sänka licenskostnaden.

4. Licensoptimering

– Gör en utförlig genomgång genom att mäta vilka program som faktiskt används och hur mycket. Undersök om det finns mer fördelaktiga licensmodeller. När du gör den här typen av analys är det bra att använda sig av en person med tidigare erfarenhet eftersom det rör så olika områden: teknik, juridik och ekonomi, säger Måns Åman.

Sparade miljoner – på en vecka

Att se över sina licenser är förstås att se över kostnader.

– Jag har ett exempel på ett företag med ett par tusen anställda där man valde att inventera sin programanvändning med hjälp av Microsoft Project. Det tog ungefär en arbetsvecka och ledde till besparingar på 2 miljoner kronor.

Men även om besparingen inte blir fullt så stor gör risken att företaget förlorar pengar och prestige att det ändå är värt att satsa lite extra på licenshantering.

– Annars riskerar du stämningar eller straffavgifter för att du, för det mesta helt oavsiktligt, har använt program som du inte har licenser för. Vissa företag har också hängts ut i pressen efter sådana avslöjanden, och det ser ju inte bra ut, säger han.