Ibland ser man artiklar där man lever kvar i det förgångna, i en tid då man trodde på mer kontroll och dokumenterad styrning. Nu har jag läst just en sådan artikel (”Tre totalfiaskon under lupp”, CIO Sweden 4/2010 sid 30–33) – och till min stora förvåning kommer åsikterna från forskare på KTH. På omslaget står det att ”Forskarna på KTH har koll på fallgroparna”. Nej, det verkar inte så!

Jag blir inte så lite besviken på personer som verkligen borde ha tid göra omvärldsanalyser när de inte alls verkar märka vad som pågår. De verkar inte ha märkt att framstående för­ståsigpåare som Peter Drucker och Stephen Covey pratat om att kunskapsarbetarens tid är kommen. Det verkar inte som att de märkt att det vuxit fram metoder och ramverk som kallas Agile och Lean. De verkar inte ha uppmärksammat att dessa synsätt bevisligen leder till goda resultat, och att detta inte beror på att man fokuserar mer på att skriva kravspecar. Jag blir så pass besviken när jag läser artikeln att jag definitivt inte kommer att rekommendera mina eller andra barn att gå på en skola som tror att man kan dokumentera fram bra projektresultat.

Det finns vissa saker i artikeln som är bra, som till exempel att slutanvändarna ska vara delaktiga. Men det genomgående budskapet är att användarna från början vet vad projektet ska leverera, och att detta går att skriva ned i en kravspec. I artikeln kan vi bland annat läsa:

  • ”Allt hänger på att man får fram en bra kravspecifikation.”
  • ”Felet låg i kravspecifikationen och inte i leveransen.”
  • ”Allt hade kunnat undvikas med en tydlig kravspecifikation.”

Med sådana uttalanden vrider man klockan tillbaka. Kanske får man nybakade projektchefer och beställare att lägga allt för mycket resurser på att skriva kravspecifikationer. Om man har varit med om några it-projekt borde man märkt att det ofta finns osäkerheter av olika slag, och inte ens slutanvändarna vet vilka risker eller möjligheter som väntar innan man gjort någon riktig leverans. Slutanvändarna brukar heller inte vara några virtuoser när det gäller författande och tolkning av dokument.

Vidare har man en definition på ett lyckat projekt som jag tycker är både gammal och stelbent. Jag hävdar att ett projekt som levererar nytta och gör slutanvändarna glada är ett lyckat projekt oavsett om det följt den ursprungliga planen eller inte. Till och med ett avbrutet projekt kan ses som lyckat, om det genom praktiskt resultat visar att planen var fel. Med en annan definition har vi alltså ingen aning om hur många projekt som är ”helt misslyckade”.

Tydliga exempel på beställare som förstått det här kan man hitta i filmbranschen. Paramount Pictures har förstått att det viktigaste inte är att James Cameron håller sig till överenskommen tid och kostnad. ”Titanic” och ”Avatar” har skapat rekordvinster åt sina beställare, men ser man dem utifrån den projektkultur som The Standish Group står för var båda misslyckade eftersom de överskred både tid och budget.

På tal om gamla undersökningar, som KTH-forskarna nu verkar fokusera på, så redogjorde Barry Boehm redan på 80-talet för grunderna i det som med tiden vuxit till agila metoder och ramverk. 1984 visade han i praktiken att det finns en rad fördelar med att inte specificera för mycket. Han lät sju olika team utföra samma uppgift, varav fyra med traditionell specifikationsdriven ansats. De övriga tre teamen använde istället prototyper som medel för att skapa en användbar produkt. Och lösningarna som togs fram med prototyper hade 45 procent mindre mantimmar, 40 procent mindre kod, och var lättare att både lära sig och använda.

Som många undersökningar visar leder dokumentdrivna processer till ett överskott av information, och av funktioner som inte används. Det senare är ett populärt inslag i föreläsningar och debattartiklar. På Toyota, Leans vagga, kallar man överskottsinformationen för ”waste”. Det mest kraftfulla sättet som Toyota har för att minska överskottsinformationen är att låta produkten som tas fram bära informationen. Precis som man i agila it-projekt värderar fungerande programvara högre än omfattande dokumentation.

Jag förväntar mig att om man forskar inom ett område är man åtminstone påläst om vad som sker i världen, och om man har en annan uppfattning refererar och redovisar man vad som är fel med det andra tycker. Nästa gång ni skriver om kravspecifikationer och projekt som följer planen tycker jag ni skall jämföra med företag som Toyota och Systematic. Båda har nått framgång bland annat genom att minska sin dokumentation och fokusera på nytta och riktiga leveranser. Skriv till dem och säg att enligt era forskningsresultat skall de göra tydliga kravspecifikationer istället. Jag skulle läsa en sådan uppmaning med stort intresse.