Johanna Kjellberg, Kappahl, är årets CIO 2010

– Jag är en person som tar mitt jobb på väldigt stort allvar – men utan att vara gravallvarlig för det! Jag har nära till skratt och jag tror att jag är en inspirationskälla, både för min personal och för verksamheten, säger Johanna Kjellberg som sedan april 2008 är CIO på Kappahl och som tidigare har jobbat med it på alla nivåer på flera tunga industriföretag som IBM, Ericsson och Volvo.

Videointervjun med Johanna Kjellberg gjordes under nomineringsprocessen.

– Jag tänkte först ”Kappahl, där kan man väl inte arbeta” men efter anställningsintervjun var jag såld. Det har varit sjukt kul sedan dag ett!

Kappahl har sin bas i Göteborg, men när vi möts är det i Stockholm, i företagets showroom i en av Hötorgsskraporna i city. Johanna Kjellberg, som är upprest för dagen, är på gott humör. Kappahl har just utsetts till Sveriges bästa arbetsplats och själv fick hon, enligt egen utsago, oförskämt högt betyg i medarbetarenkäten. Kanske är det göteborgsaccenten och de glada ögonens förtjänst. Men när hon säger att hon har skapat ett stort förtroende för it är det lätt att tro henne – och det med ett ledarskap baserat på lika delar ”ordning-och reda”, pedagogik – och humor.

– Få saker förenar så mycket som humor. Och det är ju någonstans så enkelt som att nöjda medarbetare, ger nöjda kunder, ger lönsamhet!

Hon får det att låta enkelt. Men därmed inte sagt att det har varit lätt. När hon började kom hon till ett företag med låg it-mognad. It-frågorna betraktades med skepsis, trots att it-stödet för allt från kassor till logistik och inköp är avgörande konkurrensfaktorer i retailbranschen. Det fanns visserligen en it-strategi, men ingen förstod den. Till råga på allt var det lågkonjunktur. Ett svårt läge, men Johanna Kjellberg lät sig inte nedslås utan skred till verket med att skapa en ny, verksamhetsnära it-avdelning.

– Min drivkraft har varit att skapa den bästa it-avdelningen i branschen. Det har varit ett hårt jobb och en lång resa, vi har fått förklara allt möjligt för de anställda och fått ledningen att tänka i nya banor, men idag är jag väldigt stolt över det förtroende vi har skapat. Och att vi har lagt en bra grund för vår framtida expansion.

Kappahl, som grundades 1953 när Per-Olof Ahl öppnade butik i en källare i Göteborg med visionen att ge ”alla kvinnor möjlighet att vara välklädda till bra pris” – och som för några år sedan hade stora problem – ska alltså expandera. Företaget finns idag i Sverige, Norge, Finland och Polen och ska nu in i Tjeckien.

– Kappahl har satsat enormt hårt på att förstå målgruppen, kvinnor och män i åldern 30–50 år med barn, vilket lett till att företaget idag är välmående och lönsamt. Så nu är vår största utmaning att etablera fler bu­tiker och nå ut på flera marknader.

Hur möter it-sidan upp i detta?

– Vi arbetar med allt från licenser i de nya länderna till att etableringsprocessen ska gå smidigt. Att varorna förses med rätt prislappar och butikerna med rätt varor. På vis är vi en viktig del av ”huret” i expansionen.

Vilka andra frågor har du jobbat med ­sedan du började?

– Det är många saker, men en viktig sak är kompetensförstärkning. När jag tillsattes stod vi inför en lågkonjunktur. Många i branschen gjorde sig av med folk, men vi gjorde tvärtom och rekryterade! Vi passade på att vässa oss för högkonjunkturen, så på ett år ökade vi antalet anställda på it-avdelningen med 100 procent, sam­tidigt som vi sade upp ett 30-tal konsulter. Det gav en besparing på flera miljoner. Men den främsta vinsten är att vi tog kontroll över it och att kompetensen stannar i huset.

Vilka projekt har du drivit?

– Under lågkonjunkturen städade och rationaliserade vi och tog fram processer, styrning och ett it-råd. I år har har jag jobbat en hel del med beslutsstöd, BI, vilket är oerhört viktigt för oss. Samt med vissa projekt som vi måste genomföra. Till exempel träder en ny lag i kraft vid årsskiftet som berör alla retailföretag och som innebär att vi måste byta ut alla kortläsare i butikerna. Slutligen har vi bytt ut vår klientplattform.

Om vi skiljer på effektiviserande och innovativ it, hur förhåller sig Kappahls it på den skalan?

– Båda delarna behövs! Och vad gäller effektivisering har vi kommit långt. Vår it-avdelning är hälften så stor som vår närmsta konkurrents och vi är väldigt effektiva. Det viktiga är att inte krångla till det, att söka det enkla. När vi driver projekt gör vi det till 80 procent, till förmån för att det ska gå snabbt. Det är en extrem konkurrens i branschen och hastighet är avgörande. Vi har inga funktioner som inte behövs, inget ”dökött”.

– Innovation å sin sida är oerhört viktigt, men Kappahl är ett modeföretag, det är där fokus ska ligga. Jag tycker att det är kul med ny teknik och privat är jag en ”gadget-freak”, men allt nytt vi uppfinner här måste komma Kappahls kunder till godo.

Hur jobbar ni med intjäning?

– Vi jobbar väldigt nära verksamheten. Framför allt med marknads­sidan, men också med försäljning och inköp, med allt från sociala medier och kundklubbar till att få fram rätt data och skärpa upp systemen. Det här skiljer sig en del från mina tidigare arbetsplatser. Där talade vi mycket om de interna kunderna, men här sitter vi i samma team. Det är viktigt att fokusera på slutkunderna och att lära sig verksamheten, så jag har bland annat sett till att alla på it-avdelningen jobbar ute i butikerna ibland.

Hur har it-avdelningen och it-synen ändrats under din tid?

– Vi har gått från låg till mycket hög medarbetarnöjdhet. Och från oreda till ordning. Vi har ökat verksamhetskunskapen på it-avdelningen och it-mognaden i organisationen. Här har vi valt lite okonventionella metoder, som information på toaletten, bilder och filmer, för att öka förståelsen för it. Vi kallar kampanjen ”Learn IT, Love IT”. Likaså när vi gjorde vår nya it-strategi, då började vi med ett blankt papper. Vi skrev företagets mål och bröt ned det. Och sedan lade vi krut på att skriva den på ett kortfattat, enkelt språk som alla förstår.

Hur jobbar ni med grön it?

– Kappahl var den första modekedjan i världen som miljöcertifierades, 1999, så det är oerhört viktigt för oss alla. På it har vi några som är väldigt engagerade. Vi har självklart jobbat med virtualisering, men även gjort printeranalyser för att spara papper och pengar. Och så har vi veckans miljötips på intranätet!

Vad är bäst med att vara CIO?

– Bredden! Att vara CIO idag är att vara mångkampare. En sak är att leda en it-avdelning och vara tillräckligt bra på it. Men du måste också kunna bidra till det strategiska arbetet och vara riktigt duktig på verksamheten. Och självklart är det roligt att vara i en personalledande position.

Vad är dina främsta egenskaper som it-ledare, tycker du?

– Utöver bredden tycker jag mig besitta ett antal viktiga egenskaper i rollen. Det är ju inte bara att hitta de bästa processerna och den bästa personalen. Du måste vara duktig på att kommunicera och ha en pedagogisk ådra också, kunna skapa relationer, bygga förtroende och vara empatisk.

Hur gör du för att inspirera?

– Mycket handlar om att ha rätt personer på rätt ställe. En annan viktig sak är information, att se till att alla har rätt förutsättningar för att göra sitt jobb. I vår ledningsgrupp har vi gjort alla ledningsprotokoll tillgängliga – vi är ingen hemlig klubb!

– Och så måste man kunna se livet från den ljusa sidan och lyfta fram bra saker, men också misstag. Alla gör vi misstag och jag vill fostra en kultur där det är okej. Så vi har en punkt varje vecka, att berätta om en bra sak och ett misstag. Man lär sig så mycket av det, även om det är jobbigt. När du kommer ut på andra sidan har du stärkts som människa!

”Vår CIO är en reklampelare för it”

CHRISTIAN W JANSSON, vd på Kappahl – Hur skulle du beskriva din CIO som ledare?

– Entusiastisk. Hon är oerhört resultatorienterad. Hon förstår vilken roll it spelar inom Kapp­ahl. Och hon klarar av att för­klara vilken roll it spelar för sina medarbetare och inom ledningen.

Hur skulle du beskriva CIO:s roll i företaget?

– Framför allt har hon förklarat för ledningen att it är inte en oändlig resurs. It måste jobba med att göra rätt saker, i rätt ordning och med rätt resurser. Hon är fantastiskt framgångsrik med att förklara detta för dem.

Hur fungerar it-avdelningen på Kappahl idag?

– Väldigt bra – 9 av 10 i varje fall. Personalen är nöjd, engagerad och stolt. Vi har en tydlig it-strategi, det har blivit ett mycket bättre sam­arbete med verksamheten, och vi har blivit en mer attraktiv arbets­givare.

ROSITA AHLSTEDT, servicedeskchef på Kappahl – hur skulle du beskriva din CIO som chef?

– Hon är väldigt rak, bestämd, men trevlig som person. Tydlig med vad hon vill, men tar hänsyn till andra. Hon har en stor portion humor och charm.

Hur skulle du beskriva CIO:s roll i företaget?

– Vi är väldigt glada att vi har en CIO som är med i ledningsgruppen. Hon är mycket ute i verksamheten och känner av vad de vill och behöver, och tar det med sig in till oss. Hon är en bra reklampelare för it.

– Idag uppfattas it som mycket mer tillmötesgående och lätttillgängligt än tidigare, och vi får ofta höra att det blivit mycket bättre. Det är en positiv ton mot it-avdelningen, och det känns, och det märks. Det här är ett servicetänk som hon har jobbat med sedan dag ett.