För tre år sedan fick Botkyrka in en pappersfaktura för varje mobilabonnemang man hade i kommunen. Det kom kartongvis med fakturor varje månad. För att råda bot på problemet har man utvecklat ett system för digitaliserad och förenklad hantering.
– Vi hade 1 500 mobiltelefoner och fler på väg. Det var ohållbart, säger it-chefen Lars Svantesson, som berättar att det primära målet var att få koll på telefoniekonomin och skapa reda.

– Vi ville bland annat kunna få ut statistik över telefonin från olika poster på fakturorna. Tidigare hade vi problem med olika register och olika system som gav olika resultat – att reda ut den soppan var viktigt, säger han.


Botkyrkas it-chef, Lars Svantesson, i byggartagen.

Något sådant system fanns nu inte på marknaden. Därför tog Botkyrka saken i egna händer och lät ett lokalt partnerföretag, Rebendo, stå för utvecklingen. Med lyckat resultat. Idag har pappershögarna ersatts av en (1) digital samlingsfaktura. Systemet ser till att varje delfaktura går till den som ska attestera den, digitalt. Nästa steg blir en webbportal där varje abonnent ska kunna se det egna saldot.

Enligt Lars Svantesson har projektet skapat mycket värde och nytta för Botkyrka för en relativt liten peng.

Hur mycket har ni investerat?
– Några hundra tusen, vilket är en rätt liten siffra för den effektivisering det ger. Bara på hanteringen av 1500 pappersfakturor räknar vi hem det på 1–2 år, och när vi börjar lägga ut information i portalen, så att folk ser sina fakturor, lär det bidra till ytterligare effektivisering. Vi kommer också att kunna koppla förbrukningen till budgeten så att man kan se avvikelser direkt.

Vad var de stora utmaningarna?
– Presentationsgränssnittet! Det finns så mycket information att det är svårt att få det överskådligt. Men vi är på god väg nu, tycker jag.
– Det är ett relativt litet företag som ligger bakom tjänsten, så en annan utmaning är förstås att säkerställa ett bra avtal, en bra teknisk lösning och bra stöd kring lösningen.

Hur har organisationen som helhet märkt av projektet?
– De som inte attesterar fakturor har inte märkt det än, men vi har testat statistikfunktionen på mindre grupper, och de vill ha den, snabbt. Det är ovationer!

Kan du urskilja någon del av projektet som särskilt innovativ?
– Att vi har integrerat flera olika system i en lösning. Att vi kan använda organisationsinformationen från ekonomisystemet och koppla den till en samlingsfaktura i en stor och komplex verksamhet är häftigt.

– Till det kommer saldopresentationen för den enskilda abonnenten som vi i nästa steg planerar att lägga ut på vårt intranät. Det kommer förhoppningsvis att bidra till ett mer självreglerande system.

Fakta

IT-stöd ... Utvecklat tillsammans med Rebendo
Berörda system ... Kopplat till ekonomisystem, telefoniregistret från Netwise, Telia Reflex, Active Directory
Användare ... 3–400 attesterar idag. I framtiden ska 4 000 kunna se sin egen telefonstatistik