Ligger arkitekturfrågorna på ditt bord? Då känns det kanske ibland som att du jobbar i motvind. Tanken är ju så god: att visualisera hur verksamheten hänger ihop med it, så att rätt projekt prioriteras och det blir enklare och billigare att göra förändringar. För varje strukturerad CIO är nyttan självklar! Trots det upplever många att arkitekturfrågorna har svårt att få gehör i verksamheten. Projekten får låg prioritet och den otålige affärschefen får en lätt glasartatad blick innan du ens har hunnit säga ”verksamhetsprocess”. Det är helt enkelt svårt att kommunicera nyttan.

– Problemet är att det är svårt att sälja in idéer om struktur och arkitektur som ska löna sig på sikt, om du inte kan visa när de kommer att löna sig och hur stor vinsten blir, säger Behzad Andishmand, som är ea-konsult på Easy I och som har lång erfarenhet av att sälja in arkitekturuppdrag.

En annan vanlig miss är att ea ofta hamnar för långt ned i organisationen. Ansvaret bör ligga på CIO-nivå, eller direkt under tycker Behzad Andishmand. Ett tredje problem rör själva språkbruket.
– Spola det nördiga arkitektursnacket! Du måste förstå vad ledningen säger och prata så att den förstår, slår han fast.

Behzad Andishmands främsta råd till den som vill få gehör för sitt ea-projekt är att sätta sig in i affärsstrategin och välja liknande ord och argument för ea-planen.

Richard Buchanan som är analytiker på Gartner håller med. Han tycker att både arkitekter och ingenjörer behöver träna på att tala verksamhetsspråk. Och att det ligger en kulturell utmaning i att ea oftast ligger under it.

– Arkitekter är abstrakta tänkare och deras modeller kan vara svåra att förstå. Det handlar om att få två olika planeter att kommunicera, säger han och konstaterar att ea dras med samma sorts problem som när it-avdelningen försöker beskriva fördelarna med ett krångligt koncept som soa.

– Ledningen tar inte till sig ord som ”modulariserat” eller ”tjänstekvalitet”. Säg istället att soa innebär att vi går från att bygga till att bara montera. Då förstår de principen och att det finns pengar att tjäna.

För Johanna Värild, som är chefsarkitekt på Saab AB, är ea en självklar länk mellan affärer, information och teknik som ger solklar affärsnytta. Men hon inser att andra kan behöva lite hjälp på traven för att förstå. Hennes tips är att översätta ea till verksamhetsnära termer och metaforer.
– Jag använder bilder och begrepp som ledningen själv använder, och försöker sätta in ea i dem, säger hon.

På sin tidigare arbetsplats, Fritidsresor, var hon med och introducerade ea med lyckat resultat. Då valde hon en restaurangmetafor för att förtydliga nyttan för verksamheten. Det vill säga vad affärs-, informations-, applikations- och teknikarkitekturen skulle motsvara på en restaurang.
– Det blev lättare att se sambanden så, säger Johanna Värild.

Behzad Andishmand har en liknande approach, men han hoppar över metaforerna och går direkt på nyttan för verksamheten. Som exempel nämner han hur han närmade sig ett ea-projekt som han var med och startade upp i höstas på Kappahl.

– Istället för att tala om ”master data” och ”soa” berättade vi vad ea skulle kunna åstadkomma för Kappahls verksamhet, säger han.

– De bryr sig ju inte om vilket ea-ramverk som används, de vill ha koll på lagerstatus och försäljning, på hur många byxor de sålt, på lång- , trekvarts- och kortbyxenivå. Men genom att förstå vilken information som är viktig och visualisera produktstrukturen kan vi översätta verksamhetens behov till it-lösningar.

Och det är här ea kommer in i bilden, som verktyg och möjliggörare.
Extra viktigt, enligt Behzad Andishmand, är att få ledningen att inse att ea inte bara är en kostnad, utan något som bidrar med värde.

I fallet Kappahl hade ea-uppdraget ett tydligt verksamhetsmål: att reda ut om den befintliga arkitekturen medgav en expansion. Skulle systemen tåla att ytterligare en butik öppnades i Sverige, eller i ett nytt land?
– Det måste arkitekterna kunna besvara. Och om det finns brister i systemen måste de kunna flagga för det i tid, säger Behzad Andishmand.

För Johanna Kjellberg, som är CIO på Kappahl, är ea är ett viktigt hjälpmedel. Efter att ha kartlagt verksamhetens processer har hon nu en roadmap att förhålla sig till, vilken it-avdelningen i sin tur kan översätta till it-stöd. Att ea stöttar organisationen i att nå sina affärsmål är självklart för henne. Men förankringsarbetet kräver sin pedagog – och därför valde hon att ta in ea-proffset Behzad Andishmand i uppstartsfasen.

– Han fick många att förstå vikten av att se över arkitekturen på kort och lång sikt, konstaterar hon.
På Kappahl kom ea-initiativet från it-håll. Det är fullt normalt, så är det i de flesta organisationer. Men Gartners Richard Buchanan ser en fara.

– Risken är att man hamnar i att tänka ”bottom-up” med tekniken som utgångspunkt istället för att gå ”top-down” och definiera ea-projekten utifrån affärsmålen, säger han.

För att hamna rätt gäller det att lusläsa affärsstrategin och verksamhetsplanerna, som utgångspunkt för ea-arbetet, anser Behzad Andishmand.

–Ea är ju främst ett hjälpmedel för ledningen, som säkerställer att it och verksamhet hänger ihop, och då måste it utgå från ledningen och kunden.

Nästan likaviktigt är att portionera

ut sina ea-insatser i lagoma doser och inte drabbas av viljan att lösa alla problem på en gång.
– Ingen verksamhet har råd att fixa hela sin verksamhetsarkitektur här och nu. Och den behöver oftast bara fixas ”tillräckligt bra” för att verksamheten ska rulla snabbare, billigare och mer effektivt. Ea-insatser som inte levererar något konkret värde till ett affärsprojekt kan gott vänta, säger Behzad Andishmand.

Arkitekternas arbete går i korthet ut på att se över processerna och systemen i tre steg. De kartlägger nuläget, visualiserar ett målläge samt identifierar ”hål”, luckor i mappningen mellan system och processer. Det är här det gäller att inte vara för påstridig och försöka fixa allt.

– Det enklaste sättet att döda ett ea-uppdrag är att presentera alla ”hål” på en gång. Ledningen har ju prioriterade områden och det är framför allt dem arkitekterna ska fokusera på, säger Behzad Andishmand.

– Om Kappahl säger sig ha problem med att snabbt få fram rapporter över sålda jeans under vintern – och om svaret dröjer för att det är svårt att särskilja jeans från andra byxor och bestämma vilka kalenderveckor som ingick i vintern – då är det det som ska fixas först, förklarar han.

Behzad Andishmand tycker att det är en bra idé att skissa på nuläge, börläge och handlingsplan ”hemma på kammaren” för att få en bild av de problem och hål som finns. Men prioriteringen måste alltid ske i enlighet med affärsplanen. Problem som faller utanför kan du gömma undan tills dess att de passar in i ett projekt som är prioriterat av ledningen.

– Snygga till där du kan, lite i taget! Kanske kan du förändra 20 procent av produktstrukturen i det första projektet och 25 procent i nästa.

En vanlig fälla, som oftast skapar mycket arbete och lågt värde, är att man fastnar i att ”dokumentera nuläget”, varnar Richard Buchanan.
– Det är alltid ett misstag!

Johanna Värild påpekar att man måste lära sig att acceptera ”good enough” verkligen är tillräckligt bra.

– Perfektion tillför sällan något extra värde till verksamheten, även om arkitekter tilltalas av det, säger hon.

Hon anser att en satsning på ea är ett val man gör när en verksamhetens it-miljö har vuxit sig så stor att förändringar i den upplevs som långsamma och dyra av verksamheten. Man kanske har kommit till ett vägskäl där it-kostnaderna blir för stora eller där utvecklingsarbetet bromsas upp.

– Var lyhörd inför verksamhetens behov och invänta rätt tidpunkt innan du drar igång ett större arkitekturprojekt. Det är nästan omöjligt att helt från it-sidans håll driva igenom en långsiktig satsning, säger hon.

Eftersom eaberör så många områden i en organisation är det viktigt att skapa delaktighet. Johanna Värild tycker att ea ska vara en teamsport där man gemensamt formulerar en bild av startläget och målläget och hur man steg för steg tar sig dit.

För att få alla på tåget gäller det att se till att medarbetare från olika delar av verksamheten engagerar sig.

– Det är viktigt att skaffa ambassadörer i verksamheten som kan hjälpa till att sälja in ea till övriga delar.
Ett sätt att få med även dem som inte brinner för ea-arbete kan vara att skapa en belöningsstruktur för alla att arbeta enligt de arkitekturprinciper som finns på företaget.

– Belöna inte bara projekt om de går i land inom tid och budget, utan även för att de passar in i den överenskomna arkitekturen, tipsar hon.

På Kappahl har man fört in arkitekturen i projektmodellen.
– Vi tar det som en beslutspunkt i alla projekt, en gate som måste passeras för att man ska få genomföra projektet, säger Johanna Kjellberg.

För att få gehör hos olika intressenter är det också viktigt att anpassa detaljnivån efter vem man pratar med. Johanna Värild brukar ta fasta på Kenneth Russells 3-30-3-30 regel.
– Budskapet till ledningen ska kommuniceras på 30 sekunder, it- chefen eller CIO klarar 3 minuter, arkitekterna 30 minuter et cetera.

I kommunikationen brukar hon också passa på att dra nytta av ea-modellerna för att skapa översiktsbilder som är lätta att ta till sig.

– Fundera på vad som är viktigt för er verksamhet och skapa kartorna efter det och modellera kostnader eller prioritetsordning för projekten. Tänk efter före vad du vill visa och anpassa detaljnivån efter det.

Att en bild säger mer än tusen ord är en gammal sanning som även gäller arkitekturrapporter. För att påvisa nuläge, börläge och handlingsplan kanske det räcker med tre bilder som visualiserar ”helheten”, istället för att komma dragande med 1 000 sidor rapporter och beslutsunderlag, tipsar Behzad Andishmand.

Men det gäller förstås att tänka till, så att bilderna är riktigt bra!
– Om ledningen inte ”köper” dem direkt, kommer de inte att köpa ea:s helhetssyn i form av arkitekturtänk, angreppssätt, prioritering, design, och implementation heller.

Fakta

 Konsulten
1. Tala med verksamhetens egna termer!
2. Kommunicera med bilder och skippa rapporterna!
3. Fokusera på att förbättra en liten del av it-arkitekturen
i taget.

Analytikern
1. Gör din hemläxa och förstå verksamheten!
2. Arbeta top-down,inte bottom-up!
3. Lär dig management-terminologin så att verksamheten förstår vad du säger!

Arkitekten
1. Skapa rätt belöningsstruktur och incitament.
2. Var lyhörd för verksamhetens behov och vänta in rätt tidpunkt för ea-satsningen.
3.Tillsätt ea-ambassadörer som sprider kunskap.