Den 13 mars i år lanserades tävlingen ”Open Stockholm Award”. I samband med att Stockholms stad publicerade ett antal olika data i öppna format uppmanar man privatpersoner och företag att komma med förslag på hur informationen kunde användas.

Tävlingen, som håller på till 13 maj, är uppdelad i två delar: Den ena är en öppen tävling där den som vill kan komma med idéer. Den andra delen vänder sig till företag och andra som vill utveckla appar inom de tre kategorierna: Bästa innovativa app, Bästa app för miljö och hållbarhet och Bästa smarta lösning för stockholmarna.

- Idéerna presenteras på sajten där besökarna också kan gå in och rösta på sin favorit, berättar Stockholms CIO Anette Holm.

Idén till tävlingen uppkom när man diskuterade hur staden skulle göra för att möta det så kallade PSI-direktivet (Public sector information directive) ett EU-direktiv som handlar om att offentliga myndigheter ska göra den information och data man har sina system tillgänglig för medborgarna.

- Förra våren tog vi fram ett förslag till en handlingsplan som våra politiker i kommunstyrelsen fattade beslut om. I höstas beslutade vi om de steg som måste tas för att vi ska kunna leva upp till PSI-direktivet. Man får ju exempelvis inte publicera sådant som är sekretesskyddat och som skyddas enligt personuppgiftslagen.

- Vi tog fram en plan för vilken data vi skulle publicera och i vilken ordning. I och med detta kom vi fram till att vi skulle göra en tävling för att se hur stockholmare, företag och entreprenörer kan använda informationen, förädla den och skapa nya tjänster, till exempel mobila appar.

Att publicera informationen i enlighet med PSI-direktivet har inte varit någon lätt uppgift. Stadsledningskontorets it-avdelning har varit tvungen att etablera en teknisk miljö där man kan hämta data.

- Det får man inte göra direkt i våra verksamhetssystem så vi har satt ihop en plattform där vi speglar data från våra verksamhetssystem, säger Anette Holm.

- Den information vi lämnar ut måste självklart vara informationsklassad så att man inte offentliggör sekretessbelagd information.

- Det kostar en hel del att transformera den data vi har i våra databaser till öppna format. Det måste också finnas metadata och begreppsbeskrivningar..

- Men trots dessa juridiska och tekniska svårigheter ser vi det som en som en bra investeringsutgift eftersom vi tror att företag och entreprenörer kommer att vilja använda informationen och skapa nya tjänster till medborgarna och vi vill stimulera den utvecklingen.


Jobba smartare

Ett annat projekt som Anette Holm och hennes medarbetare ägnar sig åt för tillfället är det man kallar för ”Jobba smartare”.

- Det är ett UCC projekt (UCC står ju för Unified Communication Colaboration ) som handlar om att hitta bättre och mer effektiva arbetssätt med hjälp av tekniken.

- 2011 avslutade vi en stor förändring av vår infrastruktur och nu har alla Lync, Microsofts samarbetsverktyg. Genom Lync-verktyget och en Sharepointlösning kan man använda Outlook-mejlen och koppla det till Presencefunktionen där man kan förhandsboka möten. Man kan också använda verktyget för att boka online-möten, ordna virtuella möten istället för fysiska och utnyttja den gemensamma projektplatsen där man kan lagra sina dokument och jobba tillsammans.

- I slutet av förra året körde vi gång det här med ett åtta enheter inom staden. Tekniken finns redan utrullad till alla våra användare men vi vill börja med en mindre grupp förvaltningar och bolag för att hitta ett bra arbetssätt. Det handlar ju också om att förändra beteende.

- Hittills har vi väldigt goda erfarenheter. Man spar tid och det blir en mindre miljöbelastning när man slipper åka på möten. – Vi har också märkt att mötena blir mer effektiva i och med att man tvingas ha en striktare agenda. Småsnacket som finns på vanliga möten, och som i och för sig kan ha ett värde ibland, försvinner och man måste vara bättre förberedd och tänka igenom det man vill presentera mer noggrant.

- Sedan finns det förstås en teknisk tröskel, vi har ju 40 000 anställda som ska ta till sig det här. Men tanken är att var och en ska köra igång efter egen förmåga och eget behov.


It för framtiden

Ett område som Anette Holm tycker är väldigt spännande är skolan.

- Det går mer och mer mot att lärarna börjar använda it som redskap i sin undervisning. Det leder förhoppningsvis till att eleverna får bättre resultat, samtidigt som de får ett större nätverk och bredare omvärldsbevakning.

Till skillnad från många andra kommuner har Stockholms stad inget ett-till-ett projekt (en dator till varje elev).
- Det där bestäms av politiska beslut men det verkar rimligt att det blir så med tiden, tror Anette Holm.

- Vi har ju ca 80 000 elever och ca 15 000 lärare och än så länge har vi inte beslutat att göra någon så stor satsning. Det har varit viktigt att skolorna själva får bestämma, en del skolor har infört en dator per elev och andra har inte gjort det.

- Men under 2009-2011 har vi byggt ut trådlösa nätverk till alla våra skolor och nu har vi sett att de flesta skolor går från datorsalar till bärbara datorer i klassrummen.

- I Stockholm är vi också infört surfplattor som en del av leveransen, Utbildningsförvaltningen har beställt 2300 surfplattor som de fördelat till olika skolor för att testa om de är bra.

Inom den närmaste tiden kommer Stockholms stadsledningskontor att fortsätta arbetet med att offentliggöra information och skapa smartare samarbeten mellan de anställda. Ett annat område man kommer att fortsätta jobba med är grön it.

- Att använda it som miljöteknik är ju någonting som blir väldigt relevant för stadsplaneringen. Stockholm växer hela tiden och vi bygger stora nya områden, exempelvis norra Djurgårdsstan. Där kommer vi att använda ny teknik för att hitta smarta miljölösningar.

- Ett exempel är individualiserad energianvändning så att man kan se exakt hur mycket energi man förbrukar. Effektivare transporter, ventilations- och värmesystem är andra områden man kommer att arbeta med.

Erfaren beställarorganisation

Något som särskiljer Stockholm stad från många andra städer och kommuner är att man upphandlar i princip allt it-stöd..

- Det betyder att vi ständigt ligger i upphandlingsläge, säger Anette Holm.

- För tillfället ansvarar jag för sex upphandlingar. Sedan driver vi fyra upphandlingar som andra ansvarar för men som är kopplade till it.

Efter alla år som beställare har Anette Holm och hennes kollegor utvecklat en professionell och skicklig beställarorganisation.

- Det är inte lätt idag med alla lagar och regler, inte minst LOU. Men idag vet vi hur vi ska paketera våra upphandlingar, vilka krav vi ska ställa, vad som funkar och vad som inte gör det.

- Vi är en väldigt liten organisation, bara 26 personer, som jobbar med strategiska frågor, upphandling och uppföljning. Vi måste hela tiden vara på topp när det gäller upphandlingskompetens, vi måste ha koll på lagar och regler.

Anette Holm säger också att A och O för en lyckad upphandling är tidsplanering.

- Fyra av de upphandlingar jag inledde nu i höstas avser avtal som ska förnyas sommaren 2014 respektive december 2014. Det är den tidshorisonten man måste ha när man gör upphandlingar. Man måste ta höjd för överklagande, eftersom de nästan regelmässigt sker idag.

- Sedan har man implementeringen också. Beroende på leverantör kan det dröja vara upp till ett år innan implementeringen är slutförd om man byter leverantör.

Har du några andra tips till andra organisationer som tycker att det är knepigt med upphandling?

- Man måste se till att ha upphandlingskompetens i sin egen organisation. Den kompetensen måste förstås också vara kopplad till verksamhetskompetensen, det räcker inte med att man är en eller flera jätteduktiga jurister, man måste ha kombinationen. Sedan kan man förstås ta hjälp av konsulter men man måste ha kärnkompetens inom det här området.

- Nu är ju Stocksholms stad en extremt stor organisation så för oss är det väldigt viktigt att det blir rätt från börjar för det får väldigt stora konsekvenser om tvinga ska göra om en upphandling. Vi måste vara extremt noggranna.