2. Specificera gruppens arbete

De flesta företag har idag nått så långt att de förstår vikten av att fastslå en ordentlig projektorganisation. Det är klart att där ska finnas en projektledare, en ordentlig beställarroll och en styrgrupp. Projektledarens mandat och ansvar brukar specificeras, inte minst i form av hur mycket tid han eller hon ska lägga ner på projektet. Men vad som förväntas av styrgruppen är desto mer otydligt.
– Även riktiga projektproffsorganisationer kan sakna riktlinjer för hur styrgruppsarbetet ska bedrivas över huvud taget, säger Johan Hökenhammar.

Vilka beslut som ska fattas i styrgruppen måste noga dokumenteras och helst exemplifieras för att skapa extra tydlighet. Det är exempelvis bortslösad tid och energi att låta styrgruppen diskutera punkter som projektledaren bör fatta beslut om själv. Och det är förödande att låta viktiga beslut löpa förbi som rapporteringspunkter utan att styrgruppen har värderat vad de betyder för företagets affärer.

Jonas Görnebrand, vd för projektkonsultföretaget Centia har också sett att avsaknaden av administrativa rutiner för styrgruppsarbetet kan vara förödande. Projekt- och styrgrupp kan vara aldrig så samspelta var för sig, som i det fall då han togs in som projektledare på konsultbasis för ett logistikföretag, men ändå ha svårt att kommunicera.
– Det kändes som om styrgruppen hade spelat efter handbollsregler och vi i projektet hade spelat efter fotbollsregler! Företaget hade ingen egen projektstyrningsmodell och medarbetarna var ovana vid att arbeta i projekt. Risken för missförstånd och konflikter var uppenbar. Men genom rätt enkla medel lyckades vi slutligen få upp en bra kommunikation mellan projektgrupp och projektledare.

Jonas Görnebrand föreslår att styrgruppens arbete inleds med att man helt enkelt fastslår vad den ska arbeta med. Man bör diskutera igenom vilka roller de olika enheterna har, vilka eskaleringsvägar som finns, projektets faser, beslutsunderlag, hur ofta mötena ska hållas och med vilken stående agenda, samt hur mötesprotokollet ska se ut.

De flesta känner till att styrgruppen ska stötta projektledaren samt fatta beslut om åtgärder vid eventuella avvikelser. Men Johan Hökenhammar vill också påminna om en tredje, ofta bortglömd roll, nämligen ambassadörens.
– Styrgruppen ska ta på sig hatten som ambassadör för projektet, och se till att alla som är relevanta för projektet vet vad som pågår.
Skälet är enkelt. Projektledaren har förmodligen fullt upp, men det behövs någon som är projektets ansikte utåt – och skapar förståelse för det nya som kommer. Det gäller särskilt om projektet ger genomgripande konsekvenser som påverkar människors dagliga arbete.