3. Dela upp i flera delleveranser

Det är viktigt att hålla styrgruppen informerad om vad som händer. Men ibland räcker det inte att bara avrapportera status – projektledaren måste försäkra sig om att styrgruppen verkligen har förstått och tar ansvar för olika vägval.
– Det är ingen bra lösning att komma sista dagen med en färdig cd, varsågod här kommer projektets resultat, säger Johan Hökenhammar.

Styrgruppen kommer garanterat känna sig överrumplad, och det hela inbjuder till en kritisk granskning där gruppmedlemmarna sannolikt kommer hitta många rader avvikelser som de vill se åtgärdade. Med klart definierade mötesagendor går det i stället att spara tid – och pengar.
– Man måste tänka på att det kostar pengar med styrgruppsarbete, säger Niklas Gusting.
– Det är viktigt att mötena är korta, effektiva och väl förberedda. Projektledaren och tillika föredragande i styrgruppen har ytterst ansvar för att så blir fallet. Styrgruppsmötet ska vara ett beslutsforum, inte ett diskussionsforum.

Det bästa sättet att få kontinuerliga bekräftelser på att projektet är på rätt väg är att dela upp leveranserna i delleveranser. Varje leverans ska sedan beskrivas och förklaras vartefter projektet fortskrider. Styrgruppen, med beställaren i fokus, ska kvittera varje leverans, vilket inte minst är viktigt för projektledaren.

Minskar innehållet i varje leverans så minskar också risken för överraskningar för styrgruppen och beställaren.

En kunnig och insatt styrgrupp kan i vissa fall kännas som en bromskloss för projektledaren. Varje moment ska synas i sömmarna, och allt kan nog bli lite bättre, enligt styrgruppen.
– I en sådan situation måste projektledaren vara stark. Han eller hon måste våga trycka projektet framåt och hänvisa till överenskomna kravspecifikationer, tidplan och budget, säger Johan Hökenhammar.