Hon är Årets CIO 2012

Hon har hunnit med en del under sina 45 år. Som nästan färdig kärnfysiker gled hon över till it och har hunnit vara utvecklingschef, affärsutvecklingsdirektör och drivit eget konsultbolag innan hon blev CIO på Dagens Nyheter 2010. Men hon är inte bara CIO. Hon är också mamma. Till fyra egna barn samt till fyra bonusbarn. Det är tur att Charlotte Svensson är begåvad med så mycket energi. Hon beskriver sig själv som en person med ett snabbt tempo som tar snabba beslut. Det kan man ana när hon tar emot på arbetsplatsen i DN-huset. Hon utstrålar glad energi, och svaren kommer snabbt och välartikulerat.

Din bransch är inne i en stor omvälvning. Hur påverkar det dig i din roll som CIO?
– Det påverkar enormt. Vi är ju mitt inne i den förändringen nu och det går inte en dag utan att vi disku­terar den här omvandlingen. Det handlar ju om våra kärnfrågor: kommer upplagan att sjunka ytterligare, vilka digitala tjänster ska vi ha, hur ska vi kunna använda tekniken för att bli ännu bättre för våra läsare? Du konsumerar nyheter på ett helt annat sätt idag än för tio år sedan. Då var webben ganska ny. I framtiden kommer vi att konsumera nyheter på sätt som vi inte kan föreställa oss idag. De beslut jag fattar idag ska vi leva med i framtiden, med teknik som vi idag inte har en aning om, säger hon.

I år lanserades ett digitalt paket som innebär att man kan läsa DN på valfri enhet som dator, läsplatta eller mobil. DN består nu förutom av morgontidningen även av de båda saj­terna dn.se och dagensnyheter.se, mobilsajten mobil.dn.se samt en app för Android och Ipad. 
– Vi var nästan först med att bygga vår tidning för Ipad, och vår är bra mycket bättre än alla andra tidningar om du frågar mig. Nu erbjuder vi dessutom hela papperstidningens innehåll mer som en tidningslik sajt där du kan välja om du vill ha den i telefon eller i Ipaden.

Hur har ni lyckats vara så snabba med det?
– Därför att it finns mitt i verksamheten, det finns ingen gräns mellan verksamhet och it. Vi hör vad som händer på redaktionen och så tar vi fram nya produkter tillsammans – vi är inte rädda för att prova.

Så låter det nu. Men när Charlotte blev CIO på DN fanns mindre av den proaktiviteten inom it. It-organisationen var decentraliserad så till den grad att den nästan var punkterad. Dessutom hade man outsourcat så långt så att man faktiskt hade tappat sin beställarkompetens, berättar Charlotte.

Då var it-funktionen organiserad med en it-chef på varje enhet inom tidningen plus en infrasktrukturs-it-chef. Allt från support till förändringsarbete sköttes av konsulter. Rent fysiskt satt supportavdelningen, som på så många andra företag, i ett hörn för sig. Dit fick ingen gå in. De anställda skulle i stället lämna ett it-ärende och vänta och se.
– Det var väldigt långa ledtider, helt oacceptabelt för en så snabb produkt som en dagstidning. Vi gör ju en ny produkt varje dag. It får aldrig vara en begränsning utan måste vara en möjliggörare för nya idéer. En idé ska inte behöva hämmas för att den inte går att genomföra rent tekniskt, menar Charlotte.

Det första uppdraget hon fick var att centralisera it-organisationen, efter ett beslut från nya vd:n Gunilla Herlitz. Idag har Charlotte organi­serat sin it-grupp i tre avdelningar: en med support och service till användarna, en drift- och förvaltningsgrupp och en utvecklingsgrupp. Sedan har hon sett till att ta hem både helpdesk, support och applikationsförvaltning.
– Det var viktigt att göra det. Om it ska vara en möjliggörare istället för en begränsare måste vi äga ansvar och kompetens. Sen outsourcar vi fortfarande. Det handlar inte om dåliga leverantörer. Det handlar om att ta kontroll, säger hon.

Något som också var slående var att it aldrig tycktes bli färdiga med sina projekt, berättar Charlotte. Ärendemängden var kompakt och konstant. När hon undersökte saken visade det sig att de löste samma problem om och om igen. Ett lika okonventionellt som effektivt grepp var därför att flytta ut it-avdelningen mitt på redaktionsgolvet – något som gav direkt resultat.
– När vi satt inträngda i en hörna och stirrade i våra skärmar var det ingen som förstod vad vi gjorde. Nu när vi har kontakt med redaktionen kan vi ju förstå de underliggande orsakerna till problemen. Vi hör direkt om det är något som är på väg att gå fel, och kan lösa problemen innan de blir stora. Redaktionen ser också att vi faktiskt jobbar hårt för deras skull.

Charlotte bestämde också att alla projekt skulle få ta max tre månader.
– Verksamheten hinner förändra sig så mycket att det du planerade för tre månader sedan blir inaktuellt och då blir effekten att projektet aldrig blir klart. Därför är det bättre att
bryta ned väldigt stora projekt till små levererbara delar, säger hon.

Det tog tre till sex månader, sedan hade man fått ner ärendemängden från 800 till 200 bara genom att vistas i verksamheten och öppna dörrarna till it. Samtidigt sjönk it-kostnaderna med hela 17 procent. Och som om det inte vore nog har antalet kritiska incidenter minskat drastiskt. Förut hade DN ungefär fyra incidenter i månaden som kunde hota tidningens utgivning.

Allt detta har gjort att synen på it blivit en helt annan. It, som förut mest kostade och krånglade, är numera något positivt, överträffar verksamhetens förväntningar och har fått en central roll inom DN.
I den årliga undersökningen som görs på DN är it-avdelningen dessutom en av de avdelningar som medarbetarna trivs bäst på.
– Och det trots att it på DN är ett ganska utsatt arbete med korta deadlines, ler Charlotte.

Hur är du som chef?
– Oj, svårt, men jag tror att jag tar ganska snabba beslut. Jag vill förstå vad jag jobbar med så det har varit viktigt för mig att sätta mig in i alla delar av tidningen. Jag är ingen sån som kan leda på distans. Jag vill framför allt jobba med människor som är bättre än mig själv. Det är jag bra på som ledare. Jag kräver mycket ansvar och ger mycket befogenheter.

Vad är du själv mest nöjd med som CIO på DN?
– Att jag påvisar möjligheterna med teknik. Att jag har sett till att tekniken på DN har en sådan struktur att vi kan koncentrera oss på utveckling och inte på drift och att lösa problem. It ska ju bara fungera, 365 dagar om året, 24 timmar om dygnet, för alla användare.

”Idag bemöts it på ett helt annat sätt”

Daniel Källberg, server- och suportchef på DN, en av de tjänster som Charlotte tillsatte: 
– Charlotte är väldigt tydlig. Hon är rak och ärlig. Man behöver inte fundera så mycket på om man gör rätt eller fel – man får veta det. Hon är också expert på att få en helikoptervy över situationen, på att förstå organisationens flöden och behov.

Hur har det förändrat synen på it?
– It har blivit snabba på att snappa upp vad som händer på golvet och löser problem innan de hinner bryta ut. Verksamheten har fått en helt annan förståelse för it. Förut var det ostruktu­rerat, ingen som styrde. Nu är det it som kör bussen,
vilket är jättekul och skönt!

Anders Nordlund, biträdande redaktionschef på DN:
– Charlotte är fantastiskt duktig på att se till att vi håller ett bra tempo. Hon har en väldigt stor förståelse för hela processen och är väldigt verksamhetsnära.

Vad har det inneburit?
– Ur mitt perspektiv överträffar it förväntningarna. Det handlar om Charlottes sätt att vara och lösa problem, som gör det väldigt lätt att samarbeta. Hon använder kompetensen på avdelningen väldigt väl.
– Att ha en väl fungerande it-avdelning är nytt och värdefullt. Förut har vi haft personknutna lösningar. Nu har vi strukturerat för att bygga med så mycket standardlösningar som möjligt. Det har underlättat något kopiöst. Jag har svårt att tänka mig en bättre it-chef!

Av Linnéa Lindgren, Thomas Ewetz & Ulrika Sandhill. Foto: Andreas Eklund

  Läs även: Årets projekt 2012; Årets hållbara projekt 2012

Detta är CIO Awards

CIO Awards har liksom tidigare år drivits i samarbete mellan CIO Sweden och Accenture i flera steg. I arbetet med att få fram våra fem finalister för Årets CIO har vi utgått från anmälningar som hade skickats in till tävlingen före sommaren, tips och egen efterforskning. Den första genomgången mynnade ut i en kortlista med cirka 30 kandidater som analyserades djupare och sållades ner till 10. För varje kandidat gjorde vi tre intervjuer: med kandidaten själv, med en representant från affärssidan, och med en representant från it. Varje intervju var 45 minuter lång med öppna frågor kring värde­skapande, leveransförmåga, ledarskap, innovationskraft samt miljö och csr. För Årets projekt och Årets hållbara projekt gjordes en intervju per kandidat utifrån kriterierna omfattning, värdeskapande, komplexitet, innovationshöjd samt för de hållbara projekten
miljöaspekter.
  Varje kriterium betygsattes och viktades. Underlaget i sin helhet och i sammanfattning skickades till juryn, som valde ut de slutliga vinnarna.
  Att välja ut finalisterna har varit ett spännande arbete. Även i år har samtliga kandidater hållit en mycket hög nivå.
  – Lars Bohm, Accenture

Årets jury

• Birgitta Klasén, styrelseproffs och före detta CIO på Pharmacia och EADS
• Stephan Carlquist, vd på Xynteo och före detta CIO på Electrolux
• Dennis Pamlin, klimatexpert
• Magnus Mähring, Handelshögskolan i Stockholm
• Johan Magnusson, Handelshögskolan i Göteborg
• Lars Stigberg, skapare av PENG-modellen för it-styrning
• Lars Bohm, Accenture
• Ulrika Sandhill, chef­redaktör, CIO Sweden

Research:

• Linnéa Lindgren,Accenture
• Thomas Ewetz, Accenture