Försäkringskassan förenklar för föräldrar

Från 2012 behöver den som är föräldraledig inte längre ansöka om jämställdhetsbonus – hanteringen har automatiserats helt och hållet. Bonusen både räknas ut och betalas ut automatiskt. Det är första steget i Försäkringskassans stora automa­ti­serings- och självbetjäningsprojekt. Nästa steg blir en mer omfattande automatisering av hela föräldra­penningen.
– Vi har 2,5 miljoner ärenden varje år inom föräldrapenningen. När nästa steg rullas ut april 2013 kommer vi att kunna automatisera 70 procent av dem, säger Krister Dackland, it-utvecklingschef på Försäkringskassan.

Vad har ni haft för mål med projektet?
– Det ska effektivisera arbetet. Då kan handläggarna ägna mer tid åt avancerade ärenden. Maskinerna tar hand om de lätta fallen, vilket naturligtvis också blir billigare.
– En annan viktig drivkraft är att alla medborgare ska behandlas lika, oavsett bakgrund eller var i landet de bor. Dessutom betyder projektet en ökad servicegrad för medborgarna. Väntetiden för vissa ärenden kortas från flera veckor till någon sekund.

Vem har initierat projektet?
– Det är verksamhetsdrivet. Initiativet togs för ungefär ett och ett halvt år sedan. De som är ansvariga för våra försäkringar har sett behovet av automatisering.

Hur mycket har det kostat?
– Vi har en utvecklingsbudget på 650 miljoner kronor per år. De här initiativen tar ungefär en tredjedel av den budgeten, 200–300 miljoner.

Hur har projektet påverkat kunderna?
– De får en annan access till oss, bland annat mobil access via vår portal och våra appar. Förhoppningsvis kan vi ge dem snabbare svar och högre tillgänglighet.

Har ni fått ut några andra värden från det här projektet?
– Ja, vi har gått från Cobol till Java. Det reducerar behovet av batchkörningar, vilket möjliggör 24-timmarsmyndighet – plus att det är svårt att få tag i Cobol-folk idag. Det är inte det hetaste som finns.

Vilken har varit den stora utmaningen?
– Att automatisera processerna, att förstå hur de fungerar. Att förändra något som görs av människor till att drivas av maskiner, det är definitivt den största utmaningen. Våra handläggare är ju experter och har utfört sina uppgifter under många, många år. Det sitter i deras händer. Att överföra det till något som kan exekveras av en maskin är ganska komplicerat, säger Krister Dackland.

Kan du ge något exempel?
– Om det står någonstans att man har rätt till en viss förmån från den dag då skolan slutar – skolan slutar ju inte på samma dag i hela landet. Då kan en människa ta ett förnuftigt beslut. Men en maskin måste ha ett fast datum. Det blir komplicerat.

Hur har ni löst det?
– Vi har haft en grupp på verksamhetssidan som tagit den typen av beslut. Sånt måste ju verksamhets­experter komma överens om. Det finns olika praxis, den måste formuleras och skrivas ner och dokumenteras på ett så strikt sätt att en maskin kan exekvera. Vi har lagt mycket kraft på att utveckla metodiken kring regelmotorn.

Har ni samarbetat mycket med verksamhetssidan?
– Ja. Det har varit viktigt att använda den kunskap som människor har i huvudet, för att kunna formulera och dokumentera så strikt att en maskin kan utföra det.

Behövde ni ändra på något i projektet under resans gång?
– Ja. Originalidén var att vi skulle automatisera hela föräldrapenningen som pilot, att den delen skulle gå ut först. Men sedan kom det ett politiskt beslut om jämställdhetsbonusen som gjorde att vi fick prioritera om och få ut den först istället. Det gav också en budgetökning i projektet, eftersom det var ett helt nytt delprojekt som kom till.

Stötte ni på några oväntade problem under projektets gång?
– Om man tar den här maskinen som ska exekvera regler till exempel, så är det något nytt som inte har gjorts på det här sättet någon annanstans. Vi har fört in lagtexter i ett exekverbart format. Vi har varit pionjärer och plogat, och har jobbat med hur man strukturerar frågeställningen mot motorn. Om man tänker sig en regelmotor som ett stort träd, så kommer kunden in någonstans i trädet och ställer sina frågor. Går man högt upp i trädet och frågar kan svarstiden bli lång, och det genererar stora svar med mycket information.
– Vi har försökt ta fram en metodik för hur man ska ställa frågor mot regelmotorn. Det har varit nytt för oss, och det finns ingen annan som har gjort det på riktigt det sättet tidigaresäger Krister Dackland.

Hur har ni arbetat för att få med er hela organisationen?
– Det finns en hierarki av styrgrupper. I den övergripande sitter samt­liga direktörer i projekten, och hela ledningen på högsta nivå. I de olika styrgrupperna för olika aktiviteter sitter representanter från hela organisationen, vilket ger en bred representation. Och i själva projekten deltar verksamheten operativt.
– Dessutom var huvudprojektledarna ute i verksamheten och missionerade och berättade om vad vi gör.

Vad tar ni med er från det här projektet in i framtiden?
– Framför allt sättet att arbeta. Att integrera verksamheten och it, det är något som kommer att bestå och som vi kommer att utveckla vidare.

Vad var roligast med projektet?
– Det är alltid roligt att göra nya saker. Som utvecklingschef är det roligt att få göra en så här bred förändring, som är utmanande både organisatoriskt och tekniskt.

Blir det någon fortsättning?
– Absolut! Nu har vi etablerat den här arkitekturen. Vi rullar ut för­äldrapenningen i april 2013. Om det faller väl ut kommer vi att lyfta in fler processer i den här plattformen. Ett stort område är sjukförsäkringar och sjukpenningsgrundad inkomst. Där finns det stora besparingar att göra, säger Krister Dackland

Av Linnéa Lindgren, Thomas Ewetz & Lisa Bjerre. Foto: Andreas Eklund

   Läs även: Årets CIO 2012; Årets hållbara projekt 2012

Detta är CIO Awards

CIO Awards har liksom tidigare år drivits i samarbete mellan CIO Sweden och Accenture i flera steg. I arbetet med att få fram våra fem finalister för Årets CIO har vi utgått från anmälningar som hade skickats in till tävlingen före sommaren, tips och egen efterforskning. Den första genomgången mynnade ut i en kortlista med cirka 30 kandidater som analyserades djupare och sållades ner till 10. För varje kandidat gjorde vi tre intervjuer: med kandidaten själv, med en representant från affärssidan, och med en representant från it. Varje intervju var 45 minuter lång med öppna frågor kring värde­skapande, leveransförmåga, ledarskap, innovationskraft samt miljö och csr. För Årets projekt och Årets hållbara projekt gjordes en intervju per kandidat utifrån kriterierna omfattning, värdeskapande, komplexitet, innovationshöjd samt för de hållbara projekten
miljöaspekter.
  Varje kriterium betygsattes och viktades. Underlaget i sin helhet och i sammanfattning skickades till juryn, som valde ut de slutliga vinnarna.
  Att välja ut finalisterna har varit ett spännande arbete. Även i år har samtliga kandidater hållit en mycket hög nivå.
  – Lars Bohm, Accenture

Årets jury

• Birgitta Klasén, styrelseproffs och före detta CIO på Pharmacia och EADS
• Stephan Carlquist, vd på Xynteo och före detta CIO på Electrolux
• Dennis Pamlin, klimatexpert
• Magnus Mähring, Handelshögskolan i Stockholm
• Johan Magnusson, Handelshögskolan i Göteborg
• Lars Stigberg, skapare av PENG-modellen för it-styrning
• Lars Bohm, Accenture
• Ulrika Sandhill, chef­redaktör, CIO Sweden

Research:

• Linnéa Lindgren,Accenture
• Thomas Ewetz, Accenture