Ingen behöver tala om för Johan Armfält att han ska hålla hårt i pengarna. Han är CIO, eller it-chef, (”det beror på om jag är i Stockholm eller här”) på företaget som säljer hundra miljoner bullformar och tretton miljoner par strumpor om året.

Företaget heter Gekås, ligger i halländska Ullared, och har tack vare kraftig prispress lyckats skapa en ny typ av turism i Sverige: shoppingturismen.

Den prispressen kräver rimligen en effektiv organisation med trimmade processer och ett it-stöd som hela tiden leder inköparna – som måste ha gurustatus – till rätt beslut, med rätt data vid rätt tidpunkt.

– Vi behöver en strikt organisation, men vi jobbar under stor frihet och är inte detaljstyrda, säger Johan Armfält.

Sunt förnuft, ta en sak i taget och ta dig inte vatten över huvudet – den filosofin har följt Johan Armfält och Gekås ända fram tills det var dags att skaffa ett nytt BI-system, för något år sedan. Skälet till att det skulle bytas var inte att det de använt sedan 2001 – som var ett Excel-baserat system i kombination med en databas från Sybase – inte dög längre.

Men tillsammans med Heads, en ny systemutvecklare, hade man bestämt sig för att ta fram ett nytt affärssystem, och den gamla BI-lösningen var bunden till det gamla affärssystemet.
Dessutom hade informationskraven ökat naturligt med tiden allt eftersom verksamheten växt.

Konsulter från de stora BI-leverantörerna har uppvaktat Johan ”generöst under åren”, som han beskriver det. Men det har de inte haft mycket för. Det passar inte sättet Gekås arbetar på, säger Johan, och ingen har lyckats övertyga honom om deras respektive systems förträfflighet.

De som låg närmast framgång i det avseendet var nog Qliktech. Gekås gillade hur deras Qlikview presenterade data, att man snabbt kunde göra olika jämförelser och ”vända och vrida” på siffrorna i ett enkelt gränssnitt. Men tveksamheten fanns kvar när det var dags att välja BI-verktyg.

– Tekniskt sett har det alltid varit lite av en specialare, känner jag. Jag har nog uppfattat det så att man behöver ta hjälp av dem för att generera sina data, och om man vill ändra på något så måste man göra om det. Så it-avdelningar har ju inte känt sig så jättesugna på det, såvitt jag förstår. Däremot har man ju haft en enorm framgång på ledningsnivå och ute i verksamheter, säger han.

Satsar på Microsoft

Så när nya funktioner i Excel bjöd på liknande sätt att arbeta – enligt Gekås uppfattning – blev de rejält intresserade. Excel var ju ett verktyg de redan hade och hade använt för BI-ändamål sedan tidigare, och Microsoft stod precis i begrepp att lansera SQL Server 2012.

– I samband med det trummade de ju hårt för att komma in på BI-marknaden. Och det hade de ju redan visat tidigare med Reporting Services, säger Johan.

Precis som på de flesta företag fanns det redan gott om Microsoft-produkter på Gekås. De hade sedan tidigare flera Microsoft sql-servrar för diverse stödsystem i verksam­heten, så det ”har aldrig varit dyrt att implementera något på sql” förklarar Johan.

Men när bestämde ni er för att köra BI på Microsoft-produkter?
– Vi bestämde oss nog inte vid en viss tidpunkt. Vi snarast lekte eller
laborerade fram en lösning. Till att börja med kopierade vi över alla data från vår tidigare databas, Sybase IQ, som innehöll alla kvittorader sedan 2001, till SQL Server 2012 och gjorde prestandatester.

Resultatet var förbluffande.

Kanske inte vid första anblicken, när det såg ut som att det inte var någon skillnad. Sybase IQ var visserligen utvecklat just för den här typen av data och borde rimligen stå sig bättre än Microsoftservern, men den senare var ju å andra sidan betydligt nyare.

Det var när man upptäckte att man glömt att kopiera över indexet, och det ändå gick lika fort, som man nästan baxnade.

Nå, man kanske måste vara databastekniker för att förstå den poängen. Kontentan var i varje fall att Microsofts SQL Server skulle fungera utmärkt för Gekås behov. Och där någonstans bestämde sig Gekås för att Microsoft var rätt väg att följa.

Men en databas gör inget BI-system. Det behövs mer än så. Och de statiska Excel-rapporterna man levt med i åratal var inte tillfyllest längre.
– Inledningsvis var vårt ansvar att ersätta de funktioner vi hade haft. Men vi har hela tiden haft visionen att få ut mer än tidigare. Vi har ju också växt väldigt mycket bara de senaste åren, och därför har också behoven av att kunna analysera affärsdata växt, i hela organisationen, förklarar Johan Armfelt.

Han hade sett den nya Excel-funktionen ”Powerpivot”, som gav användaren Qlikview-liknande sätt att välja och presentera data, och hittade ett hygglig lokalt företag, Businessvision, som kunde hjälpa dem att bygga en användbar business intelligence-lösning utifrån SQL Server 2012 och Excel.

Tar bort ”Excel-känslan”

Konsulten som kom till Gekås för ett första möte var uppenbarligen sugen på jobbet. Redan då byggde han en så kallad kub av affärsinformationen i databasen, och det som tidigare hade tagit några sekunder att göra i Excel på informationen gick nu ”blixtsnabbt” enligt Johan Armfälts klocka.

Då kändes det bekräftat att man valt rätt väg. Och eftersom det egentligen inte rör sig om något nytt verktyg, åtminstone inte något nytt gränssnitt, så var behovet av utbildning av användarna nästan obefintligt.
– De flesta är ju vana vid Excel. Skillnaden är bara att du har en massa knappar eller rullgardinsmenyer, och med ”Slices” har vi också fått lite av den här Qlikview-tekniken, säger han.

Men han är inte klar. Idag är det alltså Excel-dokument som utgör rapportverktygen. I morgon – typ – ska de vara publicerade på intranätet, i Sharepoint-miljön, vilket ska ta bort lite av ”Excelarks-känslan”. Då blir det mer av ett dedikerat BI-verktyg, resonerar Johan.

Idag arbetar ett hundratal personer med systemet dagligen. Främst på inköpsavdelningen, men även avdelningscheferna ute i butiksverksamheten.
– Personalen är vår största tillgång, men den är förstås även en stor kostnad. Därför har vi skapat ett effektivitetsmått som vi kallar ”försäljning per arbetad timme” och kopplat ett bonussystem till det. Så det är också något vi skapar rapporter kring, säger Johan.

De är som sagt inte klara med BI-projektet. Fast egentligen är det inte ens något projekt. Det är bara något som växer fram hos Gekås, drivet och utvecklat i ett samarbete mellan it och verksamhet som snarast skulle beskrivas som ”spontant”.
– Vi sitter 20 meter från koncern-vd och kanske 100 meter från ägarna. Så it jobbar naturligt tätt ihop med verksamheten, utan att vi behöver skapa formella strukturer och processer för det, säger Johan.

Fakta

Gekås i Ullared grundades av Göran Karlsson 1963, och säljer ”allt som behövs i hemmet och får plats i bilen”. Förra året hade man 4,6 miljoner besökare och sålde för 4,3 miljarder. Gekås säljer 10 procent av Sveriges
leksaker och 2 100 par jeans om dagen. Hit leve­reras i snitt en lastpall var tionde minut, med varor som en inköpsavdelning på 37 personer köpt in från 1 200 leverantörer.

Genomsnittskunden är en kvinna på 43 – som reser 22 mil (!) enkel resa för att shoppa loss, två gånger om året, för 2 600 kr per besök. Restaurangen är Sveriges enskilt största med 700 sittplatser under samma tak.