När vintermörkret sänker sig blir vi trötta, det blir svårare att få saker gjorda och det ät lätt att känna sig desorienterad, irriterad och förvirrad. Därför är det extra viktigt att hushålla med energin och lägga den på rätt saker. Att spendera tid på att leta efter dokument, mejl och mobilladdare är ett föga effektivt sätt att använda din arbetstid. Istället bör du organisera din arbetsplats så att du snabbt kommer igång med det du behöver göra, slipper stress och kan fokusera på att få saker gjorda i tid.

1. Rensa din arbetsyta
Om du läser detta beror det förmodligen på att du upplever att du förlorat kontrollen över kaoset. Vart ska du börja för att få ordning i tillvaron?

Vi startar med något enkelt: Det första steget är att göra dig av med onödiga saker som tar plats på ditt kontor. Gå igenom papper, rensa bort kopior och sådant som är skräp. Rengör dina skrivbordslådor och arkivskåp och skicka saker som du inte har använt på ett halvår till återvinningen. När du är klar kommer det att vara enkelt att organisera det fåtal nödvändiga saker som finns kvar.

2. Se över din möblering
Fundera över hur du har möblerat ditt kontor, är det anpassat till ditt sätt att arbeta? Om du måste resa dig upp varje gång du måste kasta något är det lätt att skrivbordet eller golvet blir din papperskorg. Om du sitter i ett öppet kontorslandskap, hur är det möblerat? Om du måste gå över hela rummet för att ha tag i någon du har kontakt med flera gånger om dagen kanske det är dags att möblera om.

3. Organisera ditt skrivbord
Se till att bara ha de prylar som du använder dagligen, lättåtkomliga på ditt skrivbord. I dagens digitala värld behöver du förmodligen inte en massa pennor, gem och annat. Rensa bort det du inte använder. Den enkla principen är att det du använder varje dag ska finnas nära till hands, på skrivbordet. Det du använder mer sällan kan du stoppa i en låda i närheten och det som du sällan använder, men som du måste spara, ska finnas arkiverat eller i ett lager någonstans (där du vet var det är).

Om du tar emot brev och meddelanden i pappersform kan det vara bra att skapa ett system som liknar det du har för mejlen, en brevkorg för inkommande dokument som du ännu inte gått igenom, en för saker du arbetar på och en för de som du är klar med och som du är redo att skicka vidare.

4 .Gör ett register
När man ska göra ett register finns inga rätt och fel, så länge det passar ditt sätt att arbeta och lätt kan underhållas. Beroende på dina personliga preferenser, kan du organisera ditt register alfabetiskt, efter projekt , efter kunden eller vad som nu fungerar för dig . Ett förslag är att använda samma metod för elektronisk arkivering som du gör för papper. Sortera regelbundet dina filer, se till att lägga i mappar och rensa bort onödiga kopior.

Gör ett index av filnamnen. Det gör att du undviker att skapa dubbletter och lättare upprätthåller ditt register av filer, kunder och projekt. Dessutom blir det lättare för andra att använda registret i din frånvaro så att de slipper ringa och störa dig på semestern om de inte hittar någon fil.

5. Time Management
Oavsett om du väljer att ha den i ett block, på din dator eller i en app på telefonen är det bra att ha en ”att-göra-lista” med möten, deadlines och liknande. Se också till att du viger minst en timme varje dag åt att bocka av det som finns på din ”att-göra-lista”. När du är på jobbet går arbetsdagarna fort och det är lätt att möten och samtal med anställda tar all din tid. Många människor planerar in möten och samtal med andra men förvånansvärt få planerar in det jobb som de faktiskt förväntas göra emellan mötena. För att få saker gjorda, och inte behöva ägna kvällarna åt jobb, måste du planera in tid för att lösa de uppgifter som finns på din ”att-göra-lista”

Det kan också vara bra att lägga in lite extra tid i schemat när du ska lösa en viktig uppgift. Med största sannolikhet kommer du att bli avbruten ett par gånger och du kommer att stöta på problem du kanske inte räknat med, se därför till att ha tidsmarginaler. En annan lösning kan vara att bryta upp stora projekt i mindre steg som du sprider ut över arbetsdagen. På så sätt blir det lättare att få plats med en större uppgift i kalendern, men du måste fortfarande se till att avsätta tid för projektet i ditt schema.

För att få bättre koll på din vart din tid tar vägen kan du skriva ner allt du gör under en vecka och hur lång tid det tar. Då kan du se hur lång tid vissa uppgifter tar, det gör det lättare att schemalägga och hitta tidstjuvar som du kan minimera.

6. Var tydlig i din kommunikation
I schemat bör det finnas tid för att ringa telefonsamtal och svara på mejl. Om du vill bli mer effektiv kan du välja att göra detta en gång på morgonen och en gång under eftermiddagen. Om du har många telefonsamtal kan det vara bra att skriva ner några stödord för varje samtal så att du kommer ihåg vad ni pratade om.
Om du lämnar ett meddelande till någon ska du vara tydlig med vad du vill och exakt vilken information du behöver eller vilken åtgärd du vill att personen vidtar. Se till att den person du vänder dig till redan från början får den information han eller hon behöver för att lösa uppgiften på rätt sätt.

7. Organisera digitalt
Att vara elektroniskt organiserad är precis lika viktigt som att vara fysiskt organiserad. Skapa olika mappar och undermappar i din mejl-box för varje kund och projekt så att du snabbt kan lägga mejl i rätt mappar. Din mejlbox ska bara innehålla mejls som du behöver agera på, den ska inte fungera som lagringsutrymme.
På samma sätt som du har saker som du behöver dagligen lättåtkomliga på ditt fysiska skrivbord bör du ha saker du arbetar på lättillgängliga på datorn. För färdiga projekt, arkiverat material och sådant du inte behöver varje dag kan en idé vara att använda en molnbaserad lagringslösning.
För att minimera distraktion bör du stänga av alla ljudeffekter på din dator, på så sätt slipper du stressa upp dig över mejls som droppar in och folk som försöker kontakta dig på chatten eller Skype när du arbetar med något annat. Mejl och samtal har du redan planerat in tid för och om du ser till att hålla dig till det så spar du mycket tid och du kan arbeta mer fokuserat.

8. Avsluta din arbetsdag med en ritual
Organisation är inte en sak du ägnar dig åt vid ett tillfälle, det kräver att du hela tiden håller koll på dokument, filer, projekt och kommunikation och organiserar och sorterar löpande. När din arbetsdag är slut bör du lägga 15 minuter på att uppdatera din ”att-göra-lista”, uppdatera dokument du arbetat med, eventuellt döpa om dem med datumet för den senaste ändringen, och lägga dem i rätt fil. Det gör att du vet var du har saker nästa morgon så att du kan sätta igång att jobba direkt.

CIO Magazine