Grön IT på Malmö Stad är Årets Hållbara Projekt 2013

I april 2010 skrev Malmö Stad under ”Green Digital Charter” – ett manifest som tagits fram av samarbetsnätverket Euro­cities, där man förband sig att arbeta med hjälp av it mot EU:s klimatmål. Det var fröet till det gröna upphandlingsprojekt som sett till att Malmö stad idag har mellan 97 och 98 procent miljöklassificerad it-utrustning – och på köpet fått både lägre it-kostnader och effektivare daglig verksamhet.

– Alla måste hjälpas åt och minska föroreningar och miljöbelastning. Malmö stad har sedan längre profilerat sig miljömässigt och fått en hel del priser på området under åren. I och med Green Digital Charter började man titta på de digitala detaljerna, och för lite mer än ett år sedan gav vi oss i kast med it-upphandlingarna, berättar Ulf Linderoth. 

Han är ställföreträdande it-direktör på Malmö Stad och koordinator för Årets hållbara projekt 2013 – det upphandlingsprojekt i Malmö som fått det kärnfulla namnet ”Grön it”.
– Det gäller inte bara hållbar hantering utan även socialetiska villkor. I mitten av 2012 började vi gå igenom logistik, samordnad leveranshantering och miljömärkta produkter. I år har vi gått igenom samtliga avtalsområden inom it, säger Ulf.

Och Malmö är ingen liten kommun: allt som allt har man över 20 000 datorer.
– Vi har cirka 7 000 administrativa datorer igång, sedan har vi pedagogiska datorer i skolorna, och vi har även börjat med 1-till-1-datorer till eleverna. Så vi köper mellan 4 000 och 5 000 datorer om året. Det är alltså stora mängder vi pratar om, säger Ulf. Och därtill kommer allt runtomkring, från kablage till energisnål nätverksutrustning.

Som så ofta när man satsar på grön it har det också blivit mer klöver över i plånboken för Malmö Stad.
– Det har blivit en direkt besparing för oss. Det trodde vi inte när vi började. Men eftersom vi samlar upp upphandlingen mer, och upphandlar från ett mindre sortiment, så får vi ofta mycket bra priser, säger Ulf Linderoth.
– Visst, vi kanske hade kunnat få den effekten även om vi bara tagit bättre grepp om upphandlingen utan hållbarhetsaspekter. Men nu har vi alltså höjt kraven och ändå fått produkter och tjänster till lägre pris än tidigare. Inte en krona mer, utan lägre.

Hur stora pengar rör det sig om?
– Lågt räknat handlar det om fem miljoner på ett års basis, säger Ulf.

Har projektet tillfört värde på ytter­ligare något sätt?
– Ja, jag skulle vilja säga att vi har fått bättre kvalitet på it-utrustningen generellt.

Har ni räknat något på miljöaspekten?
– En del. Jag har inte mätetalen exakt, men det är stora procentsatser, så det blir rätt många ton koldioxid per år som inte behöver släppas ut tack vare att vi har smartare och modernare utrustning, säger Ulf Linderoth.

Hur mycket har ni investerat i Grön it?
– Tidsmässigt ganska mycket. Bland annat har vi haft ett antal olika referensgrupper för tekniska specifikationer.

Hur mycket personal har det involverat?
– Vi har varit en kärntrupp på fyra personer, och många fler i referensgrupperna. Tio-tjugo personer per grupp.

Har ni hållit tid och hållit budget?
– Vi har nästan hållit tiden, men man ska ha klart för sig att offentlig upphandling är väldigt komplicerat – det finns alltid risk för över­klaganden. Men ja, i princip har det hållit.
– Och penga­mässigt har vi inte dragit iväg. De små summor som vi lagt på extern hjälp eller annat är väldigt snabbt intjänade, i och med att vi har fått bättre priser i upphandlingarna, säger Ulf Linderoth.

Har projektet effektiviserat verksam­heten på något sätt?
– Ja, det har det i och med att vi nu har ett tydligt utpekat sortiment, utpekade dagar för leveranser och rutiner för omhändertagande av kasserad utrustning.

Så man kan säga att ni nått målen? 
– Det vi var ute efter var att få in det här i verksamheten som ett normalt beteende. Och det har vi fått. Idag kommer hållbarhetsaspekterna med per automatik. De skär genom allting. Vi har fått in dem i vår projektmetodik. Idag finns det alltid några parametrar som är fokuserade helt på hållbarhet, säger Ulf Linderoth.

De största utmaningarna med projektet enligt Ulf Linderoth, har varit att det saknas ett standardiserat sätt att ställa hållbarhetskrav på. Därför har man fått pröva sig fram.
 – Det kan uppstå tvetydigheter om inte kraven är tydligt formulerade. Så fort något kan bli en tolknings­fråga inom offentlig upphandling finns risk för överklaganden. Så utmaningen har varit att prova sig fram, men ändå se till att allt är väldigt tydligt, säger han.

En fördel har dock varit att mycket inom Malmö stad redan görs med gröna förtecken.
– De flesta av våra verksam­heter är så miljömedvetna. Till exempel köps det in ekologisk mat. På så vis har vi haft en relativt låg tröskel. Jag tror att det här ligger i tiden.

Och om hans projekt gjort ett redan grönt Malmö grönare – så ska det bli ännu grönare framöver:
– Tanken är att socialetik och miljö ska genom­syra alla Malmös upphandlingar, säger Ulf Linderoth.