Att styra it-projekt, och se till att de håller budget och tidsram, är inte det enklaste. En av de största utmaningarna för CIO:er och projektledare är att kraven på projekt ofta förändras under resans gång. Om förväntningarna dessutom är felaktigt satta, och teamet saknar en strategi för att hantera scopet, blir det svårt att hålla tidsramen.

Så, hur kan projektledare och CIO:er försäkra sig om att alla delar samma målsättning och förväntningar på projektet? CIO Magazine har frågat en rad it-chefer och projektledare. Här följer deras bästa tips för hur man sätter förväntningar i ett initialt skede, och hur man sedan gör för att anpassa dessa när verkligheten förändras så att man kan försäkra sig om att tidsramen håller och att budgeten inte spricker.

Engagera dig på ett tidigt stadie
De förväntningar och krav som ställs på it-projekt tenderar att komma från högre ort. De som fattar besluten har inte alltid koll på detaljer, och de vet ofta inte vad som krävs för en lyckad leverans. Därför måste du som CIO ta dig tid att arbeta med ledningen under planeringsprocessen. Du måste förklara vilka möjligheter och svårigheter som finns och tillsammans med högre chefer måste du sätta upp en realistisk, mätbar målsättning för projektet. Om oenighet eller problem dyker upp under projektets gång kan du på så sätt återgå till målsättningen och informera om hur beslut som fattas kommer att påverka de mål som ni gemensamt satt upp för projektet.

Involvera alla intressenter, speciellt inom it
Samla all it-personal, från junior-programmerar till projektledare, för att försäkra dig om att alla har samma uppfattning om de tidsramar och den input som krävs för att projektet ska lyckas. På det sättet kan de som kodar eller de som installerar en ny server till 100 procent förstå vad projektet handlar om och vad som krävs av dem.

Ha ett tydligt projekt-scope och prioritera
Att ha ett tydligt scope när projekt påbörjas är jätteviktigt. Folk vill gärna lägga in mer saker i scopet under projektets gång och även små förändringar kan göra att projektet växer och blir svårhanterligt. För att undvika att scopet springer iväg måste det finnas en tydlig strategi där potentiella risker och begränsningar finns beskrivna. Förändringar av strategin måste utvärderas rigoröst eftersom de kan ha stor påverkan på tidsram och kostnad, oavsett hur små och oansenliga de kan verka i stunden.

Alla projekt som pågår måste ha sin plats i prioriteringsordningen och det är viktigt att alla på it är medvetna om den ordningen. Prioriteringslistan bör ses över varje vecka så att man försäkrar sig om att dyrbar utvecklingstid inte läggs på projekt som inte rör sig framåt mot målet. Översikten över pågående projekt gör också att utvecklingsteamet kan förbereda sig mentalt för uppkommande projekt.

Var realistisk
För att göra en korrekt bedömning av projektets utsikter krävs att du är realistisk då det kommer till tidsram och vilka resurser som krävs, både mänskliga och ekonomiska. Det kräver också engagemang från alla involverade parter. Representanter från såväl kund som ledning och projekt-team ska delta i planeringsprocessen och gemensamt sätta upp målsättningar, beskriva hur mål uppfylls och besluta om viktiga datum. Syftet med detta är att de avtal som sluts ska uppfattas på samma sätt av alla parter.

Försäkra dig om att alla, även ledningen, förstår sin roll och sina ansvarsområden.
Se till att alla involverade redan från början förstår sin roll i projektet. Försäkra dig om att varje team-medlem har en tydlig bild av vad de behöver göra för att projektet ska lyckas, och hur deras arbete påverkar andras.
Information om tidsramar, deadlines och nödvändiga åtgärder måste vara tydlig och nå ut både till team-medlemmar och till chefer. Att få ut information om exempelvis möten i tid är extra viktigt när det kommer till chefer, vars kalendrar ofta är uppbokade flera veckor i förväg. Tidpunkt och plats för mötet ska finnas med, samt ett tydligt definierat syfte med sammankomsten.

Se till att team-medlemmar kommunicerar med varandra
När folk börjar ”anta” att saker blir gjorda av någon annan är man på fel spår. Att utveckla en kommunikationsplan som når ut till alla involverade är extremt viktigt för att nå ett lyckat resultat. En bra kommunikationsplan ska på ett tydligt sätt ringa in scopet, den ska tala om vem som är ägare av varje uppgift, vilka deadlines som finns. Den ska innehålla status-uppdateringar och information om vem man ska kontakta när olika frågor dyker upp.

Identifiera svaga punkter
När man designar ett projekt finns många variabler som man måste ta med i beräkningen och vissa saker är omöjliga att förutsäga. Att vara tydlig med detta redan från början gör att man är bättre rustad för att möta det oväntade. Att försöka identifiera de svaga punkterna i ett projekts utvecklingscykeln gör att man snabbare kan korrigera problem så att projekten inte halkar efter.

Påminn medarbetarna
Genom att lägga in påminnelser i teammedlemmarnas kalendrar ser du till att de inte glömmer bort viktiga åtaganden och datum. Med hjälp av påminnelserna försäkrar du dig om att alla är på rätt plats i projektet och att de håller viktiga saker i huvudet.

Trappa upp och ner
Ingenting går exakt enligt planen. För att hålla förväntningarna på rätt nivå bör du jobba med ledningen och utveckla en tydlig översikt så ni kan se vilka behov som kommer att trappas upp. Diskutera också vilka frågor som teamen anser bör prioriteras och hur man bäst gör det. På så sätt ger du ditt team eget ansvar att själva lösa frågor på deras nivå.

Dåliga nyheter är bättre än inga nyheter
Om det händer något som kommer att påverka deadline på projektet så bör alla intressenter få veta det genast. Ingenting blir bättre av att du försöker gömma problemet. Var alltid tydlig när du tar upp vilka problemen är och se till att komma till poängen snabbt. I alla projekt uppstår hinder men det bästa sättet att lösa problemen är att berätta om dem snabbt och på rätt sätt. För ledning och kunder är det oftast bättre att få informationen tidigt än för sent. När du presenterar dåliga nyheter bör du alltid ha förslag till lösningar som kan minimera eventuell frustration.

CIO MAGAZINE