Det är inte varje dag en CIO får chansen att bygga upp en it-avdelning från grunden. Men en som står mitt i den utmaningen är Kronofogdemyndighetens CIO Pär Rasmusson. Han leder uppbyggnaden av myndighetens första egna it-avdelning, som ska ersätta den man tidigare delade med Skatteverket.

– Det är helt klart speciellt, i vanliga fall sitter man med en färdig organisation att förhålla sig till, på gott och ont. Nu har vi möjlighet att göra rätt från början och ta fram de optimala processerna. Då gäller det att tänka till kring vad man gör och varför – och ställa sig frågan vad som egentligen gör skillnad, säger han.

Det låter som en drömsituation, men kan vara nog så knepigt. 
– Vi måste ju bottna i de lösningar vi kommer fram till. Till synes enkla frågor, som vad man ska börja med, eller i vilken ordning man ska göra saker, är något av det svåraste!

Flyttlasset har landat

Bakgrunden är alltså Kronofogdemyndighetens skilsmässa från Skatteverket, som klubbades igenom 2011. För att leva upp till nya krav på tillgänglighet från regeringshåll valde myndigheten att organisera om sig och göra it till ett prioriterat område, med egen organisation. Pär Rasmusson, som tidigare hade byggt upp Riksantikivarieämbetets it-verksamhet efter flytten från Stockholm till Visby 2008, kallades in för jobbet som myndighetens första CIO.

Tre år senare är han framme vid en viktig milstolpe. Den 13 januari i år gick flyttlasset från Skatteverket i Solna till sprillans nya lokaler på Löfströms Allé i grannkommunen Sundbyberg. Pär Ramusson är väldigt nöjd med resultatet.
– Vi har fått jättehäftiga lokaler, det är ett stort lyft för alla. Det känns som wow, vilka goda förutsättningar vi kommer ha att göra ett bra jobb här!

Ett stort plus är att alla har fått vara med och betämma hur det ska se ut och hur lokalerna ska användas. 
– Vi ville att det skulle vara flexibelt, så att man snabbt och enkelt kan dra ihop grupper som jobbar i projekt och skissa på tavlan, säger Pär Rasmusson.

Nästa steg är redan i full gång. Att ta fram en plan, en roadmap, för de första åren är något Pär Rasmusson lägger mycket tid på just nu . 
– Vi satt hela morgonen i en workshop om vad vi ska uppnå under 2014–15, berättar han.

Något av det viktigaste är att få fram en relevant målbild. Det man strävar efter måste vara mätbart – men framför allt ska det vara bra.
– Du kan ju ha hur bra funktionspoäng som helst i en nyckeltalsmätning, men om verksamheten du ska stödja inte uppfattar att den får rätt hjälp så har du ändå inte nått fram.

Återigen gäller det att tänka till.
– Så att vi fokuserar på de saker som gör verklig skillnad.

Pär Rasmusson berättar att han har satt upp ett aggressivt mål: att bli en av myndighetssveriges mest effektiva it-organisationer 2018.
– Det känns utmanande att jobba mot. Samtidigt måste vi ställa oss frågan vad det innebär i praktiken.

Det kan nämligen vara flera saker – från hur man organiserar arbetsflöden och processer till systemfrågor.

En icke föraktlig del av moderniseringsarbetet handlar om att avveckla gamla system. Som alla myndigheter sitter Kronofogden med stordatorer från 1970-talet. Hur man för över informationen i dem till en modernare miljö är en stor fråga. 
– Stordatorn fungerar fortfarande relativt bra, men nackdelen är att systemen inte är flexibla på det sätt som moderna system är. De är svåra att anpassa för att skapa nya lösningar mot kunder och andra myndigheter och att förändra i takt med verksamhetens behov, säger han.

Söker samarbete

2011 började Pär Rasmusson planera nyordningen. Det kan låta paradoxalt, men något av det första han ville se över var hur man kunde fortsätta samarbeta med Skatteverket.

Det vore dumt att göra sig av med möjliga synergier, resonerade han.
– Skatteverket är ju Sveriges ledande e-myndighet. De har kommit väldigt långt även om deras strategiska inriktning är olik vår, säger han.

Att försöka samordna applikationsskikten närmast kärnverksamheterna var det ingen vits med – därtill är myndigheterna för olika. Däremot visade det sig fullt möjligt att samarbeta kring generella tillämpningar, som handläggningsstöd och dokument- och fakturahantering. 
– Även drifttjänster finns det anledning att fortsätta jobba tillsammans med, säger Pär Rasmusson som idag har ett nära samarbete med Skatteverkets CIO Jan Zetterdahl.

För mer verksamhetsnära tillämpningar blev det till att hitta en egen väg. Pär Rasmusson har valt att förlägga både systemutveckling och förvaltning internt i huset. 
– Eftersom vi styrs av regelverk finns ingen mjukvara att köpa, och outsourcing var inget bra alternativ. Istället beslöt vi att ta eget ansvar för hela leveransen, säger han.

Allt detta – och mer därtill – framgår av Kronofogdens första egna it-strategi som lanserades för personalen för snart ett år sedan, i mars 2013, och som nu håller på att falla på plats. 
– Det är mycket som ska sätta sig hos många. Så i den fas vi befinner oss nu är styrningen otroligt viktig. Kronofogden finns på 39 platser i landet och har 2 200 anställda. Alla måste veta vart vi är på väg, konsta­terar Pär Rasmusson.

Anställer på bred front

En annan viktig punkt på Pär Rasmussons att-göra-lista är rekrytering. I den gamla organisationen jobbade 25 anställda och 70–80 konsulter. Då det länge var oklart hur Kronofogdens it skulle organiseras valde man att avvakta med anställningar. 
– Hittills har det fungerat bra med konsulter, men i längden blir det kortsiktigt och dyrt, kunskapen följer ju med konsulten ut genom dörren, säger Pär Rasmusson som menar att utmaningen nu är att få folk på plats så att man kan börja utveckla det nya it-stödet och ta fram nya e-tjänster.

Han räknar med att anställa ett 30-tal personer redan i år. Målet är att bli 60–70 anställda och 30 konsulter.
– Tanken är att vi ska ha anställda som långsiktigt säkrar kunskapen om våra system och använda konsulter vid utvecklingstoppar och som spe­cialister inom områden där vi inte klarar att hålla kunskapen själva.
–Vi letar efter alla grundfunktioner – projektledare, arkitekter, utvecklare, analytiker och testare.

Fakta

1. Sätt en tydlig målbild. Vad ska vi uppnå och varför är det viktigt?

2. Du kan inte göra det själv. Engagerade chefer och medarbetare är nyckeln till framgång!

3. Fokusera på genomförandeprojektet. bryt ner det som ska göras i delprojekt, se till att projektet bemannas med rätt kompetenser, och glöm inte styrgruppen.

4. Förändringsledning. Var redo att möta avvikelser och problem – du kommer att behöva fatta många och snabba beslut.

5. Kommu­nikation och dialog. Se till att alla som berörs är med på båten!