Digitaliseringen sveper in över Sveriges företag och myndigheter. It är viktigare än någonsin.

Det är roligt att tänka framåt och bygga nytt. Men myntet har en baksida. När system läggs till system eskalerar förvaltningskostnaderna. Parallellt med nybyggarandan gäller det att rensa. Att avveckla och underhålla it är sådant CIO:er lär få lägga tid på i år. Liksom att se till att nybygget är framtidssäkert.

Peder Sjölander, CIO, Pensionsmyndigheten: ”Vi har gjort en full genomlysning”

Ett system in – ett ut. Det är den gyl­lene regeln, tycker Peder Sjölander, CIO på Pensionsmyndigheten.
– Varje gång man inför ett system måste man plocka bort ett gammalt. Det är något många missar. Men då sitter man till slut där med flera system som gör samma sak, och det blir dyrt i längden, konstaterar han.

Själv har han haft fullt upp med att rensa ut system sedan 2010, då han som förste man in på myndighetens numera 215 man starka it-avdelning tillträdde som CIO.

Peder Sjölander, CIO på Pensionsmyndigheten.

Vid den tiden var systemmiljön dubblerad. Eftersom Pensionsmyndigheten bildades genom en sammanslagning av Försäkringskassans pensionsavdelning och Premiepensionsmyndigheten, ärvde man totalt ett 40-tal system, med full överlappning. Det föll på Peder Sjölander och hans it-team att städa upp för att skapa bästa möjliga it-miljö för den nya myndigheten.

Drygt tre år har ägnats åt inven­tering och planering. I slutet på 2015 räknar man med att vara i mål med egen it utan dubletter. 
– Det vi har gjort är en total genomlysning där vi har gått igenom samt­liga system: vilka de är, vilka platt­formar de ligger på, vilken kod de är skrivna i och vilken information de innehåller, berättar Peder Sjölander.
– Vi har också tittat på hur väl omtyckta systemen är bland användarna. På så vis har vi fått en bra bild av vad vi har och vad vill gå vidare med.

En systemkarta tydliggör alla samband och ger en bild av allt från sårbarheter och utvecklingsbarhet till kompetens och förändringsvilja.

Valet framåt har stått mellan att behålla de gamla systemen, bygga nya system själva eller köpa nytt. 
– Vi har landat i en mix där vi lägger all handläggning i egna system hos oss medan informationsdatabaserna blir kvar hos Försäkringskassan, som e-tjänster i bakgrunden.

För att det inte ska bli allt för drastiskt fasas användarna in stegvis. Nya funktioner och processer introdu­ceras halvårsvis. De har hittills mötts med både glädje och frustration.
– Det är ju alltid jobbigt att byta arbetssätt, men samtidigt har vi ju strävat efter att göra saker enklare.

Detsamma gäller slutanvändarna.
– Pensionärer och pensionssparare ska inte märka de eventuella utmaningar vi möter internt. För dem ska det bara vara enkelt att kontakta oss.

Går hand i hand

På Pensionsmyndigheten pågår idag flera stora utvecklingsprojekt. Exempelvis arbetar man med en förändring av ärendehanteringen där hela processen ska automatiseras.
 – Vi ska försöka bygga in utredning och beslut i systemet, så att medborgarna kan gå in via webben och direkt få besked om vad de får i pen­sion, förklarar Peder Sjölander.

Det är alltid spännande att jobba med nya projekt, men det man inte får glömma är att det systematiska arbetet med mindre glamorösa uppgifter som inventering, underhåll och avveckling är en grund för att få loss resurser för nyutveckling.

På Penionsmyndigheten är rela­tionen mellan förvaltning och ny­utveckling 70/30. För att bi­behålla den relationen måste man jobba kontinuerligt med underhållsfrågor. 
– I slutändan handlar det om att hålla en balanserad it-budget, konstaterar Peder Sjölander.

Om du slarvar skapar du snabbt en kostnadsbomb som äter upp pengarna och hindrar framtida initiativ.
– För varje 100 miljoner du investerar i ett nytt system, får du 20 miljoner i förvaltningskostnad året därpå, så då gäller det att tjäna in den pengen om du vill öppna upp för nyheter.

Peder Sjölander tycker att man ska tänka sig för innan man köper nytt. Har man ett system för en viss funktion bör det användas i första hand. 
 – I annat fall är det gyllene regeln – en in, en ut – som gäller.

Det nya ska också vara framtids­säkert och passa it-arkitekturen, så att man undviker inlåsningseffekter.

Många fördelar

En stor fördel för Peder Sjölander är att de flesta system han ärvde var relativt nya. De äldsta var från mitten av 1990-talet, då Sveriges nya pensionsöverenskommelse gjordes. 
– Så vi hade inga stordatorer och inte heller några system som inte användes till något, som bara tickade pengar, konstaterar han.

Istället handlade mycket om licensfrågor, om att gå igenom alla programlicenser och uppdatera dem.

En annan fördel är att Pensionsmyndigheten är en tung it-myndighet som står och faller med sina system. Av 1 000 anställda arbetar 215 på it-avdelningen, och it-budgeten utgör 40 procent av kostnaderna. Det finns därmed en stor respekt för it-frågorna, tycker Peder Sjölander. 
– Det är ganska lätt att involvera verksamheten. Men när det gäller prioriteringar kan man ändå behöva argumentera för sin sak, säger han.

Att få loss tid och resurser för underhåll, förvaltning och förnyelse är en utmaning i de flesta verksamheter – typiskt sett är det alltid lättare att sälja in nya funktioner och nya system. Pensionsmyndigheten är inget undantag, även om det har gett sig lite av sig självt eftersom man så tydligt satt med dubbla system i början.
– Men det kommer inte automatiskt. Som it-chef måste du ha total koll på systemen och sälja in underhåll och nya releaser, säger han.

En viktig uppgift för en CIO är att balansera nytutveckling mot förvaltningsinsatser, att ta tag i det som ibland kallas ”teknikskuld”, och fördela budgeten så att man inte halkar efter på någon punkt.

Om CIO inte orkar ta tag i systemgenomgången, eller om företaget byter CIO, är det lätt att halka efter i underhållet, anser Peder Sjölander.
– Det kanske fungerar i ett par år. Men till slut måste man ta tag i det, och då stannar all funktionsutveckling upp i ett eller två år – och det uppskattas inte av verksamheten ...