Komplexiteten i applikationslandskapet är en stor utmaning för många CIO:er. En stor del av budgeten går åt till att hantera gamla program och det finns lite utrymme för innovation. Samtidigt ökar pressen från affären som vill se ny banbrytande teknik som ska göra det möjligt att utnyttja de fördelar som mobilt, molnet och big data erbjuder.

Även om man inom affären har börjat se it som en strategisk möjliggörare har man samtidigt svårt att förstå de utmaningar som it står inför då det gäller att hantera ett applikationslandskap som är mer komplext än någonsin.

Ron Tolido har skrivit Capgeminis ”Application Landscape Report 2014”, en uppföljning av 2011 års rapport på samma tema. Och affärens syn på it har förändrats betydligt sedan 2011, säger han.
– 2011 sågs it mest som en möjlighet att reducera kostnader. Nu ses man som en strategisk möjliggörare och många CIO:er som vi tillfrågat känner av den pressen.

Redan 2011 uppgav många CIO:er att de ville se över applikationsportföljen men de visste inte riktigt vart de skulle börja, säger Tolido.
– Komplexiteten, kostnadsbegränsningar och svårigheten att definiera ett övertygande business case var några av hindren som gjorde att man hade svårt att ta tag i det här då.

Joakim Lindbom är expert på legacy-modernisering på Capgemini i Sverige.

– Vi ser allt tydligare att komplexiteten i applikationslandskapen ligger i topp när det gäller prioriterade områden för CIO:er, vilket absolut även gäller för de svenska företag som deltagit i studien där nästan två tredjedelar anger detta som topp-prioritet, säger han.

– De flesta har för många applikationer, vilket ofta drivs av att man har ett för entydigt utvecklingsfokus, drivet i strikt projektform. Om inte projekten har ett uttalat krav att ta bort gamla system så kommer det inte att ske. Vi har sett exempel i Sverige på företag med över 2000 applikationer, där 500 högst troligen inte användes, men då de ingår i långa punkt-till-punkt integrationskedjor så vågar ingen ta bort dem. Oavsett orsak så är det väldigt tydligt att företagens oförmåga att förenkla nu är en allvarlig blockerande faktor för verksamhetsutveckling.

– Även i Sverige ser vi tecken på de radikala strategier som nämns i studien, men här måste jag lyfta ett varningens finger. Att använda ”embrace”-strategin innebär låg risk på kort sikt, men otroligt stor risk på lång sikt om dessa system inte relativt snabbt kan tas bort. De system som ofta hamnar i ”rör inte”-kategorin är samtidigt de som hanterar grundläggande transaktioner och kontinuerligt kommer att behöva anpassas för att följa nya regelverk. Detta är framförallt viktigt inom finans och bank, en bransch som bl.a. i Sverige sticker ut negativt när det gäller problem med föråldrade system, säger Joakim Lindbom.

Har du inte redan sett över och rationaliserat din applikationsportfölj är det hög tid att göra det nu, menar Tolido, och delar med sig av sina fem bästa tips.

1. Standardisera 

Nära hälften (48 procent) av de som svarat på Capgeminis studie uppger att de har fler applikationer i sin portfölj än vad affären kräver.

– De flesta CIO:er uppger att de har alldeles för många applikationer. Trots de ambitioner de hade för några år sedan att förenkla sitt it-landskap, så har de i praktiken inte gjort det, säger Ron Tolido.

En av anledningarna till den vildvuxna floran är är att få företag är villiga att avveckla applikationer. Det gäller även när enskilda affärsenheter, med eller utan it:s godkännande, börjar använda sig av SaaS-lösningar. SaaS-lösningarna bidrar dessutom till att ytterligare komplicera bilden för it.

Capgemini rekommenderar CIO:er att börja med att se över applikationslandskapet och försöka hitta sätt att standardisera och förenkla från grunden.

Hela 70 procent av de svarande i Capgeminis studie trodde till exempel att en femtedel av deras applikationer skulle kunna konsolideras genom att ta bort överflödig funktion.

– Leta efter möjligheter att använda resurser mer effektivt, förbättra dokumentation, konsolidera överlappande applikationer, ta bort överflödiga applikationer, ersätt föråldrad högriskteknologi och gör dig av med överdriven anpassning, skriver Tolido i Capgeminis rapport.

2. Överväg mer radikala scenarier

Trots de senaste årens ansträngningar för att anpassa applikationslandskapet har problemet idag nått en nivå där CIO:er inom många organisationer måste överväga ”extrema” strategier, menar Tolido.

Två av dessa strategier kallar han för ”embrace” och ”rip-and-replace”.

De som väljer ”embrace”-strategin lämnar gamla applikationer på plats men lägger inte ner tid på att lägga in nya funktioner. Istället lägger man nästa generations teknik, som mobil eller molnbaserad API, runt omkring dem.

”Rip-and-replace” innebär att man helt enkelt tar bort gamla applikationer och ersätter dem med nya.

– Den första strategin är pragmatisk och innebär en låg risk, den ger snabba resultat utan någon stor förändring. Den är radikal på det sättet att den flyttar fokus från att bygga om kärnapplikationer till ett nytt lager av applikationer, skriver Tolido i rapporten.

– Den andra strategin är ännu radikalare, och den tvingas förmodligen fram av affärens otålighet, frustration och tillgängligheten till en ny generation relativt billiga, lätt-implementerade, molnbaserade lösningar.

Tolido noterar att dessa strategier skulle ha varit otänkbara för de flesta CIO:er för bara några år sedan men idag gör pressen från affären och CIO:er som kämpar för att rationalisera sin applikationsportfölj att fler kommer att överväga en mer radikal lösning.

3. Utnyttja nästa generations lösningar

– I de flesta fall är den enskilt största anledningen till att man inte klarar av att rationalisera sina applikationer oförmågan att skapa ett business case, säger Tolido.

Men idag råder ett gynnsamt klimat för CIO:er. Hela företaget suktar efter ny teknik, och CIO: er kan använda nya lösningar för att bygga ett övertygande business case där man visar på vikten av att förbättra underliggande kärnapplikationer för att man bättre ska kunna utnyttja den nya tekniken.

– Det är mycket mer press från affärens sida att rationalisera applikationslandskapet eftersom de vill göra de här innovativa sakerna, säger Tolido.

– Vågen av applikationer kommer dessutom med avancerade, molnbaserade plattformar som erbjuder alternativa vägar att låsa upp gamla applikationer och länka dem till nya, skriver Tolido i CapGeminis rapport.

Om detta görs på rätt sätt kan applikationsportfolion innehålla både gamla och nya lösningar som tillsammans skapar värde för företaget, förutsatt att man genomför de förändringar som krävs av kärnapplikationerna.

4. Bädda in innovation i applikationernas livscykel

De flesta CIO:er är bekanta med 80/20-regeln: 80 procent av tiden och resurserna går åt till att hålla allt rullande och köra befintliga applikationer. 20 procent blir över till innovation.

Genom att bädda in innovation i applikationens livscykel (och i de applikationshanterings- eller supportkontrakt där innovation kan bäddas in) får man mycket gratis, menar Tolido.

– Man kan till exempel göra detta genom att organisera trend-workshops, se till att en väldefinierad del av projektportföljen vigs åt innovativa lösningar eller på organisatorisk nivå genom att införa element för innovationsstyrning som exempelvis crowdsourcing-förslag till förbättringar, skriver Tolido i Capgeminis rapport.

5. Jobba systematiskt för att skapa större förståelse

När man ska rationalisera sin applikationsportfölj för att skapa utrymme för innovation är nyckeln till framgång en solid bas av överenskommelser mellan affären och it. Här krävs att man har en gemensam bild av hur applikationslandskapet ser ut och vilka prioriteringar och förbättringar som bör göras. Med affären och it på samma sida kan du skapa en framåtblickande samarbetsatmosfär som gör att den digitala transformationsprocessen flyter smidigt.

– Överväg verktyg för applikationskartläggning och hantering av portfolion. Använd dessa verktyg för att relatera applikationer till affärsprocesser så att affärens inverkan och värdet av applikationen blir tydligare. Detta hjälper dig att fatta rätt beslut och slå fast prioriteringar som baseras på det som är viktigt för affären, säger Tolido.

IDG News