Skatteverkets e-deklaration är årets effektiviserande it-projekt 2005

Allt började med en tidningsintervju. När Skatteverkets generaldirektör Mats Sjöstrand uttalade sig i Computer Sweden och slog fast att verket skulle titta på det där med e-deklaration, blev det startskottet för ett av offentliga Sveriges mest iögonenfallande IT-projekt genom tiderna. Systemet togs visserligen i drift redan våren 2002, men vi får ändå lov att konstatera att 2005 var året då e-deklaration slog igenom på bred front bland de svenska skattebetalarna.

– I år användes systemet av 2 157 000 svenskar, 36 procent av dem som kan deklarera elektroniskt. Vi vet att lösningen betalar sig och vi vet hur stora besparingar den faktiskt ger skattebetalarna, säger Kay Kojer som är förvaltningsansvarig för lösningen.

Han och Tom Rosengren från IT-sidan är två av projektets huvudfigurer och de kan känna sig mäkta stolta över att ha kammat hem första priset i klassen Årets IT-projekt i kategorin effektivisering/besparing.

Tom Rosengren och Kay Kojer, Skatteverket.

Enligt CIO Awards jury har Skatteverket skapat den viktigaste funktionen som finns att automatisera inom statliga myndigheter och dessutom lyckats lägga en bra grund för ännu mer avancerade och effektiviserande tillämpningar kring deklaration och beskattning. Och enligt Kay Kojer är det svenska Skatteverkets lösning ledande i världen.

– Det är väldigt populärt bland delegater från OECD-länder och övriga EU-länder att komma hit och titta på den. Man skulle kunna säga att vi säljer lösningen. Det är bara det att vi inte tar betalt för den.

Hur togs systemet emot av folket?

KK: Det finns en tjänst som heter myndighetsbrevlådan där allmänheten får lämna in sina synpunkter på myndigheternas arbete. Och det som utan konkurrens får allra mest synpunkter är systemet för elektronisk deklaration. Där har vi kunnat se tydligt hur våra lösningar mottas av användarna. Och faktum är att väldigt många tycker att tjänsten är jättebra, även om det självklart finns undantag.

– Över 90 procent av alla mejl som kommit till oss har varit positiva och det är förstås hemskt kul. Det är ju inte direkt vanligt att folk hör av sig när något är bra, det brukar de bara göra om de vill klaga. Men här har det varit tvärt om och vi har fått kommentar som att ”det är helt underbart att Sverige ligger så långt framme på teknikområdet.

Är det någon tjänst som har varit extra populär bland användarna?

KK: Allra gladast var nog folk när tjänsten för att beräkna aktieinnehav kom med automatiska uträkningar. Det som förr kunde ta flera dagar att räkna ut manuellt låter sig nu göras på en halvtimme.

Hur gör ni med era gamla rutiner?

KK: De lever naturligtvis kvar sida vid sida med de nya. Det är ju fortfarande många som deklarerar på papper. 
vad innebär det för skatteverket?

KK: Enligt den gamla rutinen är vi tvungna att skanna och registrera allt. Därefter går informationen in i en databas ute på kontoren där man granskar buntar av inkommande pappersmaterial manuellt. Hela den manuel-la hanteringen slipper vi med det nya systemet. Det gör också att vi undviker vanliga misstag, ingen som deklarerar kan egentligen göra fel uträkningar och överföringar.

Hur rimmar projektet med Skatteverkets övergripande strategI?

KK: Elektronisk deklaration stämmer naturligtvis mycket bra överens med vår övergripande strategi, det ligger väl i linje med vår strävan mot förbättrad e-government och 24-timmarsmyndigheten.

Hur säkerställde ni ledningens stöd?

KK: Vår allra högsta ledning är regeringen och i vårt fall finansdepartementet. Men i egenskap av myndighet beslutar vi själva i den här typen av frågor. Och det var ju vår generaldirektör som initierade projektet

Hur valde ni mellan alternativen att utveckla själva eller köpa färdigt?

TR: Det är alltid en avvägning och vi gjorde till slut både och – men inom olika områden. Säkerhetslösningen, som innehåller PKI och annat, valde vi att köpa. Resten byggde vi själva. Det var lika bra. Ett färdigt system hade krävt väldigt stora modifieringar.

KK: Fördelen med att utveckla internt tycker jag är att även de som arbetar på IT-sidan har koll på skattefrågorna.

Fanns det något ni var extra rädda för?

TR: Främst funderade vi förstås över kapacitetsproblem. Volymerna ökar hela tiden år från år. Men än så länge har vi klarat av att hantera dem med god marginal.

KK: Tjänsten arbetar ju i princip bara i en månad varje år och 50 procent av alla deklarationer kommer in under den sista veckan. Det är till och med så att 25 procent av alla deklarationer kommer in de sista två dagarna. Självklart testade vi kapaciteten noga och vi klarade det med råge. Sista deklarations-
dagen i år använde 250 000 personer systemet och det gick alldeles utmärkt.

Hur gick utvecklingsarbetet till?

KK: Vi har egentligen fortsatt utveckla systemet hela tiden och än så länge har vi hållit på i fyra år. Från början, vid den första releasen, gick det bara att godkänna sin deklaration. Vi hade kunnat utveckla lösningen mycket snabbare, men för att behålla kvaliteteten har vi gått långsamt fram. Idag kan 93 procent av alla som har skyldighet att lämna in inkomstdeklaration använda tjänsten.

Har ni använt er av fokusgrupper vid utvecklingsarbetet?

KK: Ja, vi har använt testgrupper löpande då vi har lagt till nya funktioner från år till år sedan vi driftsatte systemet. Det har varit olika typer av grupper beroende på vilka funktioner vi har testat. För vår bilaga K4 använde vi exempelvis en hel del vanliga personer, men också folk från storbanker har fått lämna sina synpunkter. Dessutom har vi fokusgrupper av anställda som vi använder varje år för att se vad folk kan göra för misstag i systemet. Utöver det har vi språkvårdare som ska se till att språket inte blir för byråkratiskt och att det är tillräckligt lättbegripligt.

Hur såg ansvarsfördelningen ut mellan IT-avdelningen och verksamheten under utvecklingsarbetet?

KK: Vi har jobbat nära ihop och man kan se projektets utveckling i tre delar. Först har vi tittat på lagstiftningsfrågorna – på vad vi vill och kan lägga ut, därefter på den utseendemässiga biten och språkfrågorna. Slutligen har vi den tekniska biten som dels handlar om drift och produktion, dels om att utveckla produkten vidare efter leveransen.

Hur tacklade ni problemen med att hålla tidplan och budget?

KK: Jag vet inte hur det gått till men vi har hela tiden lyckats hålla oss innanför ramarna. Det är nog så att IT-sidan har varit väldigt duktig. Dessutom har projektet varit högprioriterat och vi har fått de resurser som vi haft behov av. Det har självklart underlättat vårt arbete i hög grad. Från början var det faktiskt ett pilotprojekt, men sedan ganska länge är det ett beställt projekt.

Har kravspecifikationen legat fast?

KK: Absolut inte. Den har förändrats hela tiden och det är helt ny mark som vi har trampat upp. Det har funnits en grundkravspec men den har förändrats hela tiden.

Systemet togs i drift under våren 2002. Gick allt som planerat?

KK: Ja, faktiskt. Våra största farhågor rörde kapaciteten, men det gick som sagt bra. Det första året var det nu inte så stora volymer som anvämde tjänsten, bara 400 000 personer vilket kan jämföras med över 2 miljoner i år. Att vi hittills har klarat av kapacitetsfrågan beror också på att vi har utvecklat lösningen i en takt som vet att vi ska klara av. Det här fick – och får – helt enkelt inte gå fel.

Vilka problem har ni rättat till efter driftsättningen?

TR: Inga speciella, men vi har hela tiden fortsatt att utveckla systemet under flera år. Den inre strukturen har finslipats och systemet har blivit allt mer förvaltarvänligt. En sak vi kommer att få se mer av i framtiden är samarbeten med allt fler myndigheter.

Hur lång livslängd har systemet?

KK: Det är svårt att prata om avskrivningstid och livslängd eftersom vi hela tiden utvecklar systemet, men jag skulle tro att det rör sig om många år, även om det givetvis kommer att modifieras efter hand. I det långa loppet tror jag dock inte att privatpersoner kommer att behöva deklarera sin inkomst.

Så, vad är du mest nöjd med om du ser till helheten sedan projektet startade?

KK: Mest nöjd är jag nog med den samverkan som vi har lyckats åstadkomma mellan olika yrkeskategorier: jurister, IT-folk, språkvetare och skattehandläggare. Sedan är jag också väldigt nöjd med att systemet blivit så väl mottaget bland användarna. Slutligen är jag väldigt glad över att vi har varit en föregångare, både i Sverige och internationellt sett, när det gäller elektroniska tjänster och säkerhetslösningar för våra medborgare.

Vad skulle du ha gjort annorlunda om du skulle göra om hela projektet idag?

KK: Det här har verkligen varit en framgångssaga så jag tror inte att jag skulle ändra på något. Eller, kanske en sak då – jag skulle nog ha sett till att ha ett bättre förarbete innan vi satte igång projektet. Allting gick väldigt fort och hasigt efter det att Mats Sjöstrand gjorde det där uttalandet i tidningen. Men det har ju gått bra i alla fall.