Dagen börjar tidigt på Östangård. Väckarklockan rin­ger redan vid sextiden. Kort därpå kliver Jocke Wahlsten ut på den kullerstensbelagda gården och tar de få kliven bort mot köksbyggnaden. Här bakar han färdigt brödet, sätter på äggen och börjar plocka fram färskvaror ur kylen ut till matsalen. Kanske tittar förbi receptionen, om det har kommit några tidiga in- eller utcheckningar.

Men vid niotiden, när gästerna börjar flockas kring buffén – med hemgjord müsli, färska croissanter, ekologisk yoghurt, kaffe, juice och traktens marmelad – då drar han sig tillbaka till sitt arbetsrum och slår på datorn. Sedan syns han inte till förrän klockan sex samma eftermiddag.

– Min kropp sitter här, men jag är inte här. Det är jätteviktigt att vara disciplinerad. Om det här ska funka måste jag bestämma mig för att mellan nio och sex är jag inte här utan på kontoret i Stockholm, säger han när vi möts i trädgården, en av de allra varmaste dagarna i augusti.

Åskan hänger i luften, getingarna surrar runt vårt bord.

Jocke har gjort i ordning cappu­cino och ställt fram småkakor, han hanterar kaffemaskinen med vana händer. Men orsaken till att vi sitter här är inte hans talang som barista. Vi har stämt möte för att han, förutom att vara värdshusvärd på Österlen, är CIO. På Strömma Turism och Sjöfart, på heltid – men på distans. Han och hans fru Carina har förverkligat projektet många drömmer om, men få förverkligar: De har tagit sitt pick och pack från Stockholms innerstad och flyttat ned till skånska Österlen och öppnat ett litet hotell.

– Det är en dröm vi haft länge, att satsa på ett gemensamt projekt när ungarna hade flugit ut, berättar han.

I februari 2013, när det fjärde barnet hade börjat på universitetet, blev den verklighet i Östangård, en tre­delad skånelänga i nyansen Bornholmsröd invid än­garna och fälten utanför fiskebyn Skillinge på Skånes sydöstra spets. Här finns sju vackert inredda rum med plats för 20 gäster, en liten presentaffär, ett kafe och en restaurang i fransk bistrostil.

Hela huset har renoverats och inretts så att det i varje del motsvarar bilden av det goda livet på landet.

– Ja, vi fick en del att bita i, konstaterar Jocke Wahlsten.

Jocke Wahlsten

Med stöd av it och rätt mix av kunskap och intressen har det funkat bra.

Jocke är CIO och har i hela sitt yrkesliv verkat i resebranschen, först inom Viking Line, sedan Braathens, Arlanda Express, Ski Star och nu senast Strömma. Carina är i grunden tandhygienist, men har också drivit en 
inredninsgsbutik på Skånegatan i Stockholm. Jocke har alltid jobbat i bakgrunden i hennes verksamheter och stått för it-stöd och ekonomi, hemsidor, bokföring och marknadsföring – det som inte syns utåt, förklarar han.

I Österlen-projektet möts deras gemensamma talanger, erfarenheter och intressen: Carinas om inredning och företagande, med Jockes om resebranschen och företagande. Jocke tycker att det finns tydliga synergier åt alla möjliga håll.

– Här har jag otrolig nytta av mina kunskaper om allt som har med boknings- och incheckningssystem att göra. Och på internet, när jag byggt sajten, har jag stor nytta av det jag vet om sökordsoptimering ...

Men kunskapsöverföringen gäller i högsta grad omvänt också.

– Att driva ett litet AB eller ett stort är inte så stor skillnad. Principerna är desamma, det enda som skiljer är egentligen mängden transaktioner, säger Jocke Wahlsten.

– Så om jag förstår hur mitt eget företag fungerar blir det lättare att stödja en stor ekonomiavdelning.

Jocke Wahlsten

En annan fördel Jocke Wahlsten ser är att han för första gången får verklig kundkontakt. När han står i receptionen, tar emot samtal, eller vid frukosten, möter han kunderna öga mot öga. En verkligt nyttig erfarenhet för den som jobbar i stabsfunktion i resebranschen.

– På mina andra jobb har ju kunden varit den interna kunden, användaren. Men här står jag inför den riktiga kunden. Det är väldigt spännande och kul med den direkta responsen över disk, men också på nätet, i kommentarerna på Trip Advisor.

Att han har kvar sitt CIO-jobb på Strömma i Stockholm är helt givet. Dels är det ett måste för att projektet ska gå ihop ekonomiskt. Dels är det något han helhjärtat vill.

–Det är ju det jag brinner för, att jobba med resor och turism, i den här rollen och att driva utvecklingen framåt. Det är så oerhört kul.

Strömma-koncernen har de senasre åren varit oerhört expansiv. Mest välbekant är företaget kanske för sina Strömma Kanal-båtar i Stockholms skärgård, men efter ett antal uppköp är verksamheten betydligt större än så. Koncernen som sysselsätter 600 personer driver idag kanalbåtar, bussbolag och skidanläggningar i hela Norden. Jocke Wahlstens uppgift som CIO är att säkerställa it-stödet. Utmaningen för dagen i det hela är att konsolidera verktygslådan.

– Vi är för små för att ha en spretig miljö. Så min roll är att vara lieman och få ner det till en gemensam portfölj inom varje verksamhetsområde. Bussbolag och båtbolag och skidbolag i alla länder ska få gemensamma system – vilket är lättare sagt än gjort. Vi tycker att vi är så lika i Norden, men det är vi inte. Allt från affärsregler, moms och redovisning, till sånt som sitter i väggarna spretar.

Ett annat stort projekt han driver är utvecklingen av ett ”chip and pin”- system för kortbetalning via mobilen för Iphone 4, kallat ISMP.

– Det är ett typexempel på ett projekt som skulle ha varit alldeles för dyrt att utveckla i varje land för sig, men som blir försvarbart för alla.

Med teknikens hjälp – och lite smart planering – kan han alltså till stora delar sköta jobbet från Skåne.

Jocke (och han är döpt till Jocke, inte Joakim, poängterar han) ser egentligen inga hinder för upplägget.

– Orsaken till att vi kunde göra det här och flytta hit är att Strömma numera är ett nordiskt bolag. Jag var säker på att det skulle funka, ingen bryr sig om geografin längre. Men det blir förstås mycket resor internt.

Jocke Wahlsten

Den första veckan varje månad är Jocke på plats i Stockholm, på huvudkontoret på Skeppsholmen. Övriga dagar jobbar han från det lilla arbetsrummet på Östangård. Det blir mycket telefon, mejl och video. Jocke ser fram emot utrullningen av fiber!
Eller så åker han över dagen till Oslo, Köpenhamn eller Helsingfors. Det är nära till Kastrup så han kan med kort varsel besöka något av de övriga nordiska kontoren.

– Och vi ser till att lägga alla fysiska möten och uppgifter som kräver min fysiska närvaro i Stockholm under första veckan i månaden, på så vis vet alla hur vi ska planera, förklarar han.

Det kan låta extraordinärt att jobba på distans från en gård på Österlen, men när man kommer in i det är det inte så stor skillnad, tycker Jocke. Arbestuppgifterna är ju desamma.

– Det skiljer sig inte så stort om jag sitter här mot om jag skulle ha suttit på min plats någon annanstans.

Som för alla som arbetar i en CIO-roll går stora delar av tiden åt till möten – med systemägare, användare ledningen och leverantörer.

– Vi har ungefär 20 systemägare inom Strömma, personer som ansvarar för ett system. En stor del av tiden kommunicerar jag med dem.

Just nu handlar det om att fånga upp deras krav och förväntningar på systemen, som grund för framtida förbättringar och förändringar .

– Vi är inne i vår analysfas nu, då vi går igenom säsongens aktiviteter och ser över vad som funkar bra respek­tive dåligt i våra system vad gäller rutiner och stöd. Vi genomför intervjuer och går igenom data i vårt BI, Qlickview. Det är en ständig dialog och möten via mejl, telefon och video. Så det glöder i kabeln här!

Den här typen av arbete görs alltid vid den här tiden på året, förklarar Jocke Wahlsten. Som alla turistföretag är Strömma ett säsongsstyrt företag, där förloppet är cykliskt och varje tid på året har sin egen agenda.

Det gäller även it-avdelningen, där det alltså är analys och kravfångst på sensommaren, följt av utveckling och förändring under hösten och 
sedan leverans och implementering på vinter och vår – med testfas i maj.

– Så det ska bara vara att trycka på knappen när det är sommar och högsäsong igen, säger Jocke Wahlsten.

Typsikt sett har han som mest att göra på Strömma när resten av verksamheten har som minst och vice versa. Så det passar bra att Östangård har högsäsong på sommaren, när CIO-jobbet är lite lugnare.

I princip alla arbetsuppgifter som nämnts kan Jocke Wahlsten utföra på distans. Vad som däremot kräver fysisk närvaro är strategimöten med lednin­gen. De förläggs därför till hans stockholmsveckor.

– Spånarmöten, där man ska stöta och blöta saker med flera personer och använda bilder och processkartor. De funkar inte så bra på distans utan kräver att alla är på plats.

Hans erfarenhet är annars att han får mer gjort nu än tidgare. Dagarna blir mer effektiva när han får sitta ostörd och jobba utan att bli avbruten av ad hoc-möten och folk som bara ”trillar förbi” och frågar saker. Men det är naturligtvis på gott och ont.

– Jag blir mer effektiv, men jag missar det informella snacket i korridoren, vid kaffemaskinen och på lunchen. Det måste jag ha klart för mig och kompensera för. Risken är ju annars att mina frågor trillar bort då jag inte är top of mind när jag inte syns.

Det gäller att göra klart för alla att han är där, även om han inte är på plats – och se till att ha regelbundna möten med alla kollegor, konstaterar Jocke Wahlsten. Han är noga med att stå i daglig förbindelse med kollegor, leverantörer och inte minst med sourcingpartnern Cygate som sköter den löpande driften på Strömma.

– Varje vecka har vi möten då vi stämmer av, planerar och resonerar. Ibland blir det oftare än så. Om vi står inför förändringar eller har drift­prob­lem hörs vi dagligen.

För att fånga upp den sociala dimensionen ser Jocke också till att varje vecka, minst, ha informella telefonmöten utan agenda, med både kollegor och leverantörer. Då talas de vid, stämmer av läget och spånar. Som en sorts telefonfikor.

Acceptansen för distansarbete idag är god. Om man jämför med för tio år sedan har tekniken verkligen gjort det möjligt att jobba effektivt även om man inte är på plats, tycker Jocke Wahlsten.

– Med den ökade bandbredden och alla verktyg för videokonferens och möjlighet att dela skärm är det sjukt smidigt idag, säger han.

Själv ser han nästan bara fördelar med upplägget, särskilt som det ger honom möjlighet att genomföra sitt drömprojekt på Östangård. Men han är medveten om att distansar­bete kan ha mindre önskvärda sidor.

– Jag har hört om dem som knappt törs gå på toaletten av rädsla för att missa ett samtal, de känner en sorts skuld och prestationshets och därför överkompenserar de genom att överleverera för att ingen ska misstänka dem för att ligga på sofflocket.

Själv har han aldrig känt så, men han har hört om det från andra.

– Jag vet ju att man med rätt planering kan leverera god kvalitet när man jobbar delvis på distans, särskilt när man som jag ändå behöver resa en hel del till Finland och Danmark.

Vad säger kollegorna då? Enligt Jocke Wahlsten har det varit lite olika bud. Till en början tyckte vissa att det var svårt att han inte var tillgänglig, men det problemet släppte snart.

– De fick kanske det intrycket när de inte såg mig på jobbet, men nu har de vant sig. Det finns till och med de som tycker att jag har blivit mer tillgänglig nu när jag sitter på min plats och inte blir indragen i möten stup i kvarten. Det är ju bara att lyfta luren i konferensrummet så är jag med, i ljud och bild om de vill!

De flesta tycker att det är kul, spännande och inspirerande att höra om hans och Carinas jobb på Östangård.

Sedan Jocke och Carina tog över ruljangsen i fjol har det inte varit många lugna stunder. De har målat, snickrat, dekorerat. Båda är händiga och intresserade av inredning och renovering. Nu börjar de bli klara.

– Hantverkare har vi tagit in för det vi måste, som el och rör, men myc­ket har vi faktiskt gjort själva.

Jocke Wahlsten

När vi möts har Jocke semester och han är i färd med att snickra en scen till ett bröllop. En vanlig dag skulle han som sagt inte varit anträffbar.

För Jocke har det en rent terapeutisk funktion att jobba med händerna. Han tror det är viktigt för att hantera resten av livet. Särskilt när man jobbar med något så abstrakt som it.

– Jag måste göra det! Det ger mental avkoppling och det är ofta när jag kopplar bort hjärnan som jag löser problem, säger han.

När han snickrar, eller när han spelar musik – Jocke spelar trummor i ett band. Då händer det något som gör att allt blir lättare.

– Om jag grubblar på ett problem så kan det ofta hända att lösningen kommer av sig själv när jag jobbar med kroppen. Jag tänker inte ens på det, men plötsligt har det löst sig!

Österlen sträcker sig från Brösarps backar och Kivik i öst till Kåseberga i väst, med större orter som Ystad och Simrishamn som fixpunkter.

Naturen, himlen, fälten och kulturen är det bästa här, tycker Jocke. Det bästa med att vara CIO är bredden på updraget och att det händer något nytt hela tiden, två dagar är aldrig lika. Roligast som värdshusvärd är kontakten med gästerna, att man får omedelbar respons, och att det är ett fysiskt jobb. Det bästa i Jockes liv är kombinationen av allt detta!

Östangård

Lång säsong, levande landsbygd

Östangård har varit pensionat sedan 1994, och Jocke och Carina är de fjärde ägarna. Att det blev just B&B på Österlen var inte helt självklart, men det finns ändå någon form av logik bakom beslutet.

Först hade Jocke och Carina ställt in siktet på Stockholms skärgård, men de kom fram till att säsongen där är för kort. På Österlen är säsongen längre – i princip kommer det turister från mars till december, även om den stora peaken är under sommarmånaderna. De hade tidigare turistat i trakten själva och var förtjusta i den.

Att valet föll på just Skillinge är för att det, förutom att det är vackert, är en aktiv ort som – till skillnad från exempelvis närliggande Brantevik – lever året runt. Här finns hamn och hamnkrog och ­teater och en aktiv företagarförening, där en stor del faktiskt är nedflyttade Stockholmare.

På sommaren är det fullt upp med kulturella evenemang, musik och konstutställningar i hela trakten. Men i Skillinge finns det grannar och vissa aktiviteter även vintertid.

– Det uppskattas framför allt av Carina som ju är ensam en vecka varje månad, säger Jocke Wahlsten.

Många som har slagit sig ned här är personer med kreativa yrken, filmare, konstnärer och arkitekter, och småskaliga entreprenörer som har flyttat hit eller till grannsamhället Östra Hoby på hel- eller deltid.

– En del jobbar här nere, andra som jag på distans. Med de it-verktyg som finns nu är det ju fullt möjligt, konstaterar Jocke.

Förutom Skillinge lockade Östangård i sig. Jocke var bekant med den tidigare ägaren från sin tid på Skistar, där de jobbade tillsammans, och han hade varit här på besök. Så när den blev till salu slog de till!

– Så det var kombon Skillinge och Östangård vi föll för. Vi flyttade hit i februari 2013, från vår lägenhet vid Mosebacke Torg. Och blev insnöade direkt! Vintrarna kan vara väldigt bistra här, ibland kommer man bara fram med bandvagn. Men i gengäld är säsongen lång, från mars till november, december. Vi har lång vår, bra sommar, en lång underbar höst – och en kort men djävulsk vinter …

Det är svårt att tänka sig idag en av de allra varmaste dagarna rekordsommaren 2014.

En sommar då det varit minst sagt fullt upp. I juli hade Jocke och Carina sammanlagt två timmar vid två tillfällen för sig själva på egen hand. Hösten är lugnare på gott och ont. Det är den bästa tiden, tycker Jocke. När havet är uppvärmt, och den värsta hettan har lagt sig.

– Förra året badade vi till slutet på oktober, säger han.

Jocke Wahlsten

Distansarbete – så gör du

Att leda på distans ställer extrema krav på tydlighet. Utan daglig kontakt är det extra viktigt att alla vet vad som gäller, anser ledarskapsexperten Mimmi Engestang:

– Avgörande är att det finns tydliga förväntningar på leveransen. A och o är att alla mål och planer, deadlines och projektplaner ska vara tydligt uttalade och kommunicerade – ned på enskild individnivå.

– Och då menar jag att de ska vara överenskomna och bekräftade, inte att de står nedskrivna i ett dokument. Det får inte råda någon tvekan om att budskapet nått fram. Om projekten börjar leva sitt eget liv kan det vara svårt att fånga upp på distans.

Även hur själva kommunikationen ska gå till måste det finnas uttalat samförstånd kring: Hur ofta ska man talas vid, i vilket syfte och via vilka kanaler? Det ska vara tydligt bestämt. Och inte bara för den närmsta månaden. Engestang förespråkar årscykler.

– Det bästa är att bryta ned kedjan så man vet vad som ska äga rum på dags-, vecko-, månads-, halvårs- och årsbasis i varje forum, säger Mimmi Engestang.

Mimmi Engestang

Så långt struktur. Men mjuka värden är också viktiga. En stor del av allt ledarskap handlar om att få medarbetare att känna sig sedda.

– Alla har ett behov av att bli uppmärksammade för sin prestation och leverans, även om behovet kan se olika ut. Som chef måste du ha koll på det för att kunna ge rätt återkoppling, vilket blir extra tufft på distans.

Viktigast här – och då har du kommit halvvägs – är att få upp frågan till ytan och prata om det.

Tänk också på att försöka kompensera för den sociala biten.

– Så tefonmötena inte bara blir avrapportering, utan att man också lyfter luren för att spåna eller fråga hur någon mår, säger Mimmi.

Om du lyckats skapa en struktur för att hantera mål, förväntningar och behovet av att bli sedd, då har du grunden på plats för att kunna leda på distans, anser Mimmi Engstang.

2004 skrev du boken ”Fri eller övergiven – att samverka och leda på distans”, som då blev årets ledarskapsbok. Vad har hänt sedan dess? 

– Verktygen har självklart blivit bättre. Tekniskt sett finns allt som behövs idag, och därmed är acceptansen större . Men de mjuka utmaningarna är desamma idag som då. Där har det inte hänt så myc­ket.