För några år sedan började skugg-it växa kraftigt på många företag. Lättillgängliga tjänster i molnet gjorde att anställda ute i verksamheten valde att själva införskaffa det som de ansåg sig behöva för att kunna sköta sitt arbete effektivt. Resultatet blev att många it-avdelningar ställdes inför en snabbväxande och svårkontrollerad flora av olika system och tjänster som inte alltid var kompatibla med redan existerande system. Dessutom innebar det sorgfria shoppandet av it att det blev svårt att garantera säkerheten och supporta användarna på ett bra sätt.

Men den skugg-it som växte fram på olika företag har också bidragit till att på ett effektivt sätt lyfta fram brister inom it-organisationer.

Steve Comstock är CIO på CBS Interactive han menar att många CIO:er har fel inställning till skugg-it. Istället för att se skugg-it som ett problem, och någonting som måste kväsas, så bör CIO:er se det som en möjlighet att studera affärens behov och undersöka hur man kan bli en partner i arbetet med att stärka affären.

- Jag brukade kalla det för mörk it. Jag såg det som det läskiga monstret som hotade min infrastruktur och sög i sig data som vi inte visste vart den tog vägen, säger Steve Comstock som medger att han också kände oro över att it-avdelningen snart skulle förlora allt inflytande.

Men skugg-it är inget nytt fenomen. Under det sena 1990-talet använde sig anställda av mejl-filter för att vidarebefordra sina företagsmejl till privata mejlkonton och sommarjobbare och inhoppare ombads ofta använda sina privata konton utan its vetskap. På dessa kunde det finnas allt från olagliga nedladdade filmer till porr och kattbilder, men vad som inte fanns var backup.

- När något gick snett ringde de upp it och frågade: ”Vad gör vi nu?”, berättar Steve Comstock.

Några år senare handlade det om trådlösa routrar som kopplades upp mot företagsnätverket utan its vetskap, ingen kryptering, ingen autorisering, bara en öppen väg in i företagsnätverket.

Men den nya typen av skugg-it är annorlunda menar Steve Comstock. Det enda en anställd behöver är att plocka fram sitt kreditkort och klicka ”ja” i användaravtalet.

- Man kan bygga ut vilken typ av SaaS-tjänst som helst hemifrån utan att någon får veta, säger han.

Det kan verka skrämmande men användarna tar till de här lösningarna för att snabbt lösa specifika problem, utan att behöva genomlida it-avdelningens långdragna processer som begränsar deras effektivitet och flexibilitet.

- De gamla typen av skugg-it var lite av ett svek, men det här är ingenting jag tar personligt, snarare ser jag det som en möjlighet som hjälper oss förändra affären, säger Steve Comstock som berättar om sitt första möte med en av affärscheferna.

- När jag frågade vilka utmaningar affärssidan hade berättade han på ett sätt jag inte kunde förstå. Vi talade inte samma språk.
Men skugg-it gör det möjligt för Steve Comstock och hans kollegor att identifiera utmaningarna genom att studera hur användarna löser olika problem.

- Jag ser skugg-it som min Rosettasten, den hjälper mig förstå vad det är användarna försöker göra, säger Steve Comstock och refererar till den stenplatta som gav 1800-talets forskare en nyckel för att tolka egyptiska hieroglyfer.

Han menar att det finns två sätt för it-avdelningen att agera när man upptäcker skugg-it: Man kan bli arg och säga att de anställda bryter mot policyn, eller man kan fråga varför de valde att gå runt it-avdelningen och på vilket sätt deras lösning hjälpt dem att stärka affären eller effektivisera sitt arbete.

Att ge användarna skäll kommer inte att leda till att de slutar söka sina egna lösningar, snarare kommer de att hitta mer sofistikerade sätt att dölja sina förehavanden, nu när de vet att it bevakar dem. Men att ställa frågor och intressera sig för vad de gör öppnar upp gör en dialog mellan it och affären menar Steve Comstock.

- Det gör att vi kan komma in med vår expertkunskap och hjälpa dem förfina sina processer, något som kan leda till att de öppnar upp och introducerar oss för andra affärspartners.

Även om det fortfarande är its jobb att säkra informationen så kan man välja hur man interagerar med användarna säger Steve Comstock.

-Vi måste jobba med it-kulturen på företagen. En kultur som bygger på rädsla och nejsägande kommer inte att ta oss någonstans. Det är något vi måste förändra.