Varje år kommer mängder av nya ledarskapsböcker som handlar om hur människor, med hjälp av några snabba, enkla knep, ska lära sig hantera stress och bli mer produktiva på jobbet.

Men författaren till boken "Hjärnsmart", civilekonomen Boel Swartling, har valt en annan väg. Hon jobbade med chefsutveckling när hon för ett par år sedan bestämde sig för att börja läsa psykologi på universitet.

- Jag kände att jag ville komplettera den kunskap jag hade om hur människor reagerade på stress och vad som driver produktivitet, berättar Boel Swartling.

Boel Swartling menar att det är först när man förstår hur hjärnan fungerar som det blir möjligt att gå till botten med den stressproblematik som många människor upplever i sin vardag. Därför ägnar hon en stor del av sin bok åt att förklara hur hjärnan fungerar när den tvingas hantera den stress och de stora informationsflöden som vi möter i det moderna arbetslivet.

- Att arbetslivet, som det ser ut idag, är ett reellt problem tror jag inte att vi behöver belägga mer. En tredjedel av alla svenskar har någon typ av sömnproblematik och om man tittar på tjänstemän så är det någonstans mellan 50-60 procent som svarar på mejl utanför arbetstid och som inte trivs speciellt bra med det, säger Boel Swartling.

Boel Swartling menar att dagens jobb ser väldigt annorlunda ut jämfört med vad de gjorde för 25 år sedan. Under det tidiga1990-talet började en omvälvande förändring av arbetsmarknaden och samhället. Den digitaliseringsprocess som fortfarande pågår tog fart, den globala konkurrensen hårdnade, processer gick allt snabbare och utbrändhetssiffrorna slog i taket.

Enligt Boel Swartling är människan väldigt anpassningsbar. Hennes intelligens och möjlighet att hantera information ökar för varje generation som går. Men den utveckling av arbetsmarknaden som skett under de senaste decennierna har helt enkelt gått för snabbt för att våra hjärnor ska hänga med.

- På bara 20-25 år har allt förändrats, arbetsinnehållet, arbetssituationen och arbetsklimatet. I den här förändringen hinner vi knappt med att leverera, än mindre hinner vi hitta ett förhållningssätt eller strategier för hur vi ska förhålla oss till den nya situationen, säger Boel Swartling som menar att det kan dröja 10-15 år innan den typen av kunskap och strategier finns ute på arbetsmarknaden.
 
Varför är det viktigt att förstå sin hjärna för att hantera stress och bli mer produktiv?

- För det första tror jag att det är få människor som reflekterar över att det är hjärnan som tar oss genom arbetsdagen. Det innebär att det är våra sinnen och vår hjärna som jobbar, och de är en del av kroppen. Hjärnan blir också trött, den behöver vila och den behöver påfyllnad av näring.

- Hade vi belastat våra ben istället genom att till exempel springa ett maratonlopp hade vi tänkt: ”nu ska jag nog inte spring mer, nu måste jag vila”. Men så hanterar vi inte hjärnan. Överbelastning i hjärnan visar sig inte på samma sätt som överbelastning i muskeln, det visar sig i stressproblematik, exempelvis förvirring, koncentrationssvårigheter, minnesproblem och sömnproblematik. Men vi tar inte de här symptomen på allvar.
 
Alla kan ha intensiva arbetsperioder men de verkliga problemen uppstår när man har mycket hela tiden säger Boel Swartling.

- Har man i längden inte tillräckligt mycket tid för återhämtning går det ut över våra mentala prestationsförmåga. Vi får svårigheter med koncentration, minne och fokus och då blir det ännu svårare att leverera och ännu svårare att ta en time out. Då förlorar man kontrollen allt mer, och till slut blir man utbränd.

Känslan av kontroll är viktig för att vi ska klara av att hantera press. Om man känner att man kontrollerar en situation klarar man betydligt mer stress, man blir också mer motiverad säger Boel Swartling som menar att ett sätt att
skaffa sig kontroll är att vara klar över sina mål och prioriteringar.

- Sitter man i ett flöde av information är det väldigt viktigt att man vet vilken information man ska ta till sig och vilken man ska avstå ifrån. Är man klar över sina mål och sina prioriteringar är det oerhört mycket enklare att sålla, för att på så sätt skaffa sig kontroll.

Även yttre faktorer som beslutsmakt över sitt ansvarsområde eller att man har tillräcklig budget för att utföra det man ska göra bidrar till känslan av kontroll. Men det man själv kan påverka är det som handlar om att ha koll på sina arbetsuppgifter och sin prioriteringsordning säger Boel Swartling.

- Om man inte kan avgränsa sina arbetsuppgifter och prioritera blir det väldigt svårt att vara effektiv och känna att man har kontroll.

Undertiteln på Boel Swartlings bok är: ”din guide till ett lugnare och lyckligare (arbets)liv”. För att hjälpa läsarna att nå dit ägnas de sista kapitlen i boken åt en rad handfasta tips om hur man hanterar avbrott, möten och information men också hur man är en bra ”egen-chef”, hur man minskar sin arbetsbelastning och hur man hanterar sociala relationer.
 
Vad innebär det att vara en bra egen-chef?

- Det innebär att man ska vara snäll mot sig själv och vara lyhörd inför sina behov, men också att man ska avgränsa arbetsbeskrivningen, sätta mål och jobba med struktur och prioritering.

- Man ska tänka på hur en bra chef behandlar sina anställda och sedan behandla sig själv på det viset. En bra chef är peppande, han eller hon har ansvar för att lägga upp både sitt eget arbete och andras. Det är ett jobb som tar tid och man måste avsätta tid för det. Gör man inte det tappar man ofrånkomligen kontrollen. Då jobbar man mer ad hoc-artat, man gör det som kommer till en snarare än det som står i ens arbetsbeskrivning.
 
Många har skrivit om hur man ska hantera avbrott i arbetet, men du skriver om ”interna avbrott” vad menar du med det?

- Vissa saker gör hjärnan automatiskt. Det är sådant som är inlärt och som vi redan kan om världen. Det tar lite energi och därför är det bekvämt för hjärnan att syssla med det i det undermedvetna. Det handlar vanligtvis om sådant som rör oss själva, våra göromål, problem, kreativa utmaningar och sådant som är oavslutat. Det bearbetas i det undermedvetna men när hjärnan är klar med det, eller om den uppfattar något som kan associeras till det, bollas det upp till det medvetna. De här ”uppbollningarna” blir ”interna avbrott” och ju mer man har att tänka på, ju fler blir de.

- För att slippa de här avbrotten och tömma hjärnan kan man skriva ner sina tankar och ha ett system för att hantera dem. Då kan hjärnan släppa dem.

För att minska sin arbetsbelastning måste man lära sig sätta gränser, hur gör man det på bästa sätt?

-Gränssättning är ju jättejobbigt för många människor. Vi svenskar är ganska försiktiga, vi värderar den sociala harmonin väldigt högt och tar ogärna konflikter. Men jag tänker att det är en sak man kan lära sig och då handlar det om att sätta gränser i tid, på ett vänligt, trevligt sätt.

- Klarar man inte att sätta den här gränsen kommer man att bli irriterad. Kanske leder det till att man gör något man egentligen inte vill göra och det leder till irritation och frustration som tar en massa energi. Det blir dessutom mycket svårare att sätta en gräns på ett trevligt sätt när man väl är arg och irriterad.

Du skriver också att man ska ta hand om sociala relationer, vad menar du med det?

- Många av de här förändringarna som skett i arbetslivet har lett till en större rörlighet. Man är kortare på jobb, man jobbar mer med inhyrd personal, det är fler personer som jobbar som konsulter och man arbetar mer i korta projekt.
Det gör dels att vi måste förhålla oss till nya människor hela tiden, och dels att social kompetens skattas mycket högre vid till exempel rekrytering.

- Men jag tror att det är viktigt att man reflektera över hur mycket tid man vill lägga på sociala relationer, och på vilka relationer. För några år sedan var det en hajp av att alla skulle networka, ibland helt planlöst. Det tror jag inte på. Det handlar ju om att hålla sig attraktiv på arbetsmarknaden och då är det viktigt att man funderar på var man lägger energin. Det kanske är mer värt att äta en lunch i veckan, än att springa på en massa events, säger Boel Swartling.

"Hjärnsmart, din guide till ett lugnare och lyckligare (arbets)liv" ges ut av Ekerlids förlag.