Ingrid Bilkenroth arbetar som produktägare med agil kravhantering på ReQtest, ett verktyg för stöd inom test- och kravhantering. Hon är en varm förespråkare för agilt förvaltningsarbete som hon också föreläser om.

-Det talas mycket om agil systemutveckling, ofta tänker man då på nyutveckling, men den agila modellen används även med fördel i förvaltningsarbete, säger Ingrid Bilkenroth.

-De flesta som jobbar med utveckling sitter inte på Mojang och håller på med nyutveckling. Vi jobbar med helt vanliga it-system som ska stötta verksamhetens processer. Det är relativt få som börjar från scratch.

Att en produkt lanserats betyder inte att den är färdig. I de flesta fall fortsätter man att bygga på med nya funktioner och det är där den agila principerna kommer in menar Ingrid Bilkenroth.

-Precis som vid nyutveckling bygger det väldigt mycket på samarbete och att det som man gör färdigt under en sprint verkligen fungerar. På ReQuest gör vi hellre pyttesmå funktioner och ändringar som fungerar, än stora som inte funkar. Vi bryter ner kraven tills vi har hanterbara bitar som kan utvecklas under en kort period, och vi fokuserar väldigt mycket på kvalitet.

Vad är det som gör att inte alla jobbar agilt i förvaltningsprocesser?
-Jag tror att det är gammal vana till viss del. En del känner att det är tryggt att jobba med den förvaltningsplan som man brukar ha. Men jag skulle säga att det är en falsk trygghet, för man vet aldrig vad som väntar runt hörnet.

-Dessutom så finns det ju en motsvarighet till förvaltningsplan när man jobbar agilt, en road map, och den arbetar man med hela tiden. I takt med att man får feed back från kunder och möter nya krav förändras en road map.

- För mig skulle det inte funka att göra en plan i december som man sedan ska följa nästa år. Då anpassar man sig för mycket till planen och för lite till verkligheten. När man arbetar agilt anpassar man sig istället efter den förändring som sker.

 Vad ska man tänka på om man vill jobba mer agilt i ett förvaltningsobjekt?
- Det krävs en transformering av verksamhetens synsätt. Hur den ska se ut beror lite på inom vilken typ av verksamhet man arbetar. Men man måste fatta ett beslut om att man ska köra agilt och då är det vissa saker som kommer att kännas ovana om man är van vid att ha en förvaltningsplan, exempelvis att man istället ser på krav som en färskvara.

- Man måste också fundera över om saker måste fungera ihop med andra system, man kan ju vara låst kring befintliga system, kring kompetens, resurser eller leveransnivåer man kommit överens om. När man jobbar inom förvaltning har man också ett stort antal icke-funktionella krav som man redan byggt in i systemet att ta hänsyn till. Det är lätt hänt att man tappar bort dem och i så fall kanske man missar att definiera dem för att man tror att de är självklara för alla. En sådan miss kan bli mycket dyr.

Ingrid Bilkenroths råd till den som vill arbeta agilt i förvaltning
 

*Red ut förväntningar kring vad som ska göras. Var överens om resurser/kostnad, tid, omfattning. Förhandla om allt utom kvalitet, det ni bygger ska fungera.
*Krav är färskvara så detaljera inte för tidigt. Icke-funktionella krav undantaget, de behöver ni ha på plats tidigt.
*Hitta balans mellan att bygga ny funktionalitet, förbättringar och buggfixar (alla buggar ska inte lagas).
*Lyssna på användarna och få in feed-back tidigt. De kanske vill vara med och betatesta nya funktioner?
*Ni kan inte göra allt, säg nej till krav som inte stämmer med visionen för förvaltningsobjektet.
*Ha koll på beroenden och begränsningar både vad gäller system, människor och tid.
*Arbeta systematiskt. Ett verktyg underlättar. Hjälper till att ni gör rätt krav i rätt ordning och med rätt kvalitet. Undvik tråkiga överraskningar genom att ha koll på läget. Testa tidigt och ha koll på felrapporter.
*Transparens och kommunikation är viktigt. Visualisera och ge åtkomst till alla, här kan en elektronisk planeringstavla (agil tavla/scrum board) göra underverk. Bjud gärna i beställaren/leverantören i verktyget, då kan de hänga med.