– Det är faktiskt roligare att gå till jobbet nu. Jag tycker det är väldigt trevligt att vara här!

Det säger Skanskas nordiska CIO Eva Harström. Hon har tagit emot oss vid den öppna receptionsdisken och vi har slagit oss ned i det intilliggande kaféet. Vi befinner oss på Skanskas nya globala huvudkontor, på västra Kungsholmen i Stockholm. I januari 2014 flyttade 1 100 medarbetare hit från det förra kontoret i Solna.

– Det är en spännande ny stadsdel som fortsätter att utvecklas!

Skanska, Entre Lindhagen

Eva Harström berättar att huset är en ”egenproduktion” där man i varje detalj har bemödat sig om att skapa ett attraktivt framtidskontor. Det är öppet och luftigt, modernt på ett organiskt sätt, med mjuka trämöbler, en enorm växtvägg och textilier i klara färger. Bland finesserna finns en idrottshall och hörsal, restaurang, kafé, bilpool, cykelrum och till och med bikupor på taket. Och – sist men inte minst – självklart en rad väl genomtänkta it-lösningar för att kunna jobba maximalt flexibelt, något Eva Harström är extra stolt över.

– Jag tror aldrig att jag har fått så mycket positiv återkoppling som it-person som vid flytten hit till det nya kontoret. Allt fungerade dag ett!

Skanska, Entre Lindhagen
Ljust och fräscht: Den öppna recptionsdisken och ljusgården på Skanskas nybyggda huvudkontor.

Det Skanska, liksom många andra företag just nu, har satsat på är en så kallad aktivitetsbaserad arbetsmiljö, med gemensamma arbetsytor snarare än fasta arbetsplatser.

Tanken är att stödja ett arbetssätt där man i högre grad jobbar i tillfälliga grupperingar och projekt och där man väljer arbetsplats utifrån vilket arbete man ska utföra. Som byggföretag har Skanska tagit steget längre och mer genomtänkt än de flesta

– På Skanska finns oerhört mycket kunskap, och vår framgång ligger i samverkan mellan människor inom olika kunskapsområden. Därför ville vi underlätta för människor att träffas och samarbeta både planerat och spontant, berättar Eva Harström.

På det gamla kontoret i Solna satt varje enhet för sig, ofta på olika våningsplan. Alla hade skrivbord, men dessa stod ofta tomma. Samtidigt saknades det konferensrum, och de som fanns var inte fullt utrustade.

– Det var också jättefint. Men det var byggt för ett traditionellt sätt att jobba, berättar Eva Harström.

Det nybyggda huset skulle bli något helt annat, ett flaggskeppskontor anpassat till ett modernt arbetssätt.

– Vi ville skapa det vi kallar ”One Skanska”. Det låter kanske lite klyschigt, men genom att öppna upp och se till att olika enheter träffas vill vi underlätta nya arbetssätt och förbättra möjligheterna till samarbete.

Eva Harström berättar att Skanska brukar jämföra det nya kontoret med sina byggarbetsplatser.

– Där har vi ju inte heller eget skrivbord. Att bygga är per definition aktivitetsbaserat, säger hon.

I båda fallen ställs också höga krav på mobil, lättanvänd it.

– När man inte har ett eget skrivbord kan man inte bära med sig så mycket, och man har ingen bokhylla för pärmar, så då blir det ännu viktigare att ha åtkomst till våra system, det är ju där informationen finns. 

Med i samtalet från start

När flyttåget gick i januari 2014 hade planeringen pågått i flera år. It-avdelningen var med från start i diskussionerna, vilket enligt Eva Harström har varit en viktigt framgångsfaktor.

– It kopplas ofta in sent, när det mesta är bestämt. Men här var vi med från första början, berättar hon.

Att bestämma vilka lösningar som behövdes tog minst ett år. Ambitionen var att skapa en mix av ”cutting edge” och beprövad teknik.

– Vi är ju inte Google. Vi är ett traditionellt och lite konservativt bygg­bolag, konstaterar Eva Harström.

– Vi kunde inte laborera för myc­ket, det var väldigt viktigt att allt fungerade från start, säger Marcus Nilsson som har anslutit vid vårt bord.

Han är gruppchef för området Workplace, och har som sådan tagit fram många av de it-lösningar som ska stödja det nya arbetssättet.

Eva Harström & Marcus Nilsson, Skanska
Skanskas CIO Eva Harström och Marcus Nilsson, gruppchef Workplace.
Det är mycket att tänka på för att medarbetarna ska kunna jobba aktivitetsbaserat. Först och främst måste all dokumentation, exempelvis ritningar och projektdokument, vara digitaliserad och åtkomlig för alla som behöver nå den. Man måste kunna samarbeta kring och dela dokument. Och så måste det vara möjligt att koppla upp sig med hjälp av olika enheter där man befinner sig.

Flexibla arbetsplatser

Den arbetsutrustning medarbetarna på huvudkontoret erbjuds idag är standardiserade laptops, smartphones och Ipad. Datorerna kopplas upp mot skärmar på skrivbord eller i mötesrum via enkla anslutningar.

– Vi har försökt hitta en lösning som är så generell att den kan leva flera år framöver. Därför använder vi en usb-lösning och Displayport till skärmarna på våra arbetsplatser. Vi har undvikit en dockningslösning eftersom vi skulle bli tvungna att byta ut dockorna med jämna mellanrum när nya pc-modeller kommer, förklarar Marcus Nilsson.

Vi reser oss från kaféstolarna. Det är dags att ta en titt på resten av huset. Vi går förbi receptionen in i byggnaden och tar hissen upp en våning. De knallorangea golven leder oss in i en öppen kontorsyta som är inredd för olika sorters aktivitet. Här finns ett avlångt mötesbord där sex eller åtta personer kan slå sig ned vid en skärm för ett spontant möte. För den som vill jobba ostört finns gröna vadderade kuber utplacerade, och den som vill ha ett informellt samtal kan slå sig ned i någon av soffgrupperna.

– Vi har valt att ha fem till sju typer av arbetsplatser. Beroende på vad du ska arbeta med bestämmer du var du ska sitta, förklarar Eva Harström.

Ingen har eget skrivbord, inte ens koncernchefen, berättar hon. Det är bara på ett plan som vissa ytor, på grund av börsregler, är låsta i bokslutstider. I övrigt är det fritt fram.

Alla medarbetare har en hemmazon där de har ett eget skåp. De om jobbar med it har till exempel sin zon och sina skåp på åttonde våningen.

– Det betyder inte att vi måste sitta där och jobba, men om det finns en lämplig plats ledig, kanske man ofta väljer att sitta där, fortsätter hon.

För den som vill jobba helt ostört finns flera små drop-in-rum och ett så kallat greenroom där man måste ha telefonen i ljudlöst läge. Men föredrar du att jobba från soffan nere i kaféet så fungerar det också.

Eller här i medarbetarloungen. Vi har kommit in i ett stort rum med mjuk belysning, ljust golv, gröna växter och tavlor på väggarna.

– Inspiration är hämtad från en liknande lokal i FN-byggnaden, berättar Eva Harström, som säger att loungen är en viktig mötesplats där alla ska känna sig välkomna. 

Mötesrum för alla behov

Om mötesrum var en bristvara i Solna, finns de desto fler här. Det finns små informella rum med två fåtöljer och ett bord, det finns ”Lync-kiosker” där man kan sitta upp till tre personer och ha ett virtuellt möte, det finns en hörsal med surroundljud och visualiseringsmöjligheter och mer ordinära konferensrum i olika storlekar.

Det är mycket att hålla reda på, men vid varje hiss, och på flera andra ställen, finns digitala kartor, som visar våningsplanen och var alla rum och konferensrum ligger.

Vi har gått in i ett av dem och Eva har pluggat in sin laptop för att visa hur man kan förboka lokaler via Outlook – om man inte gör det direkt på plats via en bokningsplatta .

– En regel vi har är att man måste bekräfta sin bokning inom 15 minuter, annars avbokas den. Det var något alla var tvungna att lära sig när vi flyttade hit, och nu sitter det. Det är en väldigt bra regel, eftersom den innebär att det inte är en massa rum som står tomma, säger Marcus Nilsson.

Han berättar att man ganska nyligen infört en plugin i Outlook som gör det möjligt att söka rum baserat på vilken utrustning man behöver.

– Den fick vi utveckla själva. Nu ska vi uppdatera den med en funktion som gör att man kan se i vilka rum belysningen är tänd. Vissa rum är inte bokningsbara, men om man kan se i telefonen vilka som har ljuset tänt kan man utgå från att de är upptagna och välja ett annat, säger han.

Smarta tavlor och dosor

Många av konferensrummen har avancerad utrustning för allsköns arbete och samarbete – projektor och högtalartelefon, ”clickshare” och sketchup-tavlor. Allt styrt och hopkopplat via en kontrollpanel.

På sketchup-tavlorna kan man skriva och rita bilder som kan sparas ner digitalt. Clickshare är en usb-dosa med en knapp som kan kopplas trådlöst till en projektor från flera bärbara datorer samtidigt.

– Så det är enkelt att växla mellan presentatörer, och mötet blir mer interaktivt, tycker Eva Harström.

– När alla har var sin clickshare kan den som vill visa något bara trycka på sin knapp så byts bilden. Man kan enkelt bolla fram och tillbaka och alla kan visa sina bilder. Det ökar samarbetet och gör att alla blir mer delaktiga, fortsätter hon.

För den som har en Iphone eller Ipad och därmed saknar usb-kontakt finns en clickshare-app att ladda ner, berättar Marcus Nilsson som tror att den snart kommer att bli standard för alla som använder clickshare. 

Möter världen via Lync

Skanska är ett globalt företag, och i byggprojekten är det viktigt att kunna samarbeta med medarbetare som inte befinner sig just i samma rum eller på kontoret. En stor del av kommunikationen sköts därför med Microsofts samarbetsverktyg Lync. Det används för att chatta, dela material eller hålla videokonferenser.

Innan man flyttade till det nya kontoret utbildade it-enheten 400 medarbetare i Lync, och Marcus Nilsson säger att det har landat bra.

– Vi har tittat på statistik över Lync-användandet och det har ökat med 300 procent sen vi flyttade in här.

Att hantera all radiotrafik i de små rummen har varit en stor teknisk utmaning, berättar Marcus Nilsson.

– Det handlar om sketchup-tavlan och clickshare; sen har vi en Lync-lösning i rummen, och allas mobil­telefoner och bärbara datorer – det kan vara uppåt tio samtidigt – och allt detta ska komma åt nätet trådlöst ...

För att lösa problemet har man satt olika lösningar på olika radioband samt infört prioritering av datatrafik i det trådlösa nätet.

– Det är en sådan sak som visade sig vara mer komplicerad än vi hade tänkt oss. Men med envishet och samlad kunskap går allt att lösa.

För den som jobbat på ett traditionellt kontor är det en stor omställning att komma till ett aktivitetsbaserat. Självklart finns de som tycker att det är knepigt och kanske aldrig vänjer sig, men Eva Harström och Marcus Nilsson säger att de flesta har varit väldigt positiva.

– Vårt trick har varit att göra kontoret så attraktivt som möjligt. Vissa är skeptiska, men när de väl kommer hit och ser hur bra det är anpassar de sig snabbt, säger Marcus Nilsson.

Utökar lokal support

En annan viktig pusselbit för att få omställningen att fungera är satsningen på utökad lokal it-support.

– Det känns nästan som att vi gått baklänges. Många andra skickar sin servicedesk till Indien, men vi har flyttat fram supportfunktionerna på plats här i Stockholm, Helsingfors och i Oslo, så att de kommer närmre användarna, berättar Eva Harström.

Bland annat har man infört en fysisk servicepoint i medarbetarloungen där medarbetarna kan få hjälp med sina it-problem direkt.

– Vi vill att medarbetarna ska känna att de får stöd och att kontoret verkligen fungerar. Man kan inte göra människor helt beroende av it, och sedan säga att de ska registrera ett ärende och vänta om de får problem, konstaterar Eva Harström.

Marcus Nilsson berättar att man också har utbildat Skanskas fastighetspartner i konferensrumslösningarna så att de kan stötta användarna. 

Lämnar papperskulturen

Arkitektur och it-stöd är en sida av saken. Att lämna papperskulturen en annan. Byggbranchen är dokumentintensiv – i källaren i Solna hade Skanska kilometervis med pappersdokument. Inför flytten gjorde en jätterensning där mycket slängdes och annat arkiverades, fortfarande i pappersform men med en molnapplikation där man kan söka på innehåll. Delar av arkivet digitaliserades.

– Det här var något vi var tvungna att göra för att bli mer mobila och papperssnåla, säger Eva Harström.

Marcus Nilsson förväntade sig att folk skulle börja samla på sig papper även här, men än har det inte hänt. Eva Harström tror att det bland annat kan bero på att man har gjort det enklare att arkivera mate­rial genom en bättre skanningsfunktion på företagets multimaskiner.

– Förr var det krångligt. Skannade dokument hamnade i mappar med konstiga filnamn. Nu är det enkelt att arkivera sina dokument digitalt. Vi använder också våra id-brickor för att styra utskrifter och skanning.

Den ökade användningen av samarbetsplattformar, som gör att folk slipper skriva ut, har också minskat pappersanvändningen.

– Och så utbildar vi alla i att använda digitala anteckningsböcker, säger Eva Harström.

Vid flytten från Solna gjorde man sig inte bara av med papper, utan även med alla stationära datorer, något som först väckte motstånd bland de medarbetare som behövde myc­ket datakraft för att göra tunga beräkningar i i exempelvis cad/cam.

– Folk sa ”vi kommer aldrig att kunna jobba aktivitetsbaserat, för vi måste ha våra jättekraftiga stationära datorer”, berättar Eva Harström.

Så hur löste ni det?

– Lösningen blev ett erbjuda dem starka bärbara datorer eller VDI:er, virtuella desktops där datakraften fanns i datacentret. Det har fungerat bra, berättar Marcus Nilsson.

Skanska, Entre Lindhagen

De stora lösningarna är på plats. Men arbetet är långt ifrån över. Det pågår ett kontinuerligt förändringsarbete för att optimera funktionerna.

– Det är som med varje förändrin­g. Därför har vi från it-håll varit envisa med att hela tiden gå till botten med det som inte fungerar och försöka lösa det, säger Eva Harström.

Skanskas mål har varit att skapa bättre förutsättningar för samarbete för sina medarbetare. Men visst finns även andra sidor av myntet.

– Vi är också ett fastighetsutvecklingsbolag. Så vi ville ha ett huvudkontor som fungerar som showcase, så vi kan visa våra kunder hur ett inspirerande och smart kontor kan se ut, säger Eva Harström.

Viktig är också miljöaspekten, och kontoret är certifierat enligt miljöcertifieringen LEED:s högsta nivå, platina, bland annat på grund av den aktivitetsbaserade lösningen.

– Så ABW är en naturlig del av vår företagsprofil. Vi vill bidra till ett hållbart samhälle, säger Eva.

Hon har koll på kontorsmodet

Christina Bodin Danielsson
Christina Bodin Danielsson är arkitekt på Brunnberg & Forshed och forskar på kontorsmiljö vid Stockholms universitet och KTH. Foto: Kinnarp

Kontor se ut på olika sätt. Det finns en rad faktorer som avgör vad som är bra.

– Det beror på vad man har för utgångspunkt, om man tittar på varumärkesbygge, yteffektivitet, flexibilitet, eller utifrån ett hälso- och produktivitetsperspektiv. Det beror också på verksamheten, säger arkitekten Christina Bodin Danielsson som forskar på kontorsmiljö vid Stressforskningsinstitutet, Stockholms Universitet och Arkitekturskolan, KTH, och skrivit boken ”Ett bra kontor”.

De senaste åren har det varit inne med aktivitetsbaserade kontor (ABW – activity-based workplace) eller flexkontor med många samarbetsytor istället för fasta arbetsplatser. De funkar bra om målet är just att öka samarbetet, menar hon.

– Om man vill att folk ska samarbeta är det viktigt att kontoret möjliggör det, både fysiskt, tekniskt och arbetsorganisatoriskt, konstaterar hon.

– Det kan också vara en bra lösning om man vill ge folk överblick och öka flexibiliteten.

Men det är inte alla verk­samheter de passar i.

Om medarbetarna behöver specialutrustning eller stora uppläggningsytor är det ofta en dålig idé. Och på arbetsplatser där vissa medarbetare behöver tillgång till hög beräkningskapacitet kan det också vara besvärligt. Att lägga in tunga program på alla arbetsstationer är sällan ekonomiskt försvarbart.

Christina Bodin Danielsson har också besökt många flexkontor där man inte helt mött verksamhetens behov.

– Ofta satsar man på en standardiserad arbetsutrustning, istället för att vara lyhörd för medarbetarnas behov. Det har att göra med sådant som kostnad och komplexitet, men för att ett aktivitetsbaserat kontor ska fungera effektivt kan det krävas större variation ifall människors arbete kräver det – annars flyttar inte folk på sig.

Aktivitetsbaserade kontor infördes redan på 80-talet, men slog aldrig igenom brett. Or­saken till att de blivit populära igen är att den digitala tekniken har gjort de anställda mer mobila. Samtidigt har lokalkost­naderna skjutit i höjden, och många ser flexkontoren som ett sätt att minska kontorsytan, och därmed kostnaden.

– Men det är inte säkert att det blir så billigt, säger Christina Bodin Danielsson.

En populär kontorstrend just nu är att kombinera de ak­tivitetsbaserade kontoren med andra kontorsmodeller.

– Det kan berika många kontorstyper eftersom det finns mycket att lära av tänket, säger Christina Bodin Danielsson.

En mildare variant av det aktivitetsbaserade kontoret är kombikontoret. Där har med­arbetarna egna arbetsstationer samtidigt som en stor del av dagen ägnas åt samarbeten i gemensamma ytor. Nackdelen är att det är utrymmeskrävande och därmed dyrt. En annan modell är projektkontoret, där de som ingår i långa projekt får flytta in i rum där alla behov tillgodoses under projekttiden.

Hur populär en kontorslösning är beror på faktorer som konjunktur, forskning, trender och hur företaget vill uppfattas.

– Kontoret är varumärkesbyggande, en fysisk manifestation som visar vad man vill vara. Nu vill många ha aktivitetsbaserade kontor för att det är 
modernt att vara flexibel – det ingår en image-faktor i det.

Ett koncept med mindre gott rykte är det klassiska kontorslandskapet. Kontorslandskap har funnits sedan 1900-talets början, men det slog igenom stort när kvinnorna klev in på arbetsmarknaden under mellan- och efterkrigstiden.

– Då fanns en översynsman som övervakade arbetet från sitt glaskontor. Men han flyttades ofta ut till de andra under 60-talet när man ville demo­kratisera kontoren, berättar Christina Bodin Danielsson.

Kontorslandskapen är relativt billiga eftersom många sitter på en begränsad yta, och det gjorde att de blev populära efter den ekonomiska krisen i början på 90-talet. Även här talas det om öppenhet och kortare beslutsvägar – men Christina Bodin Danielsson ser många nackdelar med modellen.

– Forskning visar entydigt att de är den kontorstyp som har sämst inverkan på människors hälsa. Det kan man se om man tittar på sjukfrånvarotal.

Koncentrationsförmågan är bättre om man får möjlighet till lugn och ro, och därför är cellkontoren i viss mån på väg tillbaka, om än i ny tappning.

– Många arbeten i kunskapssamhället bygger inte på samarbete hela tiden. Det man behöver är att vara själv och koncentrera sig.

Men enligt Christina Bodin Danielsson finns en kontorstyp som är ännu värre än kontorslandskapet – en undergrupp till flexkontoren som kallas för hot desking. Då har man inget eget skrivbord, men inte heller de samarbetsytor och öar som flexikontoren har.

– Det är ett riktigt dåligt koncept, sämre än något annat när det gäller välbefinnande.

Innan man bygger ett kontor måste man förbereda sig och bestämma hur man vill jobba.

– Man måste veta vad man vill innan man vänder sig till ett arkitektkontor eller ett fastighetsbolag, annars är risken stor att man motas in en i en lösning som passar det företaget, snarare än ditt företag.

– Slutligen måste man ha ett långsiktigt perspektiv när man planerar en ny kontorsmiljö, och då ingår frågor som med­arbetarnas hälsa och sjuk­frånvaro, poängterar hon.