Osby kommun hårdsatsar på verksamhetsstyrd it

När konsulten Lars Hornborg kom in som tillförordnad it-chef i Osby kommun i norra Skåne blev hans uppgift att leda omställningen till det kommunen kallade ”verksamhetsstyrd it”. Från och med nu var det verksamheterna som skulle tala om för it vad man ville ha och behövde, istället för tvärtom.

Förändringsprocessen ställde krav på både it och verksamhet: på större öppenhet och lyhördhet från it, samtidigt som de olika verksamheterna behövde bli bättre på att ta ansvar och uttrycka sina behov.

– Vi inrättade ett antal besluts- och samrådsorgan där it och verksamheterna kan träffas. Tanken är att verksamheterna ska ha inflytande hela vägen upp på strategisk nivå, och ner i de operativa delarna, berättar Lars Hornborg.

Lars Hornborg har lett omställningen till verksamhetsstyd it i Osby kommun.

Cheferna för de olika verksamheterna deltar i ett strategiskt it-råd där de är med och sätter upp riktlinjer på övergripande nivå. På användarnivå finns det användarråd där it samarbetar med användare i olika delar av verksamheten för att ta fram riktlinjer för hur man gör beställningar och vilken typ av sortiment it ska ha för olika verksamheter.

Och än så länge har samarbetet i beslutsorganen gått väldigt bra, säger Lars Hornborg.

– Vi har kommit långt när det gäller att skapa en begriplig transparens för att verksamheterna ska kunna se vad saker och ting kostar. Nu håller vi på att skaffa de stödsystem som behövs för att alla som är behöriga ska kunna göra beställningar och få en översikt över vilken it man förbrukar, säger han.

Han räknar med att de flesta rutiner ska finnas på plats vid halvårsskiftet. Från och med nästa kalenderår ställs hela den ekonomiska modellen för it-debitering om för att passa det nya sättet att jobba med tjänstifierade it-leveranser.

– Allt ska finnas som beställbara tjänster som levereras av it. Vi håller på att utarbeta en tjänstekatalog, och gör det därmed möjligt att erbjuda it på kran, så att verksamheterna kan få den blandning av tjänster som de faktiskt vill ha och behöver. För både it och verksamheterna innebär det att man måste justera budgetar och hitta en bra betalningsmodell som fungerar när it äger alla prylar och hyr ut dem till verksamheterna, säger han.

Förhoppningen är att de totala it-kostnaderna kommer att sjunka, när verksamheterna har större möjlighet att påverka sina egna kostnader.

Satsar på e-tjänster

Något man kommer att lägga mycket kraft på i Osby det kommande året är e-tjänster. It-avdelningen har tillsatt en särskild arbetsgrupp som ska fokusera på e-tjänsteutveckling, men exakt vilka tjänster man ska ta fram vet man inte än, säger Lars Hornborg.

– Återigen handlar det om de olika verksamheterna och vad de behöver. E-tjänster är ju något som i allra högsta grad angår verksamheterna och de medborgare som de betjänar, och därför är det viktigt att det är de som äger frågan. Vi gör vad vi kan för att stötta med tekniska implementeringar och kopplingar till de interna verksamhetssystemen, säger han.

Osby kommun har nyligen rekryterat en ordinarie it-chef, som ska tillträda sin tjänst i maj. Lars Hornborg kommer att fortsätta arbeta som konsult med fokus på organisation, ledarskap och förändringsprocesser.

– Jag tycker det har varit väldigt kul att vara med med i den här processen, ifrågasätta gamla idéer om hur det måste vara och skapa en vi-känsla som kan ersätta ”vi och dom”-tänket. När man får människor att jobba mot samma mål ser man att det finns en glädje och ett förtroende i ögonen på medarbetarna. Det ger mig stor arbetsglädje, säger Lars Hornborg.