Så blev Fastighetsverket första myndigheten i molnet

2012 stod Statens fastighetsverk, FSV, i ett vägskäl. E-postlösningen, öppenkällkodsprogrammet Scalix, hade gjort sitt.

– Det hade slutat komma uppdateringar, vilket gjorde det allt svårare att möta moderna systemkrav, säger Susanne Walldén, som är it-chef på Fastighetsverket .

Att ersättningen skulle bli en molnlösning var dock inte vad hon hade tänkt sig. Susanne Walldén, som har sin bakgrund inom försvaret kände sig tveksam till säkerhetsaspekten.

– Jag var osäker, men min dåvarande chef var tekniskt nytänkande och ville gärna utvärdera molnalternativet vid sidan av andra lösningar.

Och så blev det. Men för att vara på den säkra sidan lades mycket krut på upphandling och kravställning.

– Vi genomförde en offentlig upphandling där vi ställde höga krav.

Efter noggrannt övervägande föll valet på Office 365 från Microsoft.

– Och därmed blev vi den första svenska myndigheten i molnet.

Läs mer: Upphandlingen där SFV valde Office 365

– I första rundan tittade vi på kostnader, och när det visade sig att moln­­alternativet var 40 procent billigare än egen drift valde vi att gå vidare.

När det visade sig att molnet var 40 procent billigare än egen drift valde vi att gå vidare

I andra vändan utvärderades funktioner, säkerhetsaspekter och möjligheter att efterleva lagar och regler.

– Ett krav var att vi inte ville lagra lösenord i molnet, ett annat att vi måste kunna hantera personuppgifter enligt Pul och att informationen skulle ligga på servrar inom EU.

Office 365 klarade sig genom nålsögat, men vissa anpassningar har man fått göra i efterhand.

– För personuppgifter har Microsoft ett bra avtal som ser till att vi alltid vet var vår information finns lagrad och vad den används till, den får inte skickas vidare eller användas i reklamsyften. Vi har stängt av Yammer, för att de servrarna står i USA. Och för lösenorden har vi en speciallösning, ADFS, där 365 kopplar upp sig och frågar våra servrar efter be­hörighet när någon loggar in.

Att kravställa tjänsten och förstå exakt vad man fick för pengarna var inte helt oproblematiskt.

– Att jämföra för- och nackdelar mellan leverantörer är inte enkelt. Tjänsterna är väl paketerade, och man kan inte påverka innehållet nämnvärt.

Vi har blivit väldigt beroende av Microsoft

Nu har Fastighetsverket haft Of­fice 365 i tre år, och det har i huvudsak fungerat bra, tycker Susanne Wallden. I vissa fall över förväntan.

Vid utvärderingen tittade man framför allt på kostnader för arbetsinsats, installation och upphandling. Men man hade inte räknat på allt det som följde med tjänsten på köpet.

– Vi fick Skype för företag (Lync) och Sharepoint och en driftsäkerhet som var betydligt högre än vad vi hade haft råd att garantera själva!

Läs mer: De är Sveriges modernaste myndighet

Sedan Office 365 infördes har det inte varit ett enda avbrott i mejlsystemet. Tillgängligheten är bättre än någonsin då användarna kommer åt tjänsten överallt, och verktygen är alltid de allra senaste, eftersom lösningen uppgraderas kontinuerligt.

– Användarna är jättenöjda, vilket är kul! Men ibland är det jobbigt också, vi på it måste alltid vara på tårna. Det kommer ständigt nya funktioner som vi måste informera om och skriva lathundar till. Och vi styr inte helt själva, säger Susanne Walldén.

– Och vi har blivit väldigt beroende av Microsoft, lägger hon till.

På gott och ont. Visst finns det många fördelar med att dela en tjänst hos en stor moln­leverantör som Microsoft.

– Om det skulle vara några fel så behöver vi inte lägga resurser på att felsöka eller rätta till det. Vi har en leverantör med många kunder som är beroende av att tjänsten är uppe, och som säkerligen agerar snabbt om det skulle vara något problem.

Nackdelen har med säkerhet och support att göra – men kanske inte på det sätt man tänker sig.

– Många frågar mig om vi kan lita på att vår molnleverantör lever upp till säkerhetskraven, och det kan vi. Men ibland är säkerheten så hög så att den ligger oss i fatet.

När Fastighetsverket startade upp sin 365-lösning fanns det exempelvis trasiga mejlboxar i tjänsten. Men för att få lov att felsöka i de personliga boxarna krävdes att Microsoft fattade ett beslut på högre instans, i USA.

– Sådana ärenden är mer komplicerade och tar längre tid, det går ju inte bara att springa ner i datahallen och lösa det. Men det har ju också att göra med att vi ställt höga säkerhetskrav, säger Susanne Walldén.

En framgångsfaktor har varit att sköta införandet i flera tydligt avgränsade steg. I första vändan infördes e-post, Office och Lync. Först våren 2014 påbörjades steg två, införsel av Sharepoint. Helt nyligen har intranätet flyttat hit och fildelningstjänsten Onedrive slagits på.

– I våras satte vi upp ett begränsat antal projekt- och samarbetsplatser för att testa, och vi har fått otroligt bra respons. Så nu går vi vidare i resten av verksamheten under hösten.

En viktig strategi är att tillhandahålla bra verktyg till medarbetarna, med höga krav på säkerhet. Som Onedrive. Annars är risken hög att de börjar äventyra säkerheten genom att mejla till sig själva eller använda usb-stickor och Dropbox.

– Vi är noga med att göra en risk- och sårbarhetsanalys och en informationsklassning i alla steg vi tar.

Och det är viktigt att utbilda användarna i säker informationshantering. Och informera och stötta dem som känner ängslan inför det nya.

– Idag känner många fortfarande en osäkerhet inför ”molntjänster”. Vi får ofta förklara för våra användare att deras information inte svävar runt jorden, utan att den finns i en datahall på marken. Men med tiden lär den här typen av missförstånd försvinna.

Bland svenska myndigheter är Fastighetsverket fortfarande ganska ensamt i molnet, men Susanne Walldén tror att det kommer att ändras.

– Fler kommer att behöva nyttja stordriftsfördelarna, och utbudet på it-tjänster utanför molnet lär minska.