outsourcing

Företag som ska outsourca it-verksamhet lägger ner allt mindre tid på att besöka outsourcingföretagen innan avtal ingås. Det berättar Steven Kirz, delägare på konsultföretaget Pace Harmon i USA.

– Många tycker inte det ger något att besöka outsourcingföretagen, säger Steven Kirz till IDG News.

Läs också: ”Visst kan det fungera att outsourca projektledning”

Han tror att den främsta anledningen till att besöken inte anses värdefulla är att fel personer skickas.

– Det är inte cio:n som ska besöka outsourcingföretag, utan de nyckelpersoner på it-avdelningen som kommer att få i uppdrag att ha daglig kontakt med outsourcingföretagen.

En viktig anledning att ta sig tid för ett personlig besök är att förebygga överraskningar, som ofta beror på felaktiga antaganden. Ett besök kan naturligtvis också bidra med information som är viktig för att välja rätt outsourcingföretag.

Steven Kirz
Steven Kirz.

– De outsourcingkunder som åker till Indien får en mycket enklare överföring av arbete till outsourcingföretaget, eftersom de haft tid på sig att fundera ut lösningar på problem.

Här är fyra tips om hur man får ut så mycket som möjligt av ett besök hos ett outsourcingföretag.

1. Åk så sent som möjligt innan avtalet skrivs under
Boka en resa när förhandlingarna nästan är klara, alltså innan juristerna kommer in i bilden. Det är oftast då man går igenom tjänstenivåer och nyckelpunkter i möjliga avtal med olika outsourcingleverantörer. Tidpunkten innebär att outsourcingföretagen gör sina bästa medarbetare tillgängliga vid besöket.

2. Skicka de som ska ha kontakt med outsorcingföretaget
Det är de på it-avdelningen som kommer att få ansvara för att relationen med ett outsourcingföretag fungerar som bör besöka outsourcingföretaget. Det innebär naturligtvis att cio:n måste se till att deras arbetsuppgifter sköts av andra under tiden för resan.

Läs också: Nu är det bevisat: outsourcad it ger lönsammare företag

3. Se till att träffa teamcheferna och andra ansvariga
Försäkra er om att outsourcingföretag gör teamchefer och andra med ansvar tillgängliga under besöket. Hos outsourcingföretaget vill man troligtvis att ni ska träffa höga chefer och säljare, men försök att undvika det. Det kan vara svårt att få folk på outsourcingföretaget att förstå att det bästa sättet för dem att vinna en affär är att göra folk som jobbar i teamet som sköter det dagliga arbete tillgängliga. Men det brukar gå, enligt Steven Kirz.

4. Kolla på planer, teammedlemmar och verktyg
Strunta i möten i vd-rummet och säljpresentationer. Inget som kan göras hemma på det egna kontoret ska göras under besöket. De flesta outsourcingföretag av rang har likartade lösningar för reservkraft och fysisk säkerhet, så lägg inte så mycket tid på att kontrollera sådant. Det som bör diskuteras är föreslagna lösningar, detaljerade projektplaner, teammedlemmar hos outsourcingföretaget och vilka verktyg som används. Det är det enda sättet att få en verklig känsla för om outsourcingen kan lyckas.

Försök att utvärdera kvalitet, erfarenhetsnivå, kunskaper och kultur hos det team som ska sköta outsourcingen, speciellt vad gäller dess förmåga att samarbeta och att tillföra värde. Titta på hur outsourcingföretaget använder de föreslagna verktygen hos andra kunder och försök avgöra om verktygen kommer att fungera för ert företag. Sådana avgöranden är viktigare än de för priser och villkor, som ofta är likartade för olika outsourcingföretag.

Om det verkligen inte går att avsätta tid för resor till outsourcingföretag så är vissa av dem beredda att skicka teamledare till presumtiva kunder. I värsta fall kan man ha en videokonferens.