Årets projekt 2015: Riges – gemensamma e-tjänster i Sundsvall, Härnösand, Timrå, Örnsköldsvik och Kramfors

”E-karttjänsten är tillgänglig för alla och envar, smidig att använda och innehåller mycket information. Projektet har bidragit med stort värde inte bara till de fem kommuner som levererade det utan även till andra kommuner, i form av både nya produkter och arbetssätt.”

Med de orden utsåg juryn Riges, ett samarbete om e-tjänster mellan fem kommuner i Norrland, till Årets projekt 2015.

För en kommun – inte minst i landsorten – är det alltid viktigt att vara attraktiv för människor och företag. Det ska aldrig vara onödigt svårt att etablera sig. Fem kommuner i Norrland – Sundsvall, Härnösand, Timrå, Örnsköldsvik och Kramfors – har nu tagit krafttag om bygglovsprocessen med e-kartor, e-tjänster och gemensamma arbetssätt.

– Det juridiskt giltiga verktyget är den analoga detaljplanen, men det finns stor potential i att göra informationen tillgänglig digitalt. Vi har tagit fram e-tjänster dels för att söka bygglov, dels för att försörja de sökande med information som påverkar byggloven, säger Åsa Jadelius, it-strateg på Sundsvalls kommun, som har lett större delen av projektet.

Årets projekt 2015 heter Riges – regional innovativ gis- och e-tjänstesamverkan (där gis står för geografiskt informationssystem). 

– Bygglov är ett område där varje kommun har starkt självbestämmande, och därför jobbar olika kommuner på olika sätt. Men för att kunna ha en gemensam e-tjänst måste vi enas om vilken information vi begär in. Så det handlade mycket om att harmonisera arbetssättet hos bygg­lovsenheterna i de fem kommunerna, säger Åsa.

Gis-samordnare i kommunerna kän­de att de satt på data som hade stort värde för många, som det borde gå att kommunicera ut bättre. Kommunförbundet i Västernorrland deltog i ett EU-projekt om digitala arbetssätt, och kommunerna gjorde ett studiebesök på Irland, som jobbat just med geografiska data inom plan- och bygg-området. Med det i ryggen tog kommunerna fram ett projekt, och sökte och fick EU-medel. 
22 miljoner kronor senare – varav hälften EU-pengar – gick Riges i mål. En miljon billigare än budget.

– Det är över hundra personer som har varit aktiva i projektet. Vi har aldrig genomfört ett så stort it-projekt tillsammans i regionen, det har varit gigantiskt, säger Åsa.

Inte minst it-utvecklingen var ett kraftprov för kommunerna.

– Vi har ingen tradition av att driva egna utvecklingsprojekt, utan vår tradition är att köpa in färdiga lösningar. Så i det av­seendet har det varit väldigt stort, säger hon.

Vi fick väldigt lite svar när vi försökte upphandla den kompetensen

Kommunerna tänkte göra som de brukar, och upphandla it-lösningen.

– Det finns relativt bra gis-kompetens i kommunerna, men betydligt sämre när det gäller att införa och kravställa e-tjänster. Samtidigt fick vi väldigt lite svar när vi försökte upphandla den kompetensen, säger Åsa.

– Det kan tyda på att att det är ovanligt att kommuner kravställer på den kompetens vi gjorde. Så kompetens blev en utmaning, oavsett om det gällde att köpa in eller göra själva. Till sist löste vi det internt, med nyckelkompetens från Sundsvall.

Vad stötte ni på för andra utmaningar med projektet? 

– Vi hade stora utmaningar med att kommunicera projektet internt. Det finns en ganska låg tilltro till it-projekt i allmänhet och e-tjänster i synnerhet. Det påverkade också genomförandet. Vi var ganska eldsjälsberoende, även om vi hade en styrgrupp med representanter för olika verksam­heter. Men vi fick viktigt stöd från Sve­riges kommuner & landsting, Boverket, Lantmäteriet och andra externa aktörer, säger Åsa Jadelius.

Idag är Riges uppe och snurrar i form av e-tjänster på kommunernas webbplatser. En karta visar information om fastighetsgränser, detalj­planer, naturskydd, fornminnen, jordarter, riksintressen – allt som allt 47 kart­lager som går att slå på och av.

Detaljplanerna är digitalserade enligt SIS standard SS 637040:2010 för första gången i Sverige. En del planer kan ha hundra år på nacken, och material och mätmetoder har varierat genom åren. Arkitekter och planhandläggare från alla fem kommunerna har tillsammans fått arbeta fram gemensamma uttryck för gällande bestämmelser och regler.

Släppt som öppen källkod

För att tillgänggligöra materialet har projektet utvecklat Open Emap för kartan och Open Eplatform för e-tjänsterna. Som hörs på namnen har båda två släppts som öppen källkod (läs mer på oeplatform.org respektive oemap.org) och står andra kommuner fria att använda.

– Vi hade fem parallella delprojekt för att ta fram verktyg, e-tjänster, kartfunktioner och planinformation. Vi försökte göra verksamhetsutvecklingsdelen i ett tidigt stadium, men den fanns ändå med i en agil utvecklingsprocess, så att vi kunde bolla kravställningen ända in i slutskedet, säger Åsa Jadelius.

Har det blivit populärt att söka bygglov digitalt?

– Verksamheterna har blivit överraskade över hur många det är som väljer det digitala alternativet. Bygglov är inte det område som skapar de stora volymerna av ärenden, men uppemot hälften går digitalt, säger Åsa.

Genom att sätta sig in i de bygglovs­sökandes situation, och se sig själva med näringslivets ögon, har kommunerna fått nya perspektiv på sin egen verksamhet.

– Vi har fått ifrågasätta oss själva. Företagen förstår inte alls varför kom­munerna arbetar på olika sätt när lagstiftningen är en och samma.

– Så många av oss som varit med i projektet har utvecklats och blivit mer lyhörda. Och företagen i regionen tycker det är fantastiskt att vi nu jobbar på samma sätt i kommunerna. Det är väldigt motiverande, säger Åsa Jadelius.

Vad har varit det roligaste med Riges-projektet?

– Det var väldigt utmanande att det var så brett och stort. Det har varit roligt att få ihop alla olika delar. Vi satte sådana visioner att första året var det osäkert om vi ens skulle komma i närheten. Men att inte ge sig lönar sig. Till exempel lyckades vi digitalisera alla våra tretusen detaljplaner.

Varför har ingen annan gjort det här före er?

– Det är små avdelningar på kommunerna som har svårt att utveckla och kravställa. Det är en liten bransch, små pengar för it-leverantörerna.Därför är det viktigt att ett sådant här projekt levererar resultat som kan återanvändas, så att även små verksamheter orkar utveckla. Det har stor betydelse, säger Åsa.

Riges ledde till samverkan på andra områden

Riges blev mer än bara ett samarbete om gis-information och e-tjänster i fem kommuner. För att ro i land den ursprung­liga planen behövde kom­munerna bygga en plattform, som nu kommer att kunna användas även till andra projekt.

– Det är en generisk plattform som alla möjliga e-tjänster kan byggas på. Nu pågår ett gemensamt projekt, ”Esamverkan”, i länet, där vi ska utnyttja leveransen och kompetensen vi byggde i Riges till mer kommunal verksamhet, säger Åsa Jadelius.

Tio nya e-tjänster ska tas fram inom ramen för Esamverkansprojektet, liksom en gemensam organisationsform för fortsatt samverkan så att kommunerna kan fortsätta långsiktigt.

– Det har blivit en katalysator för att samverka på flera områden. Det är ett ganska långsiktigt arbete att få ut effekterna, men kommuncheferna vill att vi fortsätter samverka. De har dragit slutsatsen att det är en framgångsväg.

Det slutar inte heller med de fem kommunerna. Open Eplatform är släppt som öppen källkod, och flera andra kommuner har börjat använda den. Järfälla utanför Stockholm var först ut, och sedan har även samtliga kommuner i Gästrikland (Gävle, Sandviken, Hofors, Ockelbo) hoppat på. Och fler är på väg in.

– Vi har varit runt och föreläst mycket om projektet. Många är intres­serade. Vi pratar med många runt om i landet.

Det är inte heller bara den öppna e-plattformen som sprids i vårt avlånga land.

– Vi har också öppnat ögon på ett nationellt plan för smartare sätt att använda planinformationen. Ett exempel är Skel­lefteå kommun, som har be­slutat att digitalisera enligt SIS-standarden och ta stöd av oss.

– Planprocessen tar tid, och blir ofta beskylld för att sinka bostadsbyggandet. Digitalisering har stor potential att effektivisera den. Och vi har bidragit starkt till att flytta fram de digitala posi­tionerna, säger Åsa.