1. Definiera omfattning och deadlines från första början
Se till att kunden, teamet och övriga intressenter är på det klara med exakt vad projektet har för omfattning (scope), kritiska datum och deadlines. Detta ska vara tydligt redan innan ni drar igång. Det är en gemensam ansträngning ni ska göra, så det är viktigt att alla inblandade känner till detaljerna och vet hur målen ser ut. Det menar Catherine Roy på den amerikanska molnleverantören Pmo hosting.
Läs mer: It-projektens 12 dödssynder
2. Presentera ledande roller redan dag ett
Klargör alla ledande roller i projektet redan på det första implementationsmötet. Kunden ska veta vem som är ansvarig för alla processer och vem som äger projekt och delprojekt. Om någon ansvarig byts ut bör kunden underrättas och godkänna den nya personen, tipsar Ellen Craig, på konsultfirman Unanet.
Läs mer: Därför floppade projekten – tre svenska it-fiaskon under lupp
3. Se till att teamet är kompetent och kan samarbeta med kunden
Vill du lyckas med ditt it-projekt gäller det att teamet funkar bra ihop med kundens motpart – både arbetsmässigt och vad gäller personkemi. De kommer att tillbringa mycket tid tillsammans, så det är viktigt att de inte bara klarar av att samarbeta – de ska helst tycka om det också. Det kan vara till stor hjälp när de stöter på problem under projektets gång menar Thalia Ortiz på konsultbolaget Omnigon.
När det gäller mer komplexa implementationer bör du som ansvarig kräva att få handplocka erfarna personer som du känner och litar på sedan tidigare, som du vet är kompetenta tillägger hon.
Läs mer: CIO-vetaran: ”Sluta köra it-projekt!”
4. Var realistisk med tidsplanen
Misstag begås vanligtvis när teammedlemmar är trötta eller har jobbat för mycket. Därför är det viktigt att tidsplanen är realistisk menar Catherine Roy på Pmo Hosting. Många projekt drar över tid och budget. Om ni bedömer att det finns risk för det kan det vara bra att låta kunder och intressenter veta det redan från början. Många gånger har chefer satt leveransdatum utan att förstå hur komplext projektet är. Här gör du ingen en tjänst genom att försöka vara till lags. Var tydlig med vilka resurser som krävs, och hantera kundernas förväntningar, så slipper du mycket strul längre fram.
Läs mer: Tre saker som förenar misslyckade it-projekt
5. Använd rätt verktyg
Ett bra projekthanteringssystem kan hjälpa dig att hålla tid och budget. Det menar Rachel Burger på mjukvaruexperten Capterra. Hon uppmanar projektledare att dra nytta av verktyg som hjälper dig sköta administration och rapportering på ett enkelt sätt. Det ska vara lätt att hantera och lägga in data, och systemet ska kunna visa information i realtid. Det ska hjälpa dig göra prognoser och förutse vad du behöver för att klara jobbet. Det bör gå att titta på teamets produktivitet, jämföra faktiska kostnader mot budget, och processa och godkänna kostnader direkt. På lång sikt kan verktyget också använda historiska data från flera projekt för att hjälpa dig göra mer realistiska prognoser.
6. Informera, informera, uppdatera
Kunder, teammedlemmar och intressenter måste hållas uppdaterade – om allt!
Det säger Liz Pearce, vd på mjukvarulevererantören Liquidplanner. Projektplanering är inte något som görs bara inför projektstart – projekt lever sitt eget liv och förändras under resans gång menar hon. Agila projekt måste planeras kontinuerligt, med dagliga avstämningar. Kommunikationen måste fungera friktionsfritt, så att alla hela tiden får information om viktiga frågor, hinder som dyker upp och allt som kan hotar projektet. Det är också viktigt med transparens i hela projektet. Många problem beror på att alla inte fått tillräckligt med information om detaljerna. Med kommunikation och transparens kan alla snabbt agera korrekt när ett problem dyker upp – och på så sätt hålls projektet på banan.
Kontinuerlig och positiv kommunikation med kunden bäddar för ett lyckat projekt. Redan när ni startar projektet bör ni ha kommit överens med kunden om hur ni ska kommunicera, och hur ofta. En del kunder vill ha dagliga avstämningar – andra vill få information någon gång i veckan. Kundteamet böra ha schemalagda samtal med sina motparter hos kunden för att relationen ska flyta på och allas förväntningar mötas.
Läs mer: Årets projekt 2015: RIGES – gemensamma e-tjänster i Norrland
7. Teammedlemmarna ska ha mandat att fatta beslut
Visst, det behövs en projektledare som stakar ut riktningen och har huvudansvaret – men samtidigt måste varje enskild person ta en roll som beslutsfattare, organisatör och kommunikatör. För att vara effektiva måste alla medlemmar i ett team känna att de har förtroende, våga agera på problem, och våga ta initiativ till strategiskt viktiga beslut. Det menar Ray Grainger, vd på mjukvaruleverantören Mavenlink.
Läs mer: Årets hållbara projekt 2015 – Ica och Uppsalahem
8. Problem måste lyftas fram och åtgärdas direkt – inte sopas under mattan
Precis som i livet i stort kan projekthantering vara stökigt. Vissa dagar orkar du inte riktigt: du vill stoppa huvudet i sanden och låtsas att vissa saker aldrig hänt, att kunden inte flyttade målet efter sex månaders arbete ... Men att skjuta problemen framför sig är ingen lösning. Det bästa är att kavla upp armarna och ta tag i alla svårigheter som dyker upp så snart som möjligt. Det säger Jeremey Sewell på konsultbolaget Firefield. Om du är tidigt ute och informerar om problem som dyker upp så kan du hålla det på en hanterlig nivå. Annars riskerar du att de växer sig oregerliga!
Läs mer: 5 säkra sätt att krascha projektet
