Digitaliseringen kräver rätt processer – nu vet forskarna hur du ska göra

Om ett företag ska bli effektivare och mer innovativt i digitaliseringen, är det demokratiska och inkluderande processer som gäller. Det säger Jens Ohlsson, doktorand vid Institutionen för data- och systemvetenskap vid Stockholms Universitet.

– Enligt de systemteorier vi använder inom forskningen är demokratiska och inkluderande processer det som fungerar för att öka effektiviteten och affärsinnovationen i samband med digitaliseringen av företag. Därför såg vi ett behov att ta fram modeller som kan hjälpa organisationer med detta, säger han.

Läs också: Papperslösa kontoret ännu långt borta, visar nya siffror. Varför är det så?

För fem år sedan startade Jens Ohlsson tillsammans med ett antal CIO:er tankesmedjan Duqtor, för att ta fram metoder för att demokratisera processer och inkludera medarbetare i beslutsfattandet.

Efter en rad seminarier med forskare och CIO:er är nu Duqtor redo att visa resultatet av sitt arbete. Metoderna ska bland annat underlätta prioritering och kategorisering av olika förmågor i en verksamhet. De kan också bidra till att skapa nya produkter, tjänster och affärsmodeller, sådant som är kopplat till bland annat IoT, säger Jens Ohlsson. Flera av CIO:erna i Duqtor jobbar just nu med metoderna i sin egna organisationer, för att utvärdera.

PCM, DPM och 3T

En metod kallas ”PCM”, och syftar främst till att öka effektiviteten. En annan, ”DPM”, ska öka innovationen.

Båda metoderna bygger på tre principer, som han kallar för ”3T”: team, theme och tools.

”Team" står för att man snabbt identifierar och för samman relevanta individer, formella och informella beslutsfattare. ”Theme”, tema, står för att dessa tillsammans identifierar det som på forskningsspråk kallas för analysenhet, ”unit of analysis”.

– Det kan handla om en produkt, en tjänst, en delprocess eller en förmåga, eller till exempel projekt i IT-portföljen. Man har helt enkelt ett tema som man relaterar metoden till, ett tema som medarbetare tydligt kan relatera till, förklarar Jens Ohlsson.

”Tools”, slutligen, är de verktyg och/eller modeller som man använder för att underlätta dialogen runt teamets tema.

Hittills har projektet drivits som forskning, och Jens Ohlsson har haft stor hjälp av de CIO:er som bidragit med sin erfarenhet och kunskap. Nu är metoderna så pass färdiga att man börjat undersöka hur man ska gå vidare och lansera dem för allmänheten.

Läs också: Handeln satsar pengar på digitalisering – utan att veta vad de gör

En del av de fallstudier man gjort har handlat om att främja digitalisering och innovation på styrelsenivå.

– Vi har identifierat ett glapp när det gäller digitaliseringsfrågor, och det är att det sällan finns någon experimentbudget. Vår hypotes var att det går att få fram en sådan budget om styrelsen godkänner vissa typer av mer entreprenöriella initiativ på stora företag. Här har vi testat vår DPM-metod, och det har fungerat väldigt bra, säger Jens Ohlsson.

Bakgrund i it-branschen

Innan Jens Ohlsson började forska jobbade han länge i it-branschen och han har sett hur utmaningarna för CIO:er har förändrats.

– Dagens CIO:er förväntas vara renässansmänniskor, universalgenier som måste bemästra väldigt många olika områden, säger han.

– Men frågan är om det är möjligt att skapa sådana människor i dagens komplexa miljö. Den extrema teknikutvecklingen går snabbare än många organisationer mäktar med.

Om frågan är om det går, tror Jens Ohlsson att svaret är nej. Istället menar han att en av CIO:ns viktigaste uppgifter är att skapa informella, välkoordinerade team som har spetskompetens och mandat att experimentera och jobba med exempelvis digitaliseringsfrågor. Det är bland annat för att skapa sådana team, och inkludera människor, som CIO:n kan ta hjälp av den akademiska forskningen, menar Jens Ohlsson.

– Forskningen kan skapa förståelse för hur man kan koppla ihop kritiska processer och aktiviteter i verksamheten med förmågor inom it, samt hur man får gehör längre ner i organisationen när man ska genomföra förändringar, säger han.

Och sådan hopkoppling behövs. Överlag krävs det mer tvärvetenskapliga förhållningssätt för att möta den ökade komplexiteten i samhälle och arbetsliv, menar Jens Ohlsson. Det är svårt att bromsa den tekniska utvecklingen – tekniska system vinner för eller senare över de ekonomiska och politiska systemen, säger han.

– Det har vi sett i flera branscher, till exempel i musik- och mediebranschen och när telefoni och kommunikation avreglerades för många år sedan. Idag ser vi samma utveckling i branscher som transport och finanssektorn.

Tyvärr, säger Jens, möter vi ofta komplexiteten med ökad specialisering istället för ett mer holistiskt systemtänk, som koordinerar ny teknik med nya processer, affärsmodeller och strategier. Tanken med Institutionen för data- och systemvetenskap vid Stockholms universitet är att syssla med tvärvetenskaplig forskning och ett mer holistiskt synsätt. Det var därför Jens Ohlssons forskningsprojekt passade så bra här.

– Det finns en massa bra systemteorier som bygger på det här tankesättet, och därför passade det utmärkt att göra tillämpad tvärvetenskaplig forskning med de här svenska CIO:erna jag samarbetat med. Det har varit ett väldigt roligt och lyckat initiativ, säger Jens Ohlsson.