Fem steg mot smartare verksamhetsstyrning

I teorin är det enkelt. Det finns en strategi för att beskriva hur företaget ska ta sig mot sina mål, en affärsplan som anger hur de ska agera och en budget där de bryter ner sina mål i kortare perspektiv. Parallellt sker uppföljning och analys för att förstå, förbättra och utveckla verksamheten.

I praktiken är det svårare. Det finns studier som visar att nio av tio organisationer misslyckas med att följa sin strategi i större eller mindre utsträckning. Bland utmaningarna finns oklara mål, överväldigande informationsmängder och komplexa it-system som ofta fyller isolerade och skilda funktioner. Resultatet blir att ledningsgrupper och medarbetare saknar en gemensam och relevant helhetsbild av såväl strategier, mål och riktning som läget just nu.

Vi ville undersöka saken närmare. Beslutsfattare hos Sveriges 500 största företag fick därför frågor från Hypergene om sin verksamhetsstyrning. 250 företag svarade om hur de arbetade, både kring vilka processer som var viktiga att klara av och hur duktiga de bedömde sig vara i samma delar.
Störst förbättringspotential visade sig finnas inom områden som rör att driva agerande och aktiviteter i linje med med sina mål. Klassisk målstyrning med andra ord. Därefter följde att skapa effektiv planering och uppföljning, det vill säga områden som rör till exempel budgetprocesser och att följa upp nyckeltal men också att få styrverktygen att leda mot en gemensam riktning. Sist på listan låg att säkerställa kvalitet och precision i styrsystemen – ett område som företagen bedömde att de hade rimligt bra koll på.

Läs också: Den nakna it-chefen: han styr tekniken hos stjärnkocken Jamie Oliver

Jag ska inte gå på djupet i alla undersökningsresultat. Men helt klart framkom att Sveriges största företag ser en rad områden där de kan vässa sig ytterligare, trots att de rimligtvis redan är skickliga i sina styrprocesser. Bra vill bli ännu bättre.

Men var ska man börja? Utmaningarna som framkom är inte unika för de största företagen utan känns igen hos såväl mindre och mellanstora företag som i offentlig sektor. Vi formulerade därför några tumregler att börja med. De utgör förstås inte hela facit men kan vara en start för reflektion.

1. Styr genom få mål och nyckeltal

Många fokuserar på för många mål och nyckeltal samtidigt vilket leder till splittrat fokus. Våga välja vilka mål och nyckeltal som är allra viktigast att styra utifrån. Då ökar du både fokus och förändringstakt.

2. Engagera organisationen i styrningen

Sättet du styr verksamheten på måste vara överskådligt och relevant. Säkerställ att alla har förstått strategin och vet hur de ska bidra till att de övergripande målen ska nås. Då samlar och riktar du kraften åt ett håll.

3. Sluta överanalysera verksamheten

Att vi numera översköljs av information leder till osäkerhet och ett analysarbete som aldrig tar slut. Förenkla processer och system för att ge rätt person rätt information vid rätt tillfälle. Då får beslutsfattarna förutsättningar att fokusera på det som är viktigast.

4. Ta ett helhetsgrepp om styrningen

I allt för många företag kopplas inte strategiarbetet samman med den finansiella planeringen. Se till att allt arbete sker i ett samlat verktyg där ledningsfunktionerna samarbetar. Då blir planeringsarbetet vassare och tid kan läggas på mer värdeskapande arbete.

Läs också: Möjliggörare eller bromskloss? ”Det är ingen nyhet att it ligger lite i bakvattnet”

5. Fokusera på genomförandet

Det finns ofta stor skillnad mellan ett företags resultat och de mål som uttrycks i affärsplanen. Verka med insikten om att genomförandekraften är viktigare än strategin i sig för att utvecklas så snabbt som möjligt. Då har du förutsättningar att bli framgångsrik.

Som sagt, en punktlista är inte hela facit. Men punkterna är icke desto mindre giltiga för många – faktiskt oavsett om man applicerar dem i företagsledningen, inom en marknadsavdelning eller i ett stort och komplext projekt. I grund och botten handlar det om att bestämma sig för vad som är viktigast för att lyckas, få med sig alla på tåget och hålla fokus hela vägen in i mål.