För tre år sedan insåg Reitangruppen, som äger både 7-Eleven och Pressbyrån, att den behövde modernisera sin it. Företaget satt med en Lotus Notes-baserad plattform och ville slippa lägga resurser på svarstid, driftstörningar, lagringsfrågor och åtkomstproblem med olika sorters klienter.
Lösningen hamnade i molnet.
– Vi hade använt en del molnlösningar tidigare, men 2013 fattade vi beslutet att migrera till Google Apps for Business, berättar Reitan Sveriges cio Gustav Almqvist.
Läs också: En halv miljard kronor ska få SAS att lyfta digitalt
Googles lösning var den som passade bäst för Reitans ändamål.
– Eftersom många av våra franchisestagare använde Gmail privat kände de igen sig i Apps for Business. Det var viktigt för oss, eftersom vi anser att franchisetagarnas jobb är att vara bra säljare, inte att vara bra it-användare, säger Gustav Almqvist.
För att migrera mejl och kalenderdata för alla användare tog man hjälp av svenska konsultfirman Avalon.
Utmaningen it-mässigt var att se till att alla data migrerades.
– Vi hade några konton som var extra knepiga, men det hela gick ändå förvånansvärt smidigt, berättar Gustav Almqvist.
Eldprovet var inte den tekniska förändringen, utan att ändra människors beteende.
– Många av oss är vana vid traditionella it-lösningar, och en del känner osäkerhet inför molnet. Det blir mycket frågor, och man kan aldrig informera och utbilda tillräckligt mycket, säger Gustav Almqvist.
– Många upplever stora förändringar som jobbigt, och det måste man ha respekt för.
Reaktionerna från användarhåll har ändå varit övervägande positiva.
– De flesta tycker att det är kul att vi ligger i framkant. Många är förvånade över att det har varit så lätt att komma igång, och säger att det här påminner om deras privata lösningar. Sedan finns det alltid några som tycker att det är jobbigt, men så är det ju alltid när man jobbar med förändring, säger Gustav Almqvist.
Det som gjort molnlösningen populär bland användarna är att de kan arbeta från vilken enhet som helst och få tillgång till mejl och kalender.
Läs också: Är Sverige slut som it-nation? Tung konsultrapport slår larm.
Ur it-avdelningens perspektiv är det en stor fördel att man numera slipper ägna tid åt att diskutera upptid, svarstider och tillgänglighet.
– Nu när det har gått drygt ett år tar jag för givet att de här tjänsterna finns där för mig och mina användare, och det gör att vi kan ägna oss åt att prata om utveckling. Vi behöver inte uppdatera och rätta till saker – det kommer hela tiden ny och förbättrad funktionalitet genom molnet, konstaterar Gustav Almqvist.
Att licenshanteringen var klar och tydlig var ytterligare en fördel. För att inte tala om den ökade effektiviteten över lag.
– Nu kan vi till exempel sitta fyra stycken och uppdatera samma dokument samtidigt. Det är enkelt att se vilka ändringar som gjorts och ta vid där någon annan slutat. Det är ju en otrolig tidsbesparing jämfört med när alla satt med varsin version!
Det faktum att man som användare enkelt kan förflytta sig mellan olika kommunikatonsätt allt eftersom behov uppstår – mejl, kalender, chatt, dokument och video – hopkopplat i ett och samma verktyg är ytterligare en styrka som ger en positiv och enkel användarupplevelse.
Nyligen lanserade Reitan ett socialt intranät som man har kopplat ihop med Google Apps-kontot.
– Här kan vi nu få ett helt annat flöde på dialogen, och vi har gjort så att användarna loggar in på intranätet med sin Google-inloggning. Det fungerar väldigt bra.
Man ska även börja nyttja funktionen för massmöten, där Google har kopplat ihop Youtube-funktionalitet med sin videokonferensdel.
många förtjänster
För att lyckas bra med molnflytten, säger Gustav Almqvist, gäller det att vara ordentligt förberedd.
– Vi ägnade mycket tid åt att titta på juridiken och säkerheten, att vi kunde följa svenska lagar som Pul och liknande. När vi väl fattade det här beslutet hade vi på fötterna, och det tror jag var väldigt positivt.
Säkerhetsmässigt kan han inte se att riskerna skulle vara större med en molnlösning. Snarare tvärtom.
– Med traditionella lösningar kan det vara svårt att hela tiden ligga på den senaste, säkerhetsuppdaterade versionen. Vi menar att den här lösningen är säkrare än vår gamla.
För tillfället håller Reitan på att ersätta hela Office-paketet ute i butik med Google Docs. Hittills har det varit frivilligt, man har inte velat tvinga någon. Tanken har varit att låta användarna växa in i den nya lösningen. Det har skapat en mjuk landning och ett positivt mottagande.
– Nästa steg är att gå ”all in” i molnet och ta bort vår gamla infrastruktur. Det är målet, sedan får vi se när det sker, säger Gustav Almqvist.
