För den globala fastighetskoncernen Midroc började molnresan för drygt tre år sedan. Avstampet var ett strategibeslut om att ”bli bäst i klassen” på att stödja verksamheten med it – även när det gäller infrastruktur. Och att satsa på verktyg som utgår från medarbetarnas behov, istället för att tvinga in dem i system. Men hur skulle en sådan lösning se ut? Efter att ha intervjuat ett par tusen medarbetare, som kom in med totalt 400 förbättringsförslag, blev det tydligt att den befintliga arkitekturen, med spridda systemöar, inte skulle hålla måttet. Valet föll istället på Office 365 Wave 15 och Azure, en då oprövad molnlösning från Microsoft. Midroc blev därmed ett av de första företag i världen att gå in i molnsviten.

– Vi var ett av sexton bolag i världen som gick in i det så kallade ”TAP-programmet”, där vi fick testa den här lösningen innan den lanserats, berättar cio Mia Wahlstein.

En djärv satsning, tycker hon.

– Tjänsten var egentligen inte mogen för en koncern med vårt arbetssätt. Vi jobbar processorienterat och styrs av certifieringar, malldokument och mappstrukturer – och alla måste jobba enhetligt för att kunna leverera en tjänst som går att sälja.

Så för att lösningen skulle fungera var Midroc tvunget att utveckla och anpassa vissa delar.

– Det var ett hårt arbete, men vi lärde oss mycket, och sedan dess har vi gått vidare och använt Office 365 på många håll, berättar Mia Wahlstein.
en inkluderande lösning

Orsaken till att man valde att gå in i en molnlösning var affärsmässig snarare än teknisk. Mia Wahlstein, som i grunden är projektledare och inredningsarkitekt, ville få bort teknikfokuset för att rikta kraften mot affärsnytta och smartare arbetssätt.

Prioriterat från koncernledningshåll var att möjliggöra samarbeten och att se till att alla medarbetare i den globala koncernen – inte bara kontorspersonalen – skulle kunna komma åt och använda systemet.

Midroc har verksamhet i tio länder. De flesta medarbetare är inte tjänstemän, utan jobbar ute på fältet med bygg, industri och fastigheter.

– För att inkludera alla, få dem att samarbeta och bli mer dynamiska, och dessutom fortsätta vara en attraktiv arbetsgivare, så behövde vi jobba på ett nytt sätt, konstaterar hon.

– Med molnet är man nåbar oavsett var i världen man befinner sig, man kan jobba från vilken enhet som helst och man kan lämna de fasta system som kräver egen dator med en massa inloggningar för att komma åt dokument. Det var en sådan lösning vi behövde, säger Mia Wahlstein.

Hon får medhåll av Midrocs it-arkitekt Claudio Torres.

– Vi behövde system som var betydligt mer öppna än de vi hade, och enda möjligheten var molnet, säger han och konstaterar att den gamla miljön, som byggde på egen infrastruktur, blev för exkluderande.

– Vi har 3 200 medarbetare, men den it-infrastruktur och det gränssnitt vi hade stödde egentligen bara 1 000.

När man väl hade beslutat sig för att slå in på molnvägen gjorde it-organisationen en noggrann analys och tittade på en mängd kombinationer av tjänster och system för att se hur de kunde täcka upp behoven och få en inkluderande systemflora. Valet föll som nämnts på Microsofts Azure, så långt det bara är möjligt.

– Av legala skäl ligger vårt affärssystem och vissa servrar hos en svensk molnleverantör, annars kör vi Azure fullt ut, säger Mia Wahlstein.

– I Azure har vi hela vårt AD, backup, lagring, test och utveckling och självklart hela Office 365 inklusive Sharepoint och crm – hela floran! Vissa säger att de är i molnet och menar mejlen, men vi har flyttat allt.

Vissa säger att de är i molnet och menar mejlen, men vi har flyttat allt

Liksom många andra började dock Mid­roc sin molnmigration med just mejlen. Men det stannade inte där.

– Vi fortsatte snabbt att flytta ut andra bitar och försökte utnyttja alla delar vi kunde, berättar Claudio Torres.

Det har tagit tid att få allt på plats, och allt är inte klart, men tekniken är ändå inte den stora utmaningen.

– Det svåraste är beteendeförändringen, förståelsen för att vi är i molnet, säger Mia Wahlstein.

Hon förstår att många har känt sig förvirrade, särskilt när det gäller kvalitetssäkring och processer för dokumentation där de nu får lära om.

– Medarbetarna har haft sina dokument i en mappstruktur. De har lärt sig jobba strukturerat enligt vissa certifieringar. Och så kommer de till Sharepoint – var är mallarna då? Vi har anpassat systemet till våra krav och vårt arbetssätt, men det är ändå en helt ny dokumenthantering.

En annan sak man måste vänja sig vid är ständig förändring. Funktioner kan förändras – när som helst.

– I den gamla världen installerade konsulter det nya Office, och så lärde sig alla de nya funktionerna, men så är det inte i molnet. Här uppdateras allt hela tiden, säger Mia Wahlstein.

Det är nu inte bara användarna som har fått lära nytt och tänka om. Det gäller i hög grad även it-avdelningen, som dessutom fått en helt ny attityd.

Tidigare handlade mycket av it:s arbete om att försöka hindra användarna från att göra olika saker

Tidigare handlade mycket av it:s arbete om att försöka hindra användarna från att göra olika saker, erkänner Claudio Torres.Men så är det inte längre.

– Nu försöker vi förstå hur de arbetar och ge dem de verktyg de efterfrågar. Det kan handla om att ändra på hur vi använder Microsofts standardprodukter, eller erbjuda nya system, som då blir en del av vår standard.

Arbetet med att skapa en mer kundtillvänd it-avdelning och bygga en bra dialog med medarbetarna är något som pågått under en längre tid på Midroc. Mia Wahlstein menar att rekryteringen av henne som CIO är ett tecken på att koncernledningen förstått vikten av kommunikation mellan it och övrig verksamhet.

– Jag tillför ett användartänk och pratar mycket behov, funktion och lösningar, säger hon.

Förståelsen för användarna är också a och o i en molnövergång.

– När man går från att drifta servrar till att drifta användningen av applikationer, så är man med i utvecklin­gen och driver affären på ett helt annat sätt. Jobbet handlar inte längre om processorer och diskar utan om användarnas och kundernas behov. Den övergången går smidigare om man har satt sig in i de behoven från början, säger Claudio Torres.

Att ha genomtänkta strukturer och koll på systemfloran är också viktigt, påpekar Mia Wahlstein.

– Om man tänker att ”det här är så jobbigt, vi slänger upp det i molnet” så blir det dyrt. Du måste städa upp och strukturera, annars lär du hamna i oändliga diskussioner med leverantörerna om vad som ingår i avtalen. Lägg en hel del arbete på avtalen, så att du vet vad du går in i.