”Molnet först” – även för erp
När företag utvärderar erp i molnet tittar de på adderat värde och praktiska överväganden som kostnad, implementation, support och legacy.
– Men ibland handlar det också om att möjliggöra affärer, säger Workdays Dan Beck.
Det kan röra sig om att ge mobilåtkomst till personal på resande fot eller djupare och snabbare analys och rapportering, förtydligar han.
– Att kapa kostnader på hårdvara och drift räcker inte. Kunderna måste gå över till något som bättre, inte till fjolårets erp, säger Prakash Darji.
Lisa Pope säger att Infor brukar göra en bedömning tillsammans med sina molnkunder, där de väger fördelar mot omkostnader som hårdvara, databasunderhåll, arbetskraft och mjukvara, såväl som kostnader för uppgraderingar.
– Besparingarna brukar ligga kring 20 procent, men det varierar från bransch till bransch och även kunder emellan. Men även om det kostar nästan lika mycket kan ledningen välja att gå över till molnet baserat på andra fördelar, säger hon.
– Företag behöver göra en roi-analys för att se vad det kostar att migrera, och få koll på riskerna, säger David Linthicum.
Han lägger till att man också måste bestämma vilka delar man ska ersätta, och vilka man säga lägga ner. För den som byggt sin verksamhet kring specifika processer i ett installerat erp är det dyrare och mer riskabelt att gå upp i molnet, särskilt om man låtit göra stora anpassningar av systemet.
– Molnet har alltid hajpats som billigare, men så är inte alltid fallet.
Många företag har nu strategin ”molnet först” när det gäller erp och kringliggande mjukvara. Det betyder att de väljer molnet så länge det är rimligt. På så vis vänjer de gradvis av sig vid sina installerade system, istället för att disruptivt och riskabelt flytta allt i molnet på ett bräde.
Under tiden behöver de dock hålla igång hybridmiljöner med både moln- och installerade lösningar, vilket kan ha sina egna utmaningar.
General Electric till exempel, en Oracle-kund, har mer än 300 erp-instanser över hela världen.
– Eftersom det är så många, så stort och så skräddarsytt, kan GE inte bara slänga ut och ersätta dem. GE:s strategi är istället att använda molnet för alla affärer som växer snabbt, så att de inte ska hämmas av legacy-system, säger Rondy Ng.
I takt med att molnet blir den förhärskande modellen lär fler och fler företag vilja ha sitt erp ”cloud first” eller ”cloud only”. Snart kanske det inte finns något annat att välja på. Erp-leverantörerna har sina egna cloud first-strategier och pumpar in pengar i sin molnbaserade utveckling. Gartner förutspår att 30 procent av de 100 största mjukvaruföretagen kommer att ha ren molnleverans år 2019. Företag som inte omfamnar molnet kan få se sitt utbud krympa – vilket snart blir en konkurrensnackdel.
Användbart, åtkomligt och integrerat
Att integrera tillämpningar och data utanför erp-kärnan har alltid varit en mardröm. Gränssnittskopplingar måste fungera med varenda version av erp-systemet som finns på företaget. Ofta finns det inga api:er, och för att bygga kopplingar mellan alltsammans kan man behöva använda ett proprietärt programspråk från erp-leverantören.
Molnbaserat erp bygger på konfigurering istället, eftersom leverantören måste hålla systemkoden konstant för alla kunder. Den enhetligheten har fler fördelar än att man alltid har den senaste versionen. Api:er kan standardiseras, system funkar mer pålitligt och är lättare att hålla uppdaterade. Erp-leverantörerna kan bygga bättre api-bibliotek, så att ett bredare spektrum av data blir tillgänligt för analys och rapportering. En enhetlig kodbas gör också användarupplevelsen både enhetlig och flexibel. Molnlösningar höjer ribban för användarvänlighet och tillgänglighet.
– Molntjänster går att abstrahera bort mer från det komplexa, säger Prakash Darji på SAP.
– Med S/4 Hana erbjuder vi en upplevelse i konsumentklass. Det där komplexa i backend kan du inte visa för användarna, säger han.
I praktiken betyder det att SAP kan förenkla användargränssnitt för specifika uppgifter och roller, istället för att använda ett generellt gränssnitt där användaren måste gå igenom många valmöjligheter.
– Oavsett hur mycket ett erp-system kan göra så kommer företaget aldrig att få någon roi om de anställda inte använder det, säger Umran Hasan, marknadsansvarig på Microsoft.
– Snabba insikter från data, användarvänlighet, mobilåtkomst och att de anställda kan få tag i det de behöver, när de behöver det – det är sådant som driver användning, och allt det är molntjänsterna bra på.
Det är ännu enklare att ta ned gränssnittet till individnivå och till exempel låta säljare se personliga vyer med sina egna affärer och prestationer. Det går också att göra med installerade system men kräver vanligtvis mycket specialanpassning.
Samma möjligheter att anpassa och förenkla gör det lätt att få ut erp-systemet till olika enheter som plattor och mobiltelefoner.
Med installerat erp är det separata verktyg som drar in data för att analysera och rapportera, kanske timmar eller i värsta fall flera dagar efter de transaktioner som genererade dessa data.
Den här separationen mellan data, transaktion och analys har ställt till problem även på livsnödvändiga områden.
– Det är väldigt vanligt att prata med kunder som aldrig har haft en global bokföringskörning att verkligen lita på, säger Dan Beck på Workday.
Med erp i molnet är det lättare att bädda in analys och rapportering i transaktionssystemet så att användarna kan se rapporter i realtid. De flesta leverantörer här använder in-memory-teknik, som är så snabb att det går att göra realtidsanalys på ett sätt som är omöjlig vid serverbaserad lagring.
Läs också: Microsoft samlar affärssystem i en molntjänst
Med enhetliga uppdateringar och integrationspunkter är det också lättare att dra in alla relevanta data i systemet och rapportera om dem på transaktionsnivå, även om det är data utanför erp-kärnan.
All denna integration och analys i moln-erp öppnar nya möjligheter på två områden. För det första blir det möjligt att dra in data från externa källor, som sociala media och uppkopplade enheter på sakernas internet. För det andra blir det möjligt att automatisera beslutsfattande eller förutsäga beteenden, med hjälp av maskininlärning, där systemet räknar med vissa resultat baserat på historik.
Dan Beck på Workday tar som exempel att systemet kan analysera kunders betalmönster för att se vem som troligast betalar fakturor, och sedan rekommendera vilka man ska satsa mest på att driva in pengar från. För stora företag kan små förbättringar i betal-ledet betyda miljoner i intäkter.
Bättre integration med sociala media kan ha sina egna fördelar. Workdays system kan till exempel dra in informatiom från Linkedin om personer som sitter på viss kompetens, vilket kan vara värdefullt vid rekrytering.
Även sakernas internet öppnar intressanta möjligheter. Darji på SAP tar värdeminskning som exempel. Istället för att bara räkna på en schablon över tid kan du sätta sensorer i saker och ting och värdeminska dem baserat på hur de faktiskt används
Gartner: ”Leverantörerna måste skärpa sig”
Med allt fler komplexa affärssystemsportföljer behöver företag formulera en ”postmodern integrationsstrategi”, rekommenderar analyshuset Gartner.
Integrationsfrågorna måste tas om hand strategiskt, annars tappar man kontroll över komplexitet och kostnader, och fördelarna urholkas snabbt, lyder domen.
Dock kommer majoriteten, hela 90 procent av företagen inte att ha någon sådan strategi på plats vare sig 2017 eller 2018, spår analyshuset vidare.
– Postmodernt erp är en fundamental rörelse bort från en stor leverantörs jättesvit till en mer löst sammanhållen och federerad erp-miljö. Den här nya miljön kan göra företaget agilare, men bara om man inser och tar itu med den ökade komplexiteten, säger Carol Hardcastle, analytiker på Gartner.
Idag lever de flesta företag en hybrid verklighet med komplexa portföljer, där integration, analys och styrning ställs inför nya utmaningar. Erp-användarna börjar så smått förstå att det postmoderna affärssystemet inte är guld och gröna skogar. Det är naivt, anser Gartner, att lämna integrationsstrategiarbetet åt leverantörerna. Leverantörerna tar inte tag i det, vilket kommit som en kalldusch för en del kunder.
– Än idag är det många erp-projekt som inte levereras i tid och på budget, och vad värre är, inte levererar önskat affärsvärde, säger Carol Hardcastle.
– Man måste motstå frestelsen och stå emot trycket från affärssidan att börja innan företaget verkligen är redo, och innan man har en erp-strategi som affärssidan är med på.
– Affärssidan måste också förstå vad som krävs för att lyckas. Problemet ligger dock inte bara hos erp-kunderna, som kanske är oerfarna och inte är erp-experter. Systemintegratörer och leverantörer måste ta sitt ansvar gentemot kunderna.
Om två år tror Gartner att företag kommer att förvänta sig ”postmoderna erp-projekt” som visar värde inom mindre än två år. Allt fler kunder ifrågasätter värdet av traditionella erp-investeringar och börjar leta efter andra lösningar.
– Så dåligt som man gjort ifrån sig tidigare, och de ursäkter man använt för suboptimala affärsresultat, kommer inte att duga länge till. Det postmoderna erp:t fokuserar på att göra affären mer agil och flexibel, till exempel med lösningar som siktar in sig bättre på affärsbehoven och tillgodoser andra behov, som användarupplevelsen, säger Hardcastle.
– Det är hög tid att de avsevärda investeringar som företag gör i erp-lösningar faktiskt betalar sig. Leverantörer och integratörer måste skärpa till sig, se över sin implentationsmetodik och fokusera på värdehemtagning, avslutar hon.