Ping och pling, från popupper och notifikationer. Information via mejl och sms och sociala medier. Vår moderna arbetsdag placerar oss i ett ständigt flöde av information, via allt fler kanaler. I bästa fall blir vi mer effektiva, i värsta fall in­effektiva, stressade och till och med sjuka.

– Jag brukar kalla vår tid för distraktionens tidevarv, säger Jocelyn Glei, som föreläser och skriver böcker om att hitta mening, kreativitet och fokus i vardagen på jobbet.

Förmågan att logga ut och koppla bort kommer att bli en allt viktigare konkurrensfördel i det it-fierade yrkeslivet, menar hon.

Hennes senaste bok heter Unscubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distractions, and Get Real Work Done. Den handlar om att ta makt över de digitala verktygen, istället för att de ska ha makten över oss. Så att man kan fokusera på det som verkligen betyder något – för verksamheten, för karriären och för ens egna personliga mål.

Läs också: Jocelyn K Glei: Undvik digitala distraktioner och bli mer effektiv

– Det handlar om att ta kontroll över sin egen uppmärksamhet – att välja själv vad man ska fokusera på, säger hon.

Efter att ha bott i Los Angeles ett par år har Joycelyn Glei flyttat hem till New York. I LA var hon chef för 99u.com, en utbildnings- och forskningsorganisation under Adobe och redaktör för ett antal böcker om produktivitet, time managemrnt och entreprenörskap för kreatörer. Här mötte hon många som kände sig splittrade och sade sig ha problem att fokusera och hushålla med tid och ork.

Det födde idén till boken om att logga ut och i New York har hon tillämpat sina egna principer och fokuserat på sitt skrivande.

Att folk behöver hjälp är lätt att förstå. Och det gäller verkligen inte bara kreatörer. Den genomsnittlige kontorsarbetaren kollar inkorgen 74 gånger om dagen, och lägger nästan en tredjedel av arbetstiden på att hantera epost, enligt Jocelyn Glei. Verktyg som Slack och Hipchat kan underlätta, men också göra det ännu svårare att fokusera.

Den så kallade ”växlingskonstnaden” när vi multitaskar är tung för våra hjärnor. Om du är intensivt fokuserad på något och tar en paus för att kolla mejlen, tar det ungefär 25 minuter att få tillbaka ditt flow, berättar Jocelyn Glei.

Och även om det känns bra, blir du inte smartare av det. Forskningen visar att jonglering av epost med andra arbetsuppgifter sänker din iq med ungefär tio poäng.

– Det är som att röka hasch på jobbet, konstaterar Jocelyn Glei.

Om du inte tillhör de två procent av mänskligheten som är bra på multitasking. Vilket du sannolikt inte gör, även om du tror det. Studier visar på ett starkt samband: ju mer du tror att du är bra på det, desto större är sannolikheten för att du inte är det alls.

– Så om du sitter där och tänker att just du är jätteduktig på att göra olika saker samtidigt gör du dem troligtivis ganska dåligt.

Läs också: Forskaren: ”Därför leder inte chefer som de lär”

It-avbrott är inte allt. Till distraktionerna hör även många möten. Chefer i näringslivet sitter i möten i snitt två dagar i veckan – 4,2 år av livet! Och i princip ingen tycker att den tiden används effektivt, berättar Jocelyn Glei.

Det hon fokuserat på i boken är ändå epost. I Unscubscribe tar hon ett helhetsgrepp (200 sidor) och går koncist och lättsamt igenom allt från varför mejlen är psykologiskt beroendeframkallande till strategier för att handskas med den, varvat med skrivtips och lathundar.

För att lösa ett problem måste du först förstå vad problemet är. Och Jocelyn Gleis svar på varför vi fastnar så hårt i eposten är för att den bjuder på ”slumpmässiga belöningar”, vilket är starkt beroendeframkallande. Den följer samma princip som i psykologen BF Skinners berömda experiment med råttor, där det visade sig att råttor som fick mat om de tryckte på en knapp – men inte varje gång – blev mer benägna att trycka på knappen om maten kom med slumpmässigt intervall än regelbundet. Belöning är alltid bra, men slumpmässig belöning triggar hårdast.

Just så funkar eposten. De flesta mejl är tråkiga, rutinärenden, besvikelser. ”Men nån gång då och då får du något riktigt spännande, kanske mejl från en vän du inte hört av på länge eller en länk till en rolig video med hoppande getter ”, raljerar Jocelyn Glei i Unsubscribe. ”Och det är dessa slumpmässiga belöningar i mixen av tråkiga mejl som är så beroendeframkallande”.

När du förstått vad som ligger bakom it-beroendet, föreslår Joecelyn Glei att du lägger handen på hjärtat och svarar på vad som är viktigt för dig – vad du vill åstadkomma – innan du anammar strategier för att ta itu med det. Det är svårt att frigöra tid till det du vill göra om du inte vet vad du har för mål.

Så. Jocelyn Gleis råd kanske känns igen, om du någonsin har läst en produktivitetsbok: gör en lista på saker du vill få gjort. Mer specifikt vill hon att du skriver ner ”meningsfulla arbetsmål” för tre månader framåt, och håller dig till tre–fyra punkter. Ha listan så att du kan se den från skrivbordet och ha den i åtanke när du kollar mejlen. Och innan du går hem skriver du varje dag en att göra-lista som du betar av under morgondagen.

Läs också: Säkerhetsexperten: ”Sluta tro att människor är korkade”

För att jobba fram en effektiv meljrutin föreslår hon några olika strategier för att kolla och svara på mej. Den huvudsakliga är ”batchning”, där du kollar mejlen några gånger om dagen i 30-minuterspass, för att slippa multitaska med allt vad det innebär Och ”inbox zero” kan du slå ur hågen.

Både när du läser och skriver mejl ska du ha det forskarna kallar ”negativity bias” i åtanke, att den som läser ett mejl tenderar att tolka det mer negativt än den som skriver det. Det beror på bristen på sociala signaler som samtalston, ansiktsuttryck och kroppsspråk.

Om du är försiktigt positiv när du skriver ett mejl tolkas det troligen som neutralt. Är du neutral tolkas det troligen som negativt. Och är du negativ – om du till exempel ska kritisera en medarbetare – så måste du välja dina ord med omsorg , om du alls ska mejla. Bättre är att lyfta luren eller ta ett möte.

Självklart finns fler kanaler än epost, och fler lär det bli, men den som bemästrar sitt epostande blir också bättre rustad att hantera andra it-stöd, anser Jocelyn Glei.

På jobbet gäller det också att sätta förväntningarna för hur du svarar på kommunikation. Till exempel avsätta tid när du faktiskt inte är tillgänglig på chatt.

– Du kan inte behandla vartenda meddelande på Slack som brådskande. Du kan inte gå genom livet så, säger Jocelyn Glei.

– Jag tror folk som verkligen lär sig ta kontroll över sin uppmärksamhet har hittat en riktig konkurrensfördel, för de kan helt fokusera på det som är viktigt och jobba mot de målen.

Se Jocelyn Gleis tal från Webbdagarna här: 

Fakta

1. Tänk över vad du vill åstadkomma och skriv ner två eller tre mål tre månader fram.

2. Om möjligt, börja dagen med viktiga arbetsuppgifter som hjälper dig på vägen mot målen.

3. Sköt mejlen i halvtimmeslånga sessioner några gånger varje dag. Eller jobba i intensiva 25-minuterspass (använd klocka!).

4. Kolla hur dina mejl ser ut i mobilen innan du skickar dem. Se till att styckena inte är för långa på den lilla skärmen.

5. Ta en promenad när du kör fast, så att ditt undermedvetna kan komma igång och jobba.