Att byta affärssystem kan bli dyrt om något går fel. Utebliven försäljning, böter, arga kunder eller långdragna rättsprocesser.

Och det går ofta fel. Var femte tillfrågat företag klassade sitt senaste byte affärssystem som ett misslyckande, i en undersökning som Panorama Consulting gjorde 2015.

CIO.com har tittar närmare på fem byten som av olika anledningar misslyckats fatalt. Till sin hjälp har sajten branschveteranen Greg Crouse som är vd för konsultföretaget Navigant Consulting.

1. Sopa inget under mattan

Något gick snett när den brittiska telekomjätten Vodafone skulle slå ihop sina sju system till ett. Över 28 miljoner kunder skulle migreras till en Siebel-plattform, men tusentals föll bort under flytten.

Vodafone försökte till synes tiga ihjäl problemet. Det uppdagades inte förrän de drabbade kunderna försökte fylla på sina kontantkort. Pengarna drogs från kontot, men mobilerna fylldes aldrig på.

Först när den brittiska telekommyndigheten Ofcom röt ifrån åtgärdades problemet och kunderna fick sina pengar tillbaka. Som straff fick Vodafone den största boten som myndigheten delat ut: 4,6 miljoner pund.

Lärdom: försök inte låtsas som ingenting.

– Om det blir problem med stora implementeringar, kommer folk att få reda på det, säger Greg Crouse.

2. Det är inte lätt att veta vem som gör fel

2012 var det tänkt att den amerikanska delstaten Washingtons högskolor gå över till ett affärssystem från Peoplesoft. Det var lättare sagt än gjort.

Det visade sig att de 34 statliga skolorna hade vitt skilda rutiner, vilket gjorde det svårt att få dem att samsas om hur systemet skulle utformas. Men den stora krisen kom när konsultbolaget Ciber, som fått i uppdrag att implementera det nya systemet, i våras gick i konkurs.

Läs också: Därför misslyckas projekt fortfarande

Tillgångarna köptes upp av det amerikanska företaget HTC Global Services, som i sin tur avslutade kontraktet och stämde delstaten på 13 miljoner dollar. Problemet med implementeringen, menade den nya ägaren, var att högskolorna haft "interna problem".

Och fortfarande har bara tre av skolorna fått sitt nya affärssystem.

Lärdomen är enligt Greg Crouse att man aldrig vet vilken part som stämmer först i sådana här problematiska projekt. När både kunden och leverantören anser att den andra gör fel kan vem som helst dra i handbromsen – "det beror helt på vem som blir förbannad först", säger han.

3. Dokumentera rutinerna

Det tog den australiensiska möbeljätten Woolworth över sex år att flytta från ett hembyggt affärssystem till SAP. Orsaken? Företagets rutiner var inte ordentligt nedskrivna, och många av nyckelpersonerna valde att lämna bolaget under den utdragna övergången.

Resultatet blev att många funktioner som var viktiga för verksamheten föll bort i flytten – och att migreringen kostade 200 miljoner australiensiska dollar.

– Det är vanligt att företag inte låter de personer som kan processerna bäst dedikera sin tid till att rulla ut ett nytt affärssystem. Istället blir det ett deltidsjobb, eller så nyanställer de någon som får säga åt systemkillarna vad de ska bygga. Det funkar inte att göra så, säger Greg Crouse.

Läs också: Därför floppade projekten: Tre svenska it-fiaskon under lupp

4. Var noggrann

När butikskedjan Target skulle lanseras i Kanada behövdes ingen migrering. Däremot skulle enorma datamängder in i ett SAP-systemet. Det handlade om tusentals varor som skulle taggas med mått, vikt, pris, tillverkare och mängder av andra parametrar.

För att göra jobbet anställdes mängder av nyutexaminerade studenter, utan erfarenhet av vare sig affärssystemet eller logistikprogram. Resultatet blev väl vad man kan vänta sig.

Vid lanseringen klappade hela företagets logistik ihop och butikshyllor gapade tomma. En undersökning visade senare att bara runt 30 procent av de inmatade uppgifterna stämde.

5. Håll hårt på säkerheten

I maj förra året upptäckte en analytiker en öppen databas som verkade innehålla uppgifter från 47 000 datorer, virtuella maskiner och andra enheter tillhörande Pacific Gas and Electric. Känsliga uppgifter som gick att läsa utan att ens behöva en inloggning.

Orsaken? Inför att elbolagets nya affärssystem skulle rullas ut byggde konsultbolaget en testmiljö för att kontrollera att allt skulle gå smidigt. Men av någon anledning sjösattes testmiljön – helt utan säkerhetsanordningar.

Så överlever du ett byte av affärssystem

Först några grundläggande regler. Försök inte gömma misstag för myndigheterna, håll din data ren och säker, och dokumentera för guds skull era processer innan ni kör igång. Det kan nog vara bra ledord i de flesta stora it-projekt.

Men det viktigaste, menar Greg Crouse, är att tänka på kontinuiteten. Han lyfter ett fall han jobbat på där implementeringen av ett nytt affärssytem tog flera år – inte minst för att it-chefen hann bytas ut fyra gånger under resans gång.

– Sånt skapar en uppsjö av problem. Det måste finnas någon i ledningen som stöttar projektet. Det måste finnas någon som verkligen slåss för det. Det är svårt om folket i ledningen eller de hos klienten som verkligen är insatta ständigt byts ut, säger han.