När ett affärssystem fungerar som det ska väver det samman mjukvara och tjänster från olika delar i företaget till en helhet. Men det faktum att det knyter ihop och integrerar olika delar gör det också knepigt att hålla dem uppdaterade.

Många affärssystem har hunnit bli föråldrade och inte minst funderar många företag på att migrera sina affärssystem till molnet. Det gör att manegen är krattad för katastrofer. Vår amerikanska systersajt CIO.com har talat med erfarna affärssystemkonsulter för att ta reda på hur varningstecknen ser ut innan projektet hunnit gå fel. Här är några av dem:

1. Om du har tagit ett stort teknikkliv

Medan konsumenter glatt kan köpa en ny smarttelefon och ta till sig de nya funktionerna är det betydligt trögare för företag och organisationer att anamma ny teknik.

– Om du som företag är tidigt ut med att använda ny affärssystemsteknik kan du råka ut för större utmaningar. Och om ditt affärssystem är flera versioner äldre än den version du tänker införa så kan du också möta utmaningar i övergången, säger Michael Hughes på konsultföretaget West Monroe Partners.

Läs också: Gör inte så här när du byter affärssystem – 5 avskräckande exempel

Ser ditt affärssystemsprojekt ut på det sättet? Då måste du se till att anpassa både schema och budget så att du kan möta utmaningarna om du vill hålla dig på banan.

2. Om du har struntat i att få med dig affärssidan

Alla vet att it-enheten och affärsenheten ofta kämpar hårt för att mötas. Och ingenstans är det lika svårt som när det handlar om affärssystemsprojekt.

– Inget affärssystemprojekt rullar perfekt – det kommer alltid att bli hack och problem på vägen. Men om affärsfolket är engagerade på allvar så blir du troligen förlåten när du arbetar dig igenom problemen. Om du däremot struntat i att engagera användarna så kan du räkna med motstånd och protester när problemen dyker upp, säger Ed Featherston på teknikkonsulten Cloud Technology Partners.

Kort sagt kan din sociala kompetens vara din största tillgång eller svaghet i ett affärssystemprojekt. Att ha empati för hur det påverkar dina användare räcker långt.

3. Om du har överdrivit hur mycket du kan spara med molnet

Just besparingar är ett av de viktigaste argumenten för att skaffa molntjänster. Men om du räknar med att spara framför allt på att minska bemanningen så kan det visa sig att du biter dig i svansen.

– En del organisationer tror inte att det ska behövas processägare och annan intern support när de flyttar till molnet. Men affärsystemet kräver både styrning och support oavsett om det ligger i molnet eller om du har ett system på plats, säger Michael Hughes.

Faktum är att det rentav kan krävas support i form av dataanalytiker och liknande om det nya affärsystemet ger fler sådana möjligheter – och då spelar det ingen roll att det ligger i molnet.

Så ta alla påståenden om besparingar med en nypa salt när du räknar på affärssystemsprojektet och tar fram ett business case.

4. Om du tillåter allt för många undantag

Om du har varit i en stor organisation länge så kommer du att få många påstötningar om att få undantag. Det är ofta resultatet av en svag styrning och kan i längden undergräva hela affärssystemet.

– En brist på styrprocesser för att ta beslut om affärssystemet skapar frustration och förseningar, säger Michael Hughes.

Läs också: Nu byter SKF affärssystem – för tio miljarder kronor

Om du behandlar förfrågningar om undantag lite improviserat från fall till fall så kommer du att få problem eftersom användarna tror att de kan få de undantag de vill. Och du behöver inte skapa en komplicerad byråkrati för att få ordning på det. Exempelvis kan du låta en kommitté med personer från både teknik- och affärssidan titta på de undantag som begärs.

5. Om du rutinmässigt använder Excel

Microsofts Excel må vara det största informella affärssystemet i världen. Men om användarna rutinmässigt använder sig av Excel för att göra analyser blir det problem med ditt affärssystemsprojekt. Det betyder att de rapporter och data som systemet sätter upp inte är tillräckligt användarvänliga.

Kanske krävs data från flera tjänster för att användarna ska få fram det som behövs. För att få ordning på det, kolla vilka Excelfiler de rutinmässigt uppdaterar varje månad eller kvartal. På så sätt kan du se vilka delar i affärssystemet som måste vässas.

6. Om du skjutit upp det där med regelverken

Visst ska det gå snabbt, men att fuska lite och inte leva upp fullt ut till regelverken är inte ett bra sätt att öka farten.

– Om du har en projektledare som vill bli klar och sedan se till att få ordning så att det allt funkar med regelverken så har du problem, säger Ed Featherstone.

Många branscher – som hälsosektorn, läkemedel, energi och finans – är hårt reglerade. Då gäller det att det finns tydliga kontrollfunktioner så att det inte dyker upp problem.

7. Om du inte anpassar dig till molntjänsten

För att du ska lyckas med att gå över till ett affärssystem i molnet så måste du tänka om kring hur du gör affärer.

– Traditionellt när du installerar ett nytt affärssystem bedömer jag att de flesta företag använder ungefär 70 procent av det som ingår och specialanpassar 30 procent. Det fungerar inte i en molnmodell, säger Rick Cimino på KPMG.

– De flesta affärssystem i molnet försöker att förhindra skräddarsydda anpassningar eftersom de är gjorda för att användas standardiserat så att leverantörens uppdateringar underlättas.