I takt med digitaliseringen har cio:er vant sig vid att presentera teknikprojekt för styrelsen. Trots det är det en utmaning att få alla att hänga med i den snabba tekniska utvecklingen och de ökade risker den innebär.

För att lyckas gäller det att välja ut rätt ämnen och presentera dem klart och tydligt på kort tid. Och om man inte lyckas kan viktiga projekt sågas.

Vår amerikanska systersajt CIO.com har listat några saker som du kan göra för att lyckas.

1. Ha koll på din publik

Innan det är dags för presentationen försök förstå vilka det är som sitter i din styrelse.

– Om det är första gången du gör en presentation och du inte känner dem alls så ägna lite tid åt att tala med kolleger som känner dem och har gjort presentationer för dem tidigare så du inte går på en mina, säger Jay Ferro, vice vd och cio på Examworks.

Läs också: 9 lögner som CIO:er berättar för sig själva

Det handlar inte bara om att förstå vilken typ av personer du har att göra med utan också hur de ser på it – är det en möjlighet för dem? Eller ett hot?

– Hur är deras inställning när du kommer in i rummet? Det hjälper dig att avgöra hur du ska närma dig, hantera diskussionen med dem och få en bra start, säger Arthur Hu, cio på Lenovo Group.

2. Spela på rätt strängar

Cio:er som förstår vad det är som intresserar och motiverar styrelsen lyckas bäst. Jay Ferros råd är att räkna ut om de har fokus på något speciellt – tillväxt, verksamhetsförbättringar, affärsmöjligheter eller kanske it-säkerhet.

Något som de flesta styrelser är intresserade av är att förstå risk enligt French Caldwell som tidigare jobbat på analysföretaget Gartner och kört workshops just kring styrelsepresentationer för cio:er.

– De som sitter i styrelsen är mycket intresserade av att förstå vilka risker som kan dyka upp och slå mot företagets tillväxt. De uppskattar om cio:n ger dem investeringar för att bättre hantera kommande och strategiska risker, säger han.

3. Håll koll på nyheterna

Se till att följa med nyhetsflödet så att du kan ha ett svar på hur olika saker som det skrivs om påverkar era affärer.

Det är viktigt att känna till kundtrenderna i din bransch så att du är beredd att diskutera olika möjligheter för att göra er mer konkurrenskraftiga råder kommunikationskonsulten Suzanne Bates.

– Gå på konferenser, nätverka och sträva efter att vara en av de bäst pålästa cio:erna.

4. Sila lingo-snacket

Tala alltid, alltid med styrelsen på affärsspråk.

French Caldwell konstaterar att många cio:er talar om förbättringar i it-verksamheten, förbättringar i säkerheten eller i tillgänglighet och pålitlighet i systemen.

– Men vill du att styrelsen fullt ut ska uppskatta de investeringar du gör så är det viktigt att du identifierar de affärsmässiga vinsterna.

Ett vinnande koncept är att koppla it-investeringarna till företagets tillväxtstrategi.

– Din kompetens blir tydlig när du väver in teknik i en diskussion om affärsresultat. Visa att du förstår verksamhetens värdekedjor lika bra som alla de andra i ledningen, säger Jay Ferro.

5. Rätta in dig i ledet

– Se till att du håller samma linje som de andra i ledningen – särskilt med cfo:n, säger French Caldwell.

Läs också: 9 myter om GDPR avslöjade

– Om cio:n och cfo:n pratar om samma strategiska mål men använder olika sätt att beskriva dem och vilket sätt som it-investeringarna är till nytta så skapar det bara förvirring.

Om du däremot arbetar nära vd och resten i ledningsgruppen kring presentationen så visar det att it och verksamheten är synkade.

6. Var klar och koncis

Regel nummer ett när man har med stressade styrelseledamöter att göra är att inte slösa med deras tid. Se till att hålla presentationen kort och fokuserad.

– Du ska komma till varje styrelsemöte beväpnad med en bra idé och väl utvalda data som hjälper dem att se runt hörnet och känna sig trygga med att ledningen tar kloka beslut, säger Suzanne Bates.

Samtidigt är det viktigt att komma ihåg att styrelsen inte har lika nära till den dagliga verksamheten och det betyder att du måste kunna anpassa presentationen efter det, förklarar Arthur Hu.

– Var beredd att gå snabbt vidare om de snabbt verkar greppa en punkt och sedan sakta in när du kommer till viktiga punkter där de visar sig vara mer intresserade än du förutsett.

7. Visa att du passar in

Som cio tillhör du ledningsgarnityret i företaget – förminska dig inte.

– Jag har sett många cio:er, även jag själv på mitt första möte, som är alldeles till sig bara av att ha blivit inbjudna. Det skapar knappast förtroende till dig som ledare, säger Jay Ferro.

Suzanne Bates råd är att tänka på sig själv inte som en it-chef utan som en affärschef.

– Visa i presentationen hur du alltid aktivt strävar efter att samarbeta med affärssidan för att driva affärsstrategin framåt.

8. Förbered dig. Och förbered dig lite till.

Målet för en cio:s styrelsepresentation är att enkelt förklara ett komplicerat ämne. Tänk på att det tar längre tid att förbereda en kort och innehållsrik presentation men i gengäld är belöningen större.

– Resultatet av en lyckad presentation och en väl genomförd frågestund är att din styrelse får förtroende för din förmåga att leda en så viktig del av verksamheten, säger Suzanne Bates.

9. Var mottaglig

Ett bra möte med styrelsen handlar inte bara om att delge information utan också om att ta emot information.

– Lär dig av styrelsen genom deras frågor före, under och efter mötet, säger Suzanne Bates.

– De är oftast tidigare vd:ar och andra höga chefer från olika branscher. De har sina egna nätverk och kan bidra med information som kan vara ovärderlig för dig och ditt team