Experten tipsar: Så slingrar du dig ur mjukvarubolagens licensfälla

En licensrevision är resurskrävande och ställer till med oreda för en organisation. Och som ett brev på posten kommer ofta ett oväntat krav på köp av ytterligare licenser baserat på ett luddigt avtal. Som salt i såret är det inte ovanligt att prislappen emellanåt gränsar till det obscena. Som tur är går mjukvarubolagens blindskär att runda och de går vidare till ett lättare byte. Men då krävs att du är påläst och visar att du har kontroll.

Det får stå klart en gång för alla att mjukvarubolagens otydliga licensavtal är en medveten strategi för att generera intäkter och att dessa intäkter står för en betydande del av totalen i vissa segment. Sannolikt beror detta på att möjligheten till nyförsäljning av programvara i vissa segment är starkt begränsad och på konkurrens från nya molnbaserade aktörer. Licensrevisioner blir då helt enkelt en taktik för att upprätthålla intäkter från svårsålda produkter.

Läs också: Stort skifte väntar när forskningens data öppnas upp

Komplicerade licenser
Licensavtal är ofta väldigt komplicerade och otydliga när det gäller hur licensbehovet, och därmed kostnaden, ska beräknas – troligen en medveten strategi från vissa mjukvarubolag. Strategin gör att köparen får svårt att beräkna kostnaden för sitt nuvarande och framtida behov, vilket i sin tur ligger till grund för leverantörernas påståenden om underlicensiering.

I praktiken går det ofta till så att mjukvarubolagen börjar med att visa att du potentiellt står inför enorma kostnader för att lösa en påstådd underlicensiering för att sedan komma med lösningsförslag i olika prisnivåer. I realiteten innebär detta att programvaruföretaget genom en licensrevision tvångssäljer programvaror i linje med sin egen försäljningsstrategi och inte alls nödvändigtvis med din affärsnytta för ögonen.

Oförutsägbara licenser
I vissa avtal och licensguider finns till och med uppenbart diffusa klausuler som i princip är helt omöjliga att reda ut för kunder, experter och jurister genom att enbart läsa avtalet. Det medför att du som köpare behöver göra en egen tolkning. Men det finns inget som säger att din tolkning delas av mjukvarubolaget.

Paradoxalt nog är det inte självklart att du som köpare vill ta upp frågan för att reda ut den en gång för alla. Du måste nämligen också väga in risken som följer av att hamna i en förhandling om något som kanske redan är implementerat, vilket troligen är den sämsta förhandlingspositionen du kan ha.

Mjukvarubolagen är som alla andra företag
Så vad kan du som köpare göra? För att se om ditt eget hus på bästa sätt är det viktigt att förstå att mjukvarubolagen själva har gjort enorma investeringar i allt från utveckling och datacenter till uppköp av teknologi. De har sina egna investeringsberäkningar och end-of-life-kalkyler på hur länge de kan hålla liv i sina produkter. Det är kanske inte så konstigt att även de vill maximera resultatet av sina satsningar.

Därtill fungerar deras säljorganisationer som på andra företag. De styr sina säljares beteende genom att kompensera dem extra mycket för molntjänster, hårdvara, nya produkter eller prenumerationer där det finns marginaler att ta av. Och det blir väsentligt mycket mindre intressant för en säljare att sälja traditionella, enklare, licenser där de får en lägre provision. Utifrån dessa insikter har jag formulerat en lista på råd för dig som licensköpare:

7 råd till bättre licenshantering
1. Granska alla avtal innan köp noggrant med fokus på framtida risker och eliminera otydligheter.
2. Köp absolut inte det som inte kan mätas.
3. Engagera personer från olika delar av organisationen och personer med olika kompetens, för att förstå framtida behov och därigenom framtidssäkra stora licenskontrakt.
4. Var noga med att förstå de kontrakt som finns på plats och identifiera och förstå risker och fällor med dem.
5. Kommunicera med andra organisationer som är kunder till mjukvarubolagen, dela erfarenheter.
6. Se till att dokumentera så mycket som möjligt vid förhandlingar. Vad har ni berättat avseende hur ni tänker använda mjukvaran? Vilka råd har getts från mjukvarubolaget? Se till att få detta bekräftat i mejl.
7. Använd nyinvesteringar hos en mjukvarutillverkare som en förhandlingsbricka till att påverka en identifierad risk i befintliga avtal och för att eliminera oklarheter. När det finns pengar på bordet är det mesta möjligt. Särskilt om det rör investeringar i något de verkligen vill sälja.

Läs också: Lönsam satsning på licenshantering – Saab sparar miljoner

Bättre förberedd på det oförutsägbara
Att skydda sig mot det oförutsägbara är per definition oerhört svårt, men inte omöjligt. Det kräver bara väldigt mycket mer. Du förbereder dig inför mjukvarubolagens licensrevisioner genom att förstå motparten och dennes motiv, kombinerat med ett tekniskt stöd, intern och/eller extern kompetens, kontinuerlig kontroll, optimering och analys av finansiell riskexponering.

Genom att ta initiativet i licensförhandlingar kommer dessa gå smidigt och du har bättre möjlighet att rusta din organisation med den kombination av olika mjukvaror som är i linje med dina affärsmål. Därtill inser mjukvarubolagen snabbt att du har kontroll på läget och går vidare till enklare byten.