Oavsett om din organisation är på väg att stöpas om eller du bara vill förbättra samarbetet så handlar det om att skapa effektiva rutiner. Så hur ska du göra för att spara tid?

Vår amerikanska systertidning CIO har pratat med chefer på it-sidan och bett om deras bästa tips – här är några av dem.

Samla ihop molntjänsterna

Molnet är ett toppenbra samarbetsverktyg som tillåter kolleger att se hur saker utvecklas och göra snabba förändringar. Men lösningarna skapar också nya problem.

– Det finns så många olika lösningar att många verksamheter översvämmas av olika applikationer och misslyckas med att dela värdefull information med molntjänsterna, säger Jim McNeil som är marknadschef på Iboss.

– Det gäller att vi är försiktiga med skugg-it och ser till att tjänsterna vi använder är säkra och verkligen levererar det vi behöver.

Städa upp i mejlanvändningen

Ibland slösar teknik mer tid än den sparar. Även om det kan vara svårt att överge e-posten så dränerar vår inbox oss på både tid och uppmärksamhet framhåller Rajiv Gupta, molnchef på McAfee.

– E-post skapar stress eftersom jag hela tiden oroar mig för att jag missar viktiga mejl som jag måste agera på omedelbart medan jag skannar igenom alla de ointressanta, säger han men hoppas på att AI kommer att minska det problemet.

Läs också: Här är it-chefens största utmaningar under 2018

Och Oscar Carlsson, cio på Cint, pekar på att det inte är e-posten i sig som är problemet utan hur den hanteras.

– Att hela tiden skicka kopior till fem kolleger på varje mejl får dem att ödsla tid på att öppna dina mejl och besluta sig om ifall de behöver agera. 80-90 procent av de mejlen var inte ens avsedda för dem så det skapar mycket ineffektivitet i verksamheten, säger han.

Innan man lägger till personer i mejlkonversationen är det läge att fundera på syftet med det och sedan kort förklara och markera exakt vilken info som är relevant för den personen.

– På så sätt slipper de gå igenom en fem veckor gammal mejlkedja i jakt på att hitta vad det är för något de förväntas göra.

Undvik vattenfallsmetoder

Nick DiLisi är teknikchef på Emoney trycker på att vattenfallsmetoden är död och att man måste städa bort alla rester.

– Teknikteam måste fokusera på att deras utvecklingscykler är så korta som möjligt.

Och Chris Fielding, cio på Sunguard, är på samma linje.

– Verksamhetsförändringar, som exempelvis att börja med agila metoder, är svårt eftersom det tar kraft, tid och stöd från cheferna. Om man ska gå mot agilt måste det första som försvinner vara vattenfallstänkandet.

Läs också: Multi-molnet kan vara vägen till en lyckad digital resa

Utvidga ditt professionella nätverk

Ett annat råd från Nick DiLisi är att omge sig med ett professionellt nätverk och ta in dem i beslutsprocessen genom att använda sig av erfarenheter från sina kolleger.

– Att kunna bolla idéer och frågor är otroligt viktigt så att man inte bara fortsätter i sina invanda hjulspår. Många tror att problemen de har bara finns i den egna verksamheten men genom att prata med andra så påminns man om att alla arbetar med liknande frågor och att de kan hjälpa dig.

Var inte rädd att peka ut problem

En öppen och ärlig kommunikation mellan olika arbetsgrupper skapar effektiva och smidiga projekt.

– För mig handlar det mindre om teknik och mer om arbetsrutiner, säger Jeff Gill, cio på Neustar.

– It-proffs är generellt utbildade problemlösare. Jag anser att det är mer effektivt att fokusera på att peka ut problem och sedan hjälpa teamen att välja vilket problem de ska ta itu med först snarare än att fokusera på att spara tid. Ofta väljer teknikteamen själva verktyg och teknik för att hålla tiden.

Avskaffa stå-upp-möten

De dagliga avrapporteringsmötena är det första som ryker om John Prestridge, marknadschef på Easyvista får bestämma.

– De handlar ofta mer om att rapportera status än samarbete och problemlösande. Möten ska användas för att lösa problem och de bör bara pågå så länge som behövs för att nå resultat.

Skippa det som inte funkar

En röd flagga för flera av dem som CIO pratat med är ”så har vi alltid gjort”. Det skyler bara över ineffektiva och utdaterade arbetssätt anser de.

– Ny teknik skapar effektivitet som per definition utmanar det gamla tänkandet, säger teknikevangelisten Tim Mackey på Synopsys Software Integrity Group.

Han pekar på hur exempelvis att den bästa praxisen för att patcha en gammal applikation blir riskfylld om den används på serverlösa applikationer eller applikationer i en containermiljö.

Jim McNeil förklarar att han ständigt överraskas av hur höga chefer sitter fast i hur saker gjorts tidigare.

– Det går inte att lösa nya problem med gammalt tänkande. Du måste fokusera på vad du önskar få ut av det hela och sedan arbeta baklänges därifrån. Svaret du behöver ligger i frågorna du ställer. Många verksamheter kväver nyfikenhet och det är raka motsatsen till vad de behöver.

Is i magen – vänta ut första generationen

Nej, man behöver inte hoppa på tåget direkt. Chris Fielding tycker att det är smart att vara försiktig så länge en teknik bara finns i en första version.

– Det är viktigt att bedöma om ny teknik som stöder verksamhetsförändring är värd risken eller om det är bättre att vänta på nästa generation. Jag har sett ett antal nya planeringsverktyg och lagringslösningar som till att börja med förenklar den totala ägandekostnaden men senare köps upp eller ersätts.