Du kanske tror att principerna om en fri marknad även gäller för mjukvarubolag och att du är fri att välja eller byta leverantör vid behov. Då är det dags att vakna upp, för i vissa situationer är det näst intill omöjligt att byta leverantör.

En illustration av detta är att om du ogillar din webbläsare, kan du på några minuter ladda ner en ny och avinstallera den gamla. Däremot, om du ogillar ditt val av databas eller affärssystem är det ytterst svårt, kostsamt, tids- och resurskrävande samt riskabelt att skifta.

Det här är en artikel från Expert Network »

Ojämna maktförhållanden
Ett antal samspelande faktorer leder till ett ojämt maktförhållande:

  • Dina investeringar hos mjukvarugiganterna blir ofta snabbt skyhöga och ett byte skulle därför innebära sunk costs på en nivå du säkert inte är beredd att ta.
  • Förutom de direkta kostnader som uppstår vid ett byte är det enormt resurskrävande och tidskrävande att genomföra.
  • Ett byte av ett affärskritiskt system skulle kunna orsaka stillestånd i hela företaget, en risk du troligen inte är villig att ta.
  • Även om det nuvarande systemet fungerar dåligt eller inte är skräddarsytt för just dig innebär det alltid en risk att byta till något nytt och okänt.
  • Sannolikheten är hög, för att inte säga 100 procent, att den nya lösningens leverantör också använder olika inlåsningstaktiker.
  • Även om ni nu gör ett byte är det svårt att helt smärtfritt migrera historisk data utan att riskera avbrott eller en sämre servicenivå, vilket ofta anses helt oacceptabelt.

Läs också: Experten tipsar: Så slingrar du dig ur mjukvarubolagens licensfälla

Så undviker ni inlåsning
Vad kan man då göra för att undvika i den situationen? Här är sex tips för att undvika att bli inlåst:

  1. Mjukvarubolagen gör förstås allt de kan för att du ska köpa deras produkter, som de investerat tungt i. Det kan till exempel vara en nyutvecklad applikation som de snabbt behöver visa positiva siffror för eller ett uppköp de behöver casha in på. En förståelse för vad som driver mjukvarubolaget och den enskilde säljaren är nödvändigt för att öka chansen att lindra effekterna av att vara inlåst.
  2. Många mjukvarubolag har snåriga licensregler och med det kommer fallgropar som kan vara svåra att upptäcka. Exempel på det är ”indirekt användning”, vilket kan inträffa när andra applikationer använder mjukvaruföretagets lösningar för att till exempel lagra data. Något som mjukvaruföretaget tycker att du bör betala för oavsett om det tillför ett affärsvärde eller inte. För att inte denna snara skall dras åt utanför din kontroll behöver du känna till licensreglerna och olika applikationers indirekta användning i din organisation.
  3. Ingående och detaljerade kunskaper om din organisations nyttjande och användning av befintliga licenser är ett oerhört viktigt ess att ha i skjortärmen. Du kan då köpa nya licenser närhelst du bestämmer att det behövs, oberoende av när mjukvarubolagen anser att det är dags. Med kontroll över fallgroparna i kontrakten kan din organisation dessutom eliminera risken att företagen kan utnyttja denna faktor som påtryckningsmedel i en förhandling.
  4. Inom licenshantering är vetskap om användning och kontraktet inte bara King, det är King Kong. Du behöver ha full kontraktsrättslig kontroll över ditt ansvar, dina skyldigheter och naturligtvis även rättigheterna. Vilka tveksamheter finns i kontraktet? Är dessa till din fördel eller nackdel? Mjukvarubolagen kommer säkerligen hävda att de har tolkningsföreträde. Men detta behöver inte vara sant. I likhet med andra verksamheter skyr även mjukvarubolagen det ljus som en domstol kan kasta över grumliga kontraktsvillkor.
  5. Nätverka! Det finns fler olyckliga själar som sitter i samma båt som du. Använd de (bokstavligen) dyrköpta erfarenheter som andra personer i liknande situation har fått för att ge dig en bättre förhandlingsposition. Nätverket kan vara din livbåt.
  6. Proaktivitet! Förbered och träna organisationen, som till exempel en audit boot camp för de audits som garanterat lär komma i sinom tid.’

Luck favours the prepared lyder ett anglosaxiskt ordspråk som äger sin giltighet även för mjukvarukunder. Att inse att mjukvarugiganternas uppdrag är att göra vinst och därför vara förberedd på audits är den bästa medicinen.

Fakta

Befattning: Senior Enterprise SAM Consultant
Företag: Snow Software
Linkedin: Rasmus Larsson
E-post: rasmus.larsson@snowsoftware.com
Expertområden: Software asset management. Licensavtal. Licensaudits.
Bakgrund: Utbildad jurist med tolv års erfarenhet av att upprätta licensavtal och göra audits – såväl från mjukvaruföretags som kundernas sida.