Teknik är en akilleshäl för många företagsstyrelser. Det är det område där flest styrelseledamöter känner sig osäkra – 63 procent.

Det gör också risken hög att man hamnar i en ond cirkel. Styrelsen känner sig osäker på teknik och cio:n känner sig osäker på styrelsen, därför undviker styrelsen cio:n och ställer få frågor. Det gör i sin tur att cio:n gissar vad de vill ha eller gör det de bad om men inte egentligen ville – och obehaget på bägge sidor ökar.

Tina Nunno
Foto: GartnerTina Nunno, Gartner.

Men Tina Nunno, analytiker på Gartner, har tagit fram ett antal regler som man kan hålla sig till för att bryta den onda cirkeln och nå fram med sitt budskap och här är några av dem.

Den första regeln – grundregeln – är att styrelsen egentligen bara bryr sig om tre saker. Det är intäkter – för offentlig sektor kan det översättas till att bli bättre på at utföra sitt uppdrag – kostnader och risk.

– Så egentligen räcker det med tre slides i presentationen. En om hur ni bidrar till intäkterna, en till hur ni håller ner kostnader och en om hur ni hanterar. Att dra de tre sakerna kan knappast bli fel.

Tina Nunno tycker att cio:erna ska inspireras av Willy Wonka i ”Kalle och chokladfabriken”.

– I filmen med Gene Wilder är han ofta sarkastisk och säger då plötsligt – nej, tvärtom – och så vänder han på meningen. Och så bör cio:er också göra, säger hon.

I stället för att säga ”vi implementerade molnet och sparade pengar” så ska man säga ”vi sparade pengar genom att implementera molnet”. Det är besparingen som styrelsen lyssnar efter och börjar man med något annat är risken stora att de missar den biten.

På samma sätt är det inte särskilt effektivt att börja med att beskriva ett problem för att sedan pedagogiskt förklara de logiska delarna som till sist leder fram till den lösning man föreslår och fråga om man kan få pengar till det.

– Ställ frågan i början och inte i slutet annars lyssnar de inte utan sitter och försöker lista ut vad du är ute efter. Gör inte salepitchen större än den är, säger Tina Nunno.

Hon berättar om en cio som kom till henne helt förtvivlad för att han aldrig fick igenom något hos styrelsen trots att han hade flera sidor långa affärscase medan andra på hans företag som hade en sida långa affärscase fick sina pengar.

– Jag förklarade att orsaken var just att han var den enda som gav dem tillräckligt med material för att kunna ifrågasätta. Hitta punkter att slå ner på.

– Cio:n kortade ner sina affärscase och fick sina pengar.

Det är också viktigt att veta när man är klar. När frågan är ställd och du fått svar så är det dags att gå därifrån. Tina Nunno berättar om en cio som förberett sig noga och gärna ville tala vidare efter att styrelsen gett klartecken till pengar. Efter en stund tröttnade styrelsen och drog in pengarna igen.

Ett annat viktigt råd är att tänka ut vad det är man vill få ut av mötet redan innan. Var specifik – handlar det om pengar, personal ett godkännande av den riktning du vill ta?

– Och var noga med tajmingen, kanske är det inte rätt läge att ta upp det utan du behöver vänta lite.

Boka plats på årets CIO Trend – gör dig redo för 2019

En annan regel är att det alltid viktigare att vara intressant än att ha med exakt varje detalj.

– En del cio:er blir ibland överentusiastiska när det gäller detaljer. Men ta i stället och fundera på vad du vill att styrelsen ska känna efter presentationen – entusiastisk, säkra, rädda?

Ett vanligt misstag är att visa data utan att tolka det. Om man visar att man dragit ner på personal parallellt med att intäkterna ökar kan den naturliga slutsatsen bli att man borde dra ner ännu mer. Ditt verkliga budskap kanske är att visa att ni nu nått smärtgränsen och att din personal går på knäna och att det nu är dags att börja satsa i stället. Ja, då måste du förklara det.

I dag är vi inne i en utbildningsfas där cio:n måste kliva in och ta ansvar framhåller Tina Nunno. I dag är det många styrelser som vill börja med digitala affärer – och i nästa andetag frågar de vad det egentligen är.

– Är vi verkligen redo? Hur mycket vill vi satsa? Hur mycket risk är vi beredda att ta – en styrelsens svar alltid är ”ingen risk”. Men då får man förklara att utan risk inget digitala företag.

Visa upp de nyckeltal som finns inom olika områden som pekar på att ni skulle kunna lyckas digitalt och låt styrelsen besluta hur snabbt ni ska gå fram.

– Det här är sådant som lugnar – det är sådant som styrelsen känner igen sig i, säger Tina Nunno.

Läs också:
Tina Nunno: it och ledarskap enligt Machiavelli
Gartner: Så navigerar du i ständigt pågående förändring
Sex it-projekt från helvetet – och vad de lär dig