Att utbyta information mellan system är viktigt men svårt – så får du ihop det

Över åren har många olika ansträngningar gjorts för att både definiera vad interoperabilitet egentligen betyder och hur man på bästa sätt uppnår det. Målet är ofta att få till sömlösa utbyten av information mellan applikationer, system och tjänster. Utmaningen är att de flesta organisationer har en it-portfölj som bygger på olika tekniker och en informationshantering som sällan är enhetlig.

Många gånger används också ålderstigna sätt att utbyta information, kanske via ftp och med textfiler som informationsbärare. Det resulterar i att det spenderas mycket tid (läs: pengar) på att underhålla samband mellan olika informationssystem, baserat på hårdkodade integrationer. Integrationer som bygger på kod som hanterar informationsutbyte kräver mycket resurser för att underhållas. En kodad integration mellan system är kanske det enklaste och snabbaste sättet att uppnå interoperabilitet, men över tiden blir denna typ av informationsutbyte väldigt svårt och dyrt att underhålla.

Hur gör man då?

Lite förenklat kan man säga att det finns två huvudsaklig sätt att uppnå interoperabilitet:

1.Standardisera informationen. Se till att den information som ska utbytas är baserad på någon form av standardformat , till exempel XML eller Json.

2.Skaffa en lösning som kan hantera olika tekniska förutsättningar. Se till att det finns en integrationslösning på plats som medger att man snabbt kan mappa olika informationsformat och tekniker (till exempel protokoll och säkerhetslösningar) för att bygga ihop verksamhetens it-portfölj.

Självfallet kan – kanske bör – de två huvudspåren ovan kombineras. Man bör givetvis också kräva av nya it-lösningar att det finns ett väl dokumenterat och lättanvänt API – ett gränssnitt för att utbyta funktionalitet och information med aktuell it-lösning. Problemet med API:er är att de sällan bygger på standarder, vilket kan resultera i mycket arbete för att lyckas utbyta information. Ett väl dokumenterat API i kombination med användandet av ett API-verktyg underlättar informationsutbytet.

Från kaos till kontroll

Här följer några tips på hur din organisation kan gå vidare:

1. Skapa en verksamhets- och it-arkitektur som är öppen och kommunikativ. Se till att din organisations it-arkitektur tar höjd för att interoperabilitet har olika mening beroende på vilken interoperabilitet som ska uppnås

2. Skapa API-baserad it. Sträva efter att bygga eller upphandla it-lösningar som har väl definierade API:er, och som från start medger informationsutbyte baserat på vanligt förekommande format (till exempel XML eller Json) och på kända protokoll (till exempel Web Services eller REST).

3. Använd standarder. Utgå från EU-standarder eller internationella standarder för domänspecifika it-lösningar, till exempel UBL (för e-handel) och HL 7 (för hälso- och sjukvård) och för aktuella it-områden, till exempel informationssäkerhet (ISO 27000 och ISO 27018), termer och referensarkitektur (ISO 17788 och 17789).

4. Använd integrationsverktyg. Bygg integrationslösningar baserade på verktyg som medger förvaltning och underhåll av integrationer vid ändringar och tillägg av de it-lösningar som är föremål för integration. För molntjänster som ska integreras används med fördel molntjänstbaserade integrationsverktyg (”iPaaS”), som t ex Dell Boomi, Microsoft Logic Apps, Google Data Transfer API och Mulesoft.

5. Se till att ta kontroll över dina data. Den kanske viktigaste faktorn för att lyckas med integration är förstås att ha kontroll över din verksamhets data. Ju bättre kunskap om vilka data som hanteras, vem som äger informationen, var den skapas, hur den processas, vilken typ av data som hanteras, vilken typ av data som är aktuell med flera faktorer – desto bättre är förutsättningarna att lyckas med sömlösa informationsflöden. Många organisationer tacklar problemet med okontrollerad datatillväxt genom så kallade masterdata-projekt. Dessa har inte sällan som mål att få just bra översikt och kontroll över informationen i verksamheten.

Oavsett hur din verksamhet väljer att tackla uppgiften så är informationsutbyte en allt mer kritisk förmåga som skapar förutsättningar för din organisation att tackla digitaliserings­utmaningen på bästa möjliga sätt.

Läs också: Fortfarande kommer massor av GDPR-frågor till Datainspektionen – här är de vanligaste