Tre sätt att undvika en misslyckad outsourcing

Det är lätt att diskussionen om outsourcing landar i en svartvit frågeställning som bara handlar om två faktorer som ställs mot varandra – besparingar mot trygghet. Det är synd tycker jag, för ämnet är oerhört mycket mer komplext än så och diskussionen förtjänar att vara det också.

För det första – outsourcingmarknaden kommer trots allt att fortsätta öka i Sverige. I det allt mer komplexa it-landskapet är det en fråga som går långt bortom besparingar och headcount – att vara en del av ett större sammanhang ger inte bara skalfördelar, utan påverkar även leverans av tjänster och innovation. Det är helt enkelt så att de flesta företag och offentliga verksamheter inte längre klarar att hantera de här frågorna själva och samtidigt erbjuda den servicenivå deras egna kunder och anställda kräver.

För att ta ett konkret exempel har vi säkerhetsområdet, där det redan råder en skriande talangbrist (som jag berörde i detalj i en tidigare artikel – och läget har snarare förvärrats sedan dess). Det är ett område med snabbt föränderlig hotbild, extremt hårda krav på regelefterlevnad och där även utvecklingstakten för nya lösningar går väldigt snabbt.

Hur ska exempelvis ett mindre landsting eller kommun kunna rekrytera och behålla rätt personer för att kunna hantera de utmaningarna?

För det andra är det viktigt att komma ihåg att de flesta verksamheter som outsourcar delar av sin it uppnår ett positivt resultat – till exempel visar Radar Groups årliga genomgång på att leverantörerna generellt får bättre betyg än tidigare för 2018, samtidigt som glappet av upplevd kvalitet mellan topp och botten ökar. Det är en både intressant och oroväckande trend.

Den viktigaste lärdomen man kan dra av de uppmärksammade historierna kring Transportstyrelsen, Svenska Kraftnät och 1177 är att de flesta misstagen ändå kan undvikas om man som ansvarig gör sin hemläxa, och jag ser tre konkreta saker att ta med sig för att undvika de värsta fallgroparna.

1. Kartlägg dina dåliga sidor

Ingen verksamhet är perfekt, och därför är det viktigaste av allt att inför ett outsourcingprojekt tydligt och ärligt kartlägga den egna verksamhetens fel och brister och inspireras av best practices för att ha en plan för hur man ska kunna åtgärda dem. För om du inte har full överblick, styrning och kontroll av dina resurser idag, kommer de bristerna att ärvas av den leverantör du outsourcar de resurserna till – om däcken på din bil saknar luft kommer inte ens en formel 1-förare i världsklass att kunna köra snabbt och säkert med den.

2. Fråga, fråga, fråga

Om du inte vet riktigt vad du vill uppnå kommer du bara att få höra det leverantören tror att du vill höra, snarare än det du behöver höra. Därför, som beställare och upphandlare: Ställ frågor! Raka frågor, tuffa frågor, obekväma frågor, rentav oförskämda frågor. Var djävulens advokat, var Janne Josefsson i attackläge. Kräv att vartenda frågetecken du kan tänka dig rätas ut och sluta aldrig ifrågasätta. Om det uppstår nya frågetecken under förhandlingens gång, ta höjd för det och låt ett avtal vara ett levande dokument tills det skrivs under. Studera worst practices lika noggrant som best practices.

3. Tänk både på nutiden och framtiden

En outsourcing handlar delvis om här och nu, delvis om framtid. Ett misstag som återkommer i många misslyckande it-investeringar är att man lagt för mycket fokus på det ena och glömt bort det andra. Till exempel siktat på snabba besparingar och låst in sig i en investering som hamnar på efterkälken, eller börjat i fel ände av en storslagen framtidsplan och kört fast i en återvändsgränd. Det måste finnas både en plan för implementering från dag ett och ett strategiskt långsiktigt perspektiv – och dessa två planer måste passa in i varandra som två pusselbitar.

Det förhållningssättet hjälper både dig hitta den lösning som är bäst lämpad för dina behov, och hjälper marknaden sanera sig själv från oseriösa leverantörer.

Läs också: 
Därför måste vi leverantörer samarbeta för att digitaliseringen ska göra skillnad på riktigt