Därför bör du skaffa ett centralt nervsystem för ditt företag

Utan det centrala nervsystemet skulle vi människor inte fungera – systemet med hjärna och ryggrad är nödvändigt för att kroppen ska verka som en enhet. Hur vore det om vi försökte se på företagsverksamheter på samma sätt? Tyvärr saknar många organisationer idag något renodlat sådant i praktiken, och som parallellen visar skapar det också problem för företagen att verka som en enhet.

Inte sällan har verksamhetens olika avdelningar sina egna AI- och automatiseringssatsningar där vissa börjat använda robotiserad processautomation, RPA, och där andra använder sig av olika tekniker inom exempelvis maskininlärning eller djupinlärning. Olika applikationer introducerar olika verktyg och lösningar för automatisering. Flera delar av organisationen är i rörelse samtidigt – men hur ser vi till att denna rörelse sker på ett koordinerat sätt, i samma riktning, om vi inte har just något centralt nervssystem?

Att bitvis implementera nya tekniker kan vara ett sätt för organisationen att enklare få till budget och beslutsstöd för sina digitaliseringssatsningar. Men här sker ofta ett tankefel: engångsåtgärder och enklare applikationer genererar ofta snabba men i längden kortsiktiga och rätt blygsamma vinster. Det som på pappret verkade som en instegsmodell för en del av verksamheten är inte alltid lika lätt att implementera för hela organisationen. För att verkligen gå framåt i sitt digitaliseringsarbete bör målet vara att bygga samman front- och backoffice för hela verksamheten under en gemensam strategi.

Det har gjorts framsteg när det gäller att utveckla sådana system; end-to-end-automationslösningar för företagets centrala nervsystem som gör att alla avdelningar kan arbeta tillsammans mer effektivt. Många verktyg fokuserar på visualiseringen av arbetsflödet, så att företagen kan upptäcka, övervaka och förbättra sina processer (oftast manuellt) eller erbjuda enstaka och specialiserade RPA- och automatiseringserbjudanden för system i en eller flera delar av en organisation. Andra lösningar adresserar en ytterligare viktig fördel, om inte den viktigaste, med att skapa ett centralt nervsystem – nämligen den att låta alla medarbetare interagera med bakomliggande system genom ett och samma gränssnitt, som pratar med alla delar av organisationen. Detta gör att medarbetarna kan få on demand-support inte bara i form av svar på frågor utan också genom att systemet direkt han hantera och lösa problem och återkommande uppgifter. Jag skrev mer ingående om detta i min förra artikel kring effektivare it-support.

Men för företag som vill införa dessa system i sin verksamhet finns det vissa utmaningar. Den vanligaste bland dem är att man tänker för smått. It-lösningar skapas i många företag generellt för att tillgodose affärsbehoven på ett kortvarigt sätt, och bortser från framtida it- och affärsbehov i större skala. Alla AI- eller automationsimplementeringar bör utgå ifrån företaget som helhet, både i nuvarande och framtida scenarion. Även om det är svårt att förutse hur en marknad kommer att se ut fem eller tio år framåt, underlättar det för verksamheten om man från början byggt en gemensam stomme – ett nervssystem som sammankopplar de olika avdelningarna i företagskroppen.

Avdelningsspecifika initiativ behöver inte innebära bortkastad tid. Ett RPA-system som används av försäljningsavdelningen för att automatisera kund-outreach kan utgöra en fullt duglig lösning som skulle dra ännu större fördel av att interageras med en autonom ryggrad som kan sammanlänka lösningen med andra sälj- och marknadsföringsverktyg. Den information som genereras från olika avdelningsspecifika applikationer kan tillsammans bidra till en större kunskap och därigenom generera snabbare och mer lättillgänglig information till kunder och anställda – även de lösningar som på egen hand visade sig bidra måttligt till verksamheten kan visa sig bli oerhört värdefulla när de kopplats ihop med det centrala nervsystemet.

För att komma igång måste företaget först ha en detaljerad förståelse för sitt it-landskap – med andra ord hur företagskroppen och nervsystem för närvarande ser ut. Detta bör inte ses som en it-satsning – olika avdelningar kommer att behöva bidra på olika sätt.

Ett sätt är att skapa ett center of excellence för att samordna insatserna kring att just studera infrastrukturbehov, applikationskrav, affärsprocessfrågor och vad diskussioner och investeringar ska inriktas på för att uppnå olika strategiska företagsmål. Detta centrum kan också användas för att utbilda kollegor om fördelarna med ett centralt nervsystem.

Det finns mycket bevis på att ett sådant tillvägagångssätt levererar vinster betydligt snabbare än vissa konventionella lösningar. Ett av de företag vi arbetat med reducerade till exempel tiden för en viktig hr-process med 81 procent. Men en end-to-end automatiserad företagskropp kommer att ge lägre kostnader, större effektivitet och förbättrad produktivitet för alla dess avdelningar. Framförallt skapar man ett värde för de anställda, genom ökad användarvänlighet och kommunikation över avdelningsgränserna.

Läs också: Fem saker att tänka på för att lyckas med din AI-satsning