Det är svårt att hitta bra argument mot automatisering. Företag och organisationer kan spara både tid och pengar och samtidigt förbättra kvaliteten genom att automatisera processer som tidigare hanterats manuellt.

Men det finns fallgropar, konstaterar vår amerikanska systersajt CIO.com. I synnerhet när organisationer inför robotiserad processautomatisering, RPA. Här är några exempel på fel som kan sätta käppar i automatiseringshjulet.

1. En väldefinierad strategi saknas

Det kan verka onödigt med en strategi för automatisering. Varför inte bara automatisera där det verkar vara möjligt? Men som med alla andra it-projekt krävs en övergripande, tydligt definierad strategi för att projekten inte ska skena iväg.

– Att börja automatisera utan en strategi och ett tydligt mål är som att åka på en bilutflykt utan karta eller GPS. Du vet inte vart du kommer att hamna, säger Anant Adya, affärsområdeschef för moln, infrastruktur och säkerhetstjänster på Infosys.

– I stället för ett helhetsgrepp är det bättre att börja med att identifiera automatiseringsmöjligheter i mindre processer, säger han.

2. En genomtänkt affärsplan saknas

Se till att ha en klar bild över de förväntade kostnaderna innan du investerar i automatiseringsteknik. Dessutom behövs en tydlig bild av vad fördelarna kommer att bli för verksamheten för att kunna beräkna en exakt avkastning på investeringen.

– Automatisering av äldre system kan bli ett svart hål av resursförbrukning, säger Joe Schuler, nätverkschef på betaljätten Mastercard.

Han får medhåll från Anant Adya som tycker att man bör överväga verktyg som bygger på öppen källkod och som är lätta att implementera och anpassa.

– Se till att de lösningar du väljer kan integreras med de gamla systemen, säger Anant Adya.

3. Automatiserar för mycket för tidigt

Många affärsprocesser kan automatiseras, men det betyder inte att det är vettigt att göra alla på en gång. En big bang-implementering fungerar sällan.

– Det är viktigt att få några lyckade case att visa upp för att övertyga dem som är skeptiska, säger Joe Schuler.

Mastercard införde en automatiseringsplattform för sina databaser och upptäckte stora vinster i några specifika fall, medan på flera andra håll var effekterna minimala.

4. För bråttom med RPA

Det råder stor hajp kring RPA och även om fördelarna är många med att automatisera massor av processer, är det bäst att skynda långsamt.

– De här verktygen är nästan för enkla att införa och det kan skapa stora problem. Du måste ha full insikt i den process som ska automatiseras. Det är viktigt att väga in behovet av beslutsfattande i realtid och hur api-integrationen ska ske, säger Bob Moore, leveranschef på it-konsultföretaget SPR.

– RPA-verktyg kan vara effektiva när de används korrekt, men samtidigt kan de vara extremt svåra och dyra att implementera när processerna inte är helt definierade. Jag har talat med kunder som funderar på att använda maskininlärning för att fatta beslut inom RPA. För att kunna göra det skulle du verkligen behöva förstå de data som du har och hur de kan användas för att fatta ett visst beslut.

5. Använda RPA på fel sätt

Utöver att ha för bråttom med RPA är det lätt att dra iväg och börja använda tekniken på områden där den faktiskt inte passar, till exempel för regelefterlevnad, compliance.

6. RPA betyder inte att alla kan göra det

Du får inte sätta personer utan erfarenhet på att införa RPA.

– Det behöver samma testförfarande och produktionsstyrning som för allt annat it-införande, säger Michael Cantor, cio på Park Place Technologies.

Han har sett exempel på när verksamheten på egen hand automatiserat några av sina affärsprocesser, helt utan att kvalitetssäkra och testa processerna.

– Det resulterade i felaktiga fakturor som fick rättas för hand. Och eftersom det inte fanns loggar över vad RPA-verktyget hade gjort blev felsökningen mycket krävande, berättar Michael Cantor.

7. Avändarna glöms bort

Vad händer om en process fungerar bra och inte behöver automatiseras? Att förändra saker bara för automatiseringens skull kan lätt slå bakut. Innan du gör någonting, fundera över vad det får för inverkan på de personer som berörs mest.

– Alltför ofta automatiserar en cio en process som inte är värd att prioritera. Prata med ditt team och ta reda på vilka processer som är tunga för dem. Se till att automatiseringsprojekten får en stor och positiv inverkan, säger Anant Adya.

8. Går inte att skala

Automatiseringen av en viss process eller inom en avdelning är bra. Men ibland missar man chansen att komma längre eftersom skalbarheten glöms bort. Organisationer som investerat i automatisering i åratal har många gånger skapat små enklaver istället för att hela företaget är med på tåget.

– Det största misstaget som jag ser är bristande skala – till exempel automatisering som används främst för it-support eller kundservice, säger Bhaskar Ghosh, koncernchef på konsult- och it-serviceföretaget Accenture Technology Services.

9. Fokuserar bara på teknik

Ja, klyschan om att det inte är ett it-projekt utan ett verksamhetsprojekt gäller även för RPA.

– Att ha ett tekniskt perspektiv kommer att leda fel. Man måste såklart ta hänsyn till människor och processer, säger Bhaskar Ghosh.

Det innebär att mäta organisationens mognad och förmåga att ta till sig nya verktyg och automatisering. Att arbeta med de anställda inom en organisation är avgörande för att bygga rätt kultur, identifiera nya roller och se till att de får relevant kompetens ör att arbeta tillsammans med automatisering.

– Även om själva teknikinförandet kan tyckas enkelt, kräver automatisering i störra skala en plattform som kan samla alla data och verktyg och ge en full kontroll på status och styrning inom alla RPA-projekt, säger Bhaskar Ghosh.

Läs också: 
Det här är AI och så funkar det
Mjukvarubottarna dundrar fram – nu etablerar sig bolagen i Sverige