Tyvärr är dåliga kontrakt en oundviklig del av vardagen för de flesta it-ledare. Affärer som från början verkade lovande kan förändras – ja försämras – över tid av olika skäl, som till exempel att det kommer ut bättre eller billigare teknik på marknaden eller att leverantören inte håller vad den lovar.
Vår amerikanska systersajt CIO.com har hört efter med experter på området om hur man tar sig ur ett dåligt avtal – och kommit fram till sju viktiga punkter att följa.

1. Etablera relationer tidigt
En smart cio etablerar en stark relation med sina motsvarigheter på affärsenheterna långt innan ett kontraktsproblem uppstår. Att bygga allianser utanför it-avdelningen kan skingra inre oppositionen samtidigt som det ger cio:n mer utrymme att manövrera i framtida kontraktsförhandlingar och omförhandlingar.

Det sätter tonen för hur aggressiv man kan vara i att driva på förändringar i kontraktet.
Att ha en bra relation med säljare kan också vara en fördel. Om leverantören ser dig som en viktig affärspartner är de mer villiga att hitta en relation som alla parter kan leva med.

2. Analysera situationen
Det största misstaget en it-chef kan göra är att handla innan man fullt ut förstår problemet eller den möjliga lösningen. Båda sidor behöver analysera situationen. Genom att försöka sätta dig in i leverantörens sits kan du också begrunda eventuella svagheter som finns på den sidan. Ilska och frustration kan lätt leda till förhastade och mindre kloka beslut. Ta ett steg tillbaka och se till att hitta någon som utmanar dina ståndpunkter i den uppkomna situationen.

3. Bygg ditt case
Det kommer möjligheter att omförhandla ett kontrakt – men då måste man vara väl förberedd. Många tror att när ett kontrakt väl är undertecknat så har man förlorat förhandlingsmöjligheterna. I själva verket kan leverantörer ofta bli starkt motiverade av löften om framtida intäkter. De är ofta angelägna om att utöka affären eller att göra kontraktstillägg. Det kan bli en hävstång till en omförhandling. Se till att konferera med företagets juridiska rådgivare så fort det är beslutat att konfrontera en nyckelleverantör om ett kontraktsproblem. En bra jurist är utbildad för att granska en avtalsenlig överenskommelse, hämta in relevanta fakta och sedan förbereda en process som är gynnsam för klienten.

Innovation, organisation och ledarskap – vad behöver du göra idag för att vara relevant imorgon? Det får du veta på CIO Governance den 12 september – boka plats här

4. Påbörja omförhandlingen
Om produkten eller tjänsten som används fortfarande är rimlig men kontraktets kostnad, längd eller andra villkor är för dåliga, så går det att omförhandla de problem som uppstår under avtalets gång. Inta en konstruktiv inställning inför en omförhandling. Man kan ha med sig en plan till förhandlingsbordet för att nå framsteg, och vara lyhörd för hur man kan hjälpa till så att säljaren också känner att den nått framgång.

Ju bättre ett leverantörsrelationen är desto enklare är det att få dem att engagera sig i en meningsfull diskussion. Tänk på att även om ett kontrakt inte går att förnya så kan man försöka närma sig leverantörer och kanske kunna nå ändringar i kontraktet.

5. Vänta ut det
För kontrakt som är på väg mot sitt slut, så kan den mest kostnadseffektiva lösningen vara att helt enkelt bida sin tid. Att inte göra någonting är ju enkelt, men det är nog så att det bara är en smart strategi i särskilda situationer. Att leva med dåliga kontrakt är generellt bara acceptabelt om avtalet är på väg att löpa ut eller om en förändring medför för stora konsekvenser för verksamheten.

6. Sträva efter maximal flexibilitet
Det är naturligtvis viktigt att säkerställa att ett nytt eller reviderat kontrakt inte blir lika hemskt som det förra. Ofta faller it-chefer i fällan att söka långa kontrakt som är utformade för att maximera avkastningen på investeringen. Ofta lovar sådana kontrakt lägre kostnader och bäst ekonomiskt resultat. Men sannolikheten för att verksamhetens behov ser likadant ut 12-18 månader efter avtalet ingås är låg.

Ett sätt att lösa det är att skriva in att kontraktet kan öppnas upp och kanske revideras exempelvis vid varje årsdag, för att bättre följa teknik- och marknadsutvecklingen.

7. Förbered en backup-plan
En del tror att en uppsägning av ett dåligt kontrakt omedelbart löser alla leverantörsproblem. Men ofta är det så att om man väl kommit ur en dålig affär så är det bara början på ännu en utmanande process – nämligen att fylla det hål som uppstår när den här tekniken sparkats ut. Förbered därför en plan för att säkerställa verksamhetens kontinuitet även utan den här leverantörens tjänster. Ett avbrutet kontrakt påverkar ofta den dagliga verksamheten. Innan man ingår en affär bör man därför skapa en detaljerad exitstrategi, som är utformad för att minimera avbrott för it och verksamhet.

Processen att avbryta ett kontrakt bör innehålla: Potentiella ersättare, och även tid, kostnad och komplexitet att flytta till en ny leverantör samt frågan om vad som händer med dina data och andra tillgångar som finns hos leverantörer.

Läs mer:
Se upp! Här är sju rekryteringsmissar du vill slippa
Hur undviker du att dina digitala medarbetare blir partiska?