It-avdelningens roll förändras i takt digitaliseringen. Nya uppgifter och ansvarsområden uppstår när uppdraget kräver ständig interaktion med verksamheten och externa molnleverantörer. Det kan leda till spänningar i organisationen som i sin tur skapar en dysfunktionell it-avdelning. Här är fyra tecken som kan tyda på att allt inte står rätt till samt råd om hur man löser problemen innan transformationsprojektet spårar ur.

1. Projekt tar för lång tid

I det här scenariot vill it-organisationen jobba effektivt och går snabbt vidare från ett projekt till nästa, men inte till rätt projekt. I stället för att prioritera efter hela företagets digitala strategi eller vad som ger bäst avkastning får den avdelning som skriker högst mest att säga till om.

– Det finns ett krav på att allt ska gå snabbt, men vi kan inte uppnå det om inte alla går snabbt i samma riktning. Agila team kan samarbeta med affärsenheter och skapa snabba iterationer, men när det är dags att skala över hela företaget räcker det inte att samarbeta i små grupper, säger Troy DuMoulin, chef för forskning och utveckling på Pink Elephant, ett konsultföretag inriktat på ledningsutbildning och förändringshantering.

Det var det här problemet devops skapades för att lösa genom att slå ihop alla delar av utvecklingsprocessen med fokus på samarbete och organisationskultur.

– Men många som använder devops missar att ta hänsyn till kultur- och organisationsfrågor utan fokuserar helt på möjligheten att automatisera för kontinuerlig integration, testning och distribution. Den typen av tvärfunktionella team är i själva verket ett sätt att upprätthålla ett silo-tänkande, säger Troy DuMoulin.

2. Verksamheten ser ner på it-avdelningen

I flera år hade Mihai Strusievici, cio på Colliers International, lett fastighetsföretagets digitala transformationsresa. Efter ett tag märkte han ett pyrande missnöje bland verksamhetscheferna, som tyckte att de bara fick se halvfärdiga lösningar och förslag.

– De tyckte att om vi kunde skapa appar snabbt borde vi kunna göra rätt från början. Men att utveckla bra appar kräver flera iterationer innan de kan gå live, säger Mihai Strusievici.

Det är ett exempel på hur verksamhetens förtroende för it-avdelningen kan minska. Och när verksamheten börjar se ner på it-avdelningen försvinner deras vilja att samarbeta. På sikt kommer it-avdelningen då att ses som en överflödig bromskloss och verksamheten köper in externa it-lösningar på eget bevåg.

3. Verksamheten söndrar it-avdelningen

Om verksamheten inte litar på it-avdelningen finns en risk att de försöker manipulera den. Ett klassiskt tecken på dysfunktionalitet är när en verksamhetschef får ett nej från någon ur it men går vidare till nästa person i teamet för att till slut få ett ja.

– Ett dysfunktionellt team har ingen vision och kan inte prioritera rätt, vilket skapar ett slumpmässigt och inkonsekvent beslutsfattande, säger imesh Mehta, cio på finansbolaget National Life Group.

4. Låg arbetsmoral och interna strider

Det kan börja med småsaker som missade deadlines och slarvigt utförda projekt, men det kan vara tecken på större problem. Försämrad arbetsmoral beror ofta på it-medarbetarnas spretiga ansvarsområden. De har i regel tre roller: För det första att hantera den rena it-funktionen, för det andra att hantera uppdrag de får från projekt de deltar i och för det tredje att delta i tvärfunktionella team med andra delar av företaget. De bedöms däremot främst, ibland enbart, på hur de sköter de rena it-uppgifterna, som bara är en tredjedel av deras jobb.

It-mellancheferna försöker uppnå sina resultatmål, samtidigt som de tvingas låna ut sin personal till andra avdelningar.

– De delar med sig av sin kapacitet, men vi ändrar inte hur vi mäter deras insats och håller dem ansvariga för projekt som inte blir färdiga i tid. Arbetsbeskrivningarna och resultatbedömningen ligger inte i linje med företagets strävan att främja samarbete, säger Troy DuMoulin.


Hur löser man problemet?

Steg ett är att se till att alla – inte bara it-avdelningen – är med på företagets mål. Det handlar om ledarskap. Det krävs en tydlig vision och en förståelse för företagets viktigaste strategiska prioriteringar.

It-avdelningen behöver sedan skapa en egen kort och koncis strategi för hur det de kan stötta och genomföra dessa mål.

Sedan har cio:n en viktig roll att fylla när det gäller att förklara värdet av it-avdelningens arbete för verksamheten. För att säkerställa att it inte kopplas bort från verksamheten måste cio:n engagera sig i verksamhetens mål och visa hur teknik kan hjälpa verksamheten att uppnå dem. Dessutom måste cio:n se till att skapa samma engagemang inom hela it-avdelningen. Det bör finnas tydliga kopplingar mellan it-projekt och affärsresultat. It-avdelningen måste förstå att de ska serva sina användare och inte bara underhålla appar och infrastruktur.

Och för att motverka interna stridigheter behöver hela organisationsstrukturen ses över och bli mer horisontell.

– Nyckeln till att lösa upp en dysfunktionell it-kultur är att byta till horisontella strukturer som både tar hänsyn till och belönar it-avdelningens förändrade roll, säger Troy DuMoulin.

Läs också: SPP byter plattform för hundratals miljoner – ”vi har tagit ledartröjan”